Patrick Rikken

Wat voorafging…

In onze eerdere artikelen over Best Value Procurement schreven we al over de voor- en nadelen van de Best Value aanpak en over de situaties waarin de Best Value methode het best kan worden toegepast. We gaven ook tips voor het opstellen van specificaties in Europese aanbestedingen met Best Value.

In dit artikel zoomen we in op het kansendossier en het risicodossier, twee integrale onderdelen van BVP-aanbestedingen waarmee experts zich van standaardaanbieders kunnen onderscheiden. Wij merken in de praktijk helaas dat kansen- en risicodossiers langzamerhand minder zwaar meewegen. Ten onrechte, wat ons betreft, en wel om de volgende reden.

Huidige aanbestedingsmethodes stimuleren prijskopers en mooischrijvers!

Bij Europese Aanbestedingen, maar ook bij andere formelere inkoopmethodes, worden aanbestedingen meestal gewonnen door de aanbieders met de mooiste beloftes en het best geprijsde antwoord op de uitvraag.

Bovendien is het bij Europese Aanbestedingen zeer moeilijk om aanbieders die beloftes niet waarmaken uit te sluiten. We zien wel pogingen in het Europese Aanbestedingsrecht om slechte leveringen aan te pakken maar in de praktijk komen aanbieders haast nooit op een zwarte lijst.

Een gevolg van deze trend is dat prijskopers en mooischrijvers bij de meeste aanbestedingen meer kans maken dan eerlijke en realistische aanbieders die opdrachtgevers op eventuele risico’s wijzen. Dit is uiteraard niet wenselijk!

Best Value Procurement voorziet, in tegenstelling tot andere aanbestedingsmethodes, twee onderdelen die aanbieders dwingen om de opdrachtgever niet naar de mond te praten: het kansendossier en het risicodossier.

Kansendossier dwingt tot out-of-the-box-thinking

Naast een prestatieonderbouwing kent Best Value Procurement de verplichting om een kansendossier in te dienen. Dit kansendossier geeft de aanbieder de gelegenheid om onderdelen van een oplossing of aanpak aan te dragen waar de opdrachtgever zelf niet aan heeft gedacht.

Dit kan gaan om producten of diensten die buiten de geformuleerde scope vallen maar die de opdrachtgever duidelijke voordelen kunnen bieden; het kan ook gaan om aspecten die een heel ander licht werpen op de gevraagde hulp.

Het kansendossier is een adequaat instrument waarmee experts zich kunnen onderscheiden van doorsnee-aanbieders. Een goed kansendossier biedt professionele inzichten van de aanbieder die de opdrachtgever kunnen helpen om een realistische afweging en een betere keuze te maken.

Uiteraard mogen opdrachtgevers de kansen en inzichten uit kansendossiers niet delen met andere opdrachtgevers. De commerciële vertrouwelijkheid moet gegarandeerd worden.

Het risicodossier plaatst verplichte nuances in de ‘reclamefolder van de mooischrijver’

In eerdere artikelen gaven we al onze mening over het belang van risicomanagement. Bij Best Value aanbestedingen worden risico’s in een risicodossier beschreven. Dit is een taak voor de aanbieders. Aanbieders met veel marktkennis, ervaring en realiteitszin kunnen zich door middel van een eerlijk en realistisch risicodossier onderscheiden van middelmatige concurrenten.

Het risicodossier maakt scherp onderscheid in typen risico’s. Zo zijn er risico’s die bij de opdrachtnemer liggen en risico’s die bij de opdrachtgever liggen. Uit jarenlang onderzoek (van onder andere Dean Kashiwagi) blijkt dat maar liefst 90% van alle projectrisico’s door opdrachtgevers worden veroorzaakt.

Het past in de BVP-aanpak om risico’s, zoals het tijdig beschikbaar maken van de juiste resources, het rekening houden met marktomstandigheden en het doorgronden van domeinspecifieke situaties tot de risico’s van de aanbieder te benoemen.

Risico’s zoals het niet tijdig beschikbaar stellen van medewerkers voor interviews, het ontbreken van de juiste documentatie, het niet meewerken van latende leveranciers en het te laat nemen van beslissingen liggen bij de opdrachtgever. De opdrachtnemer heeft hier nauwelijks invloed op maar de risico’s hebben wel een grote invloed op de doorlooptijden en het projectbudget.

Het is zoals gezegd de taak van de aanbieder om deze risico’s vooraf aan de aanbieder duidelijk te maken. Dit zijn minder populaire teksten in een aanbieding maar nog steeds behoorlijk obligaat. Het risicodossier scoort beter als hierin risico’s worden benoemd die heel specifiek zijn voor het domein en de situatie. Op deze manier kan een expert de opdrachtgever gericht helpen en zijn kennis, inzicht, ervaring en toegevoegde waarde ten opzichte van andere aanbieders in de verf zetten.

Haalt u het maximale uit het kansendossier en risicodossier?

Ondanks het nut en de noodzaak van een kansen- en risicodossier zien we binnen de Best Value community helaas een tendens waarbij het kansendossier en het risicodossier langzamerhand minder zwaar meewegen. Daarvan zijn wij geen voorstander.

Uiteraard is de prestatieonderbouwing het belangrijkst bij een aanbieding, maar zoals gezegd nodigt deze ook in BVP uit tot mooischrijverij. Een expert kan zich in het kansendossier en het risicodossier goed onderscheiden van standaardaanbieders door eerlijk te zijn over kansen en risico’s en te laten zien welke kennis en ervaring hij in de praktijk al heeft opgedaan.

Zo kunnen opdrachtnemers de verantwoordelijkheden voor de leveringsfase alvast een stem geven en wordt de sterke scheiding tussen sales en delivery die we vaak bij leveranciers zien minder groot.

Wij zijn overtuigd van (de voordelen van) het kansendossier en het risicodossier in de Best Value aanpak. Wij pleiten er dan ook voor om deze documenten voldoende te laten meewegen bij de uiteindelijke gunning van een aanbesteding. Hier wordt iedereen beter van. Wij zijn benieuwd hoe u hier tegenaan kijkt. Haalt u het maximale uit het kansen- en risicodossier?

Blijf op de hoogte

DiVetro heeft veel ervaring met Best Value Procurement in grote projecten. Dit levert inzichten op die we graag met u delen. In eerdere publicaties over BVP schonken we aandacht aan diverse praktijkaspecten van de Best Value aanpak. Na deze publicatie volgen nog 3 artikelen waarin we antwoorden geven op de volgende vragen:

• Hoe lang mag een concretiseringsfase duren in Best Value Procurement?
• Wat doe je als Best Value Procurement toch niet de meest geschikte expert oplevert?
• Wat zijn de handvatten voor succesvol management van een Best Value project na gunning?

Wilt u op de hoogte blijven van onze publicaties? Schrijf u hieronder in voor onze gratis nieuwsbrief. U ontvangt dan elke maand een e-mail met een overzicht van onze publicaties.

Schrijf u in

Vragen of interesse?

Vond u dit artikel interessant? Via de knoppen hieronder kunt u het artikel eenvoudig met uw netwerk delen.

Heeft u interesse in Best Value Procurement of vragen over de mogelijkheden van Best Value Procurement voor uw organisatie? Aarzel niet en neem contact met ons op via info@divetro.nl of +31 (0) 88 000 54 00. Onze Sourcing specialisten helpen u graag verder.