17 mrt 4 Belangrijke inzichten over Best Value
Robbert Dijkshoorn en Patrick Rikken
Sourcing is een vakgebied dat voortdurend evolueert. Wij evolueren als sourcing professionals continu mee. We blijven leren. Op basis van onze deelname aan de Best Value Conference in Phoenix, Arizona en voortschrijdend inzicht uit onze eigen praktijkervaring en discussies met andere experts hebben wij vandaag, donderdag 16 maart 2017, een aantal nuances aangebracht in eerdere publicaties van onze blog:
– 11 voorwaarden voor aanbestedingen via best value procurement
– Levert Best Value Procurement ook in de praktijk best value?
Deze aanpassingen zijn niet wereldschokkend maar we lichten toch graag de inzichten toe die aanleiding waren om deze teksten aan te passen.
4 Belangrijke inzichten over Best Value
1. KPI’s versus metrieken
In ons artikel 11 voorwaarden voor aanbestedingen via best value procurement schreven we dat bij succesvolle aanbestedingen “de business doelen breed gedragen worden en dat ze in KPI’s vertaald moeten kunnen worden”. We wilden daarmee duidelijk maken dat het belangrijk is om doelstellingen concreet te vertalen naar meetbare prestaties.
Het begrip KPI refereert in de praktijk echter aan mininimumwaarden die behaald moeten worden. Daarin zit het risico dat opdrachtnemers hun dienstverlening afstemmen op die waarden, waardoor KPI’s in de praktijk de prestaties maximaliseren. Dat willen we niet.
Het is beter om over metrieken te spreken in plaats van KPI’s. Wat we willen bereiken is dat doelstellingen meetbaar worden gemaakt, waardoor het ook voor een niet-expert in één oogopslag duidelijk is dat doelstellingen ook echt behaald worden.
2. Opdrachtgevers moeten niet zelf op resultaten sturen
Wij zien nog te vaak dat opdrachtgever in Best Value projecten op de stoel van de expert gaat zitten. Dit is niet wenselijk.
De opdrachtnemer is als expert het best in staat de impact van bepaalde veranderingen te voorspellen. Hij dient voortdurend inzichtelijk te maken als bepaalde doelstellingen (tijdelijk) niet behaald dreigen te worden en hij zal uit zichzelf met maatregelen komen die leiden tot de gewenste prestatieverbetering.
Mocht dit niet gebeuren, dan kunt u als opdrachtgever uiteraard wel degelijk helpen. Observeer, constateer en stel vragen. Een echte expert voelt zich dan aangesproken. Geef de expert ook vooral ruimte om eventuele problemen op te lossen. Als opdrachtgever helpt u mee door belemmeringen die in uw eigen invloedssfeer liggen weg te nemen.
3. Risicobeheersing
Kashiwagi, de grondlegger van de Best Value methodologie, haalt diverse onderzoeken aan om te bewijzen dat projectrisico’s meestal door de opdrachtgever worden veroorzaakt.
Hoewel we wel degelijk projecten kennen waarin de opdrachtnemer grote risico’s veroorzaakte, delen we de mening dat het noodzakelijk is om risico’s (of de kosten die het optreden van zo’n risico veroorzaakt) te laten beheersen door degene die daar invloed op heeft.
4. De combinatie van Best Value en Europees Aanbesteden levert per definitie een hybride situatie op, maar dat hoeft geen probleem te zijn.
Onlangs hoorden we op de Best Value Conferentie in Phoenix dat Kashiwagi een fel tegenstander is van hybride BVP-trajecten.
Kashiwagi stelt dat zijn methode zo goed is doordacht dat afwijkingen daarvan leiden tot onnodige extra besluitvorming en daardoor een grotere onvoorspelbaarheid.
Als we dat heel letterlijk nemen dan kan BVP in die definitie niet worden gecombineerd met Europees Aanbesteden want dit levert per definitie een hybride situatie op. Inmiddels hebben we meermaals aangetoond dat Best Value Procurement met wat aanpassingen wel degelijk tot goede resultaten kan leiden in combinatie met Europees Aanbesteden.
We hebben in het artikel Levert Best Value Procurement ook in de praktijk best value? een passage toegevoegd om dit duidelijk te maken.
Vragen of inzichten over sourcing?
Heeft u vragen of inzichten over sourcing? Aarzel niet en deel ze met ons via het reactieformulier onderaan deze pagina, via +31 (0) 88 000 54 00 of via info@divetro.nl. Onze sourcingspecialisten helpen u graag verder.
Patrick Rikken was als directeur van enkele grote ICT-dienstverleners geruime tijd opdrachtnemer van grote ICT-opdrachten in Zorg, Onderwijs en Overheid. Vanuit de overtuiging dat aanbestedingen en projecten veel succesvoller kunnen zijn als deze vanuit een gemeenschappelijk belang worden aangevlogen, sloot hij zich in 2009 als partner aan bij DiVetro. Als bruggenbouwer tussen opdrachtgevers en –nemers begeleidt hij sindsdien omvangrijke en complexe trajecten van strategievorming tot en met transformatie. Naast deze inhoudelijke opdrachten, geeft hij mede leiding aan DiVetro.
Robbert Dijkshoorn is een senior (out) sourcing specialist, project- en programmamanager en partner van DiVetro. Hij heeft meer dan 15 jaar ervaring met IT (out)sourcing- en verandertrajecten. Hij heeft bij verschillende organisaties een spilfunctie vervuld bij het (out)sourcen van IT-dienstverlening en IT-organisaties en inrichten van regieorganisaties. Robbert heeft dit gedaan vanuit zowel de leverancier- als klantzijde. Momenteel is Robbert als sourcing specialist en projectmanager verantwoordelijk voor de sourcing van de IT-dienstverlening van het Openbaar Ministerie.
