Hoe selecteer ik de juiste partner voor de technische koppelingen achter de Omgevingswet?

De ideeën en doelstellingen achter de Omgevingswet zijn mooi en veelbelovend. Om ze te realiseren zijn aanpassingen en uitbreidingen nodig in het applicatielandschap en de wijze waarop de dienstverlening is georganiseerd.

————————————————————————————————————————————————-

Zoals beschreven in het artikel “De Omgevingswet een introductie” zorgt de nieuwe wet voor een samenhangende aanpak van de fysieke leefomgeving, lokaal maatwerk en een betere en snellere besluitvorming. Daarnaast wordt burgerparticipatie nadrukkelijk bevorderd. Bijvoorbeeld door burgers en ondernemers zo goed mogelijk te betrekken bij de ontwikkeling van de leefomgeving. Dit is een belangrijk uitgangspunt van de Omgevingswet. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om deel te nemen aan en invloed uit te oefenen op onze leefomgeving.

De uitgangspunten voor de nieuwe wet zijn:

• Het moet eenvoudiger, efficiënter en beter;
• Zekerheid en dynamiek;
• Ruimte voor duurzame ontwikkeling;
• Ruimte voor regionale verschillen;
• Actieve en kwalitatief goede uitvoering.

————————————————————————————————————————————————–

In dit artikel richten we ons niet op de omvangrijke organisatorische aspecten, maar op de implementatie van de Omgevingswet: namelijk de aanpassing van informatiesystemen en koppelingen. Want om dit allemaal mogelijk te maken is een verregaande integratie van informatiesystemen binnen de overheid in brede zin nodig. Hiervoor is het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) gedefinieerd. Bij inwerkingtreding van de Omgevingswet moeten de Zaak- en de Vergunning, Toezicht en Handhaving (VTH)-systemen van Provincies, Waterschappen en Gemeenten de berichten van het DSO kunnen verwerken. Als hiervoor nieuwe informatiesystemen of integratieplatformen nodig zijn, ligt een aanbesteding voor de hand.

Waar staan Provincies, Waterschappen en Gemeenten in hun voorbereiding?

De invoering van de Omgevingswet is met een jaar uitgesteld naar 1-1-2022. Hierdoor is er meer tijd beschikbaar voor de implementatie. Uit de voortgangsrapportage van het implementatieteam van Programmaleiders Implementatie Omgevingswet, week 26 2020, blijkt dat de extra tijd hard nodig is. In onderstaande figuur uit deze rapportage is de stand van zaken weergegeven voor het kunnen ontvangen van een aanvraag of melding.

In hetzelfde rapport is ook een overzicht opgenomen van leveranciers die het ontvangen en verwerken van aanvragen al ondersteunen:

Na jaren van voorbereiding worden de technische koppelvlakken steeds duidelijker. De nieuwe bestandsformaten zijn vastgelegd in het Standaard Aanvragen en Melding (STAM).

Organisaties hebben een aantal opties om aan te sluiten op het platform van de Omgevingswet:

1. Gebruik maken van de koppelingen van VTH-systemen
   De meest leveranciers van Zaak- en VTH-systemen geven aan dat zij koppelingen bieden en al gereed hebben. Door te upgraden naar de laatste versie van systemen is de koppeling veelal beschikbaar. Het voordeel dat dit hiermee in één hand ligt, is direct ook het nadeel. Er ontstaat risico op vendor lock in (afhankelijk van één leverancier).
2. Kiezen voor een digikoppeling van een onafhankelijke leverancier van interfaces.
   Er is een aantal leveranciers dat zich richt op het maken van een generieke interface waarmee verschillende systemen onderling kunnen worden gekoppeld. Hiermee behoudt een organisatie keuzevrijheid. Wel wordt een extra leverancier in de architectuur geïntroduceerd. Wijzigingen in gekoppelde systemen zullen ook in de interface tot uitdrukking moeten worden gebracht.
3. Het moment aangrijpen om nieuwe Zaak- en VTH software te selecteren.
   Mocht een organisatie overwegen op termijn te willen overstappen op een nieuw systeem, dan kan dit het moment zijn. Het nadeel van deze optie is dat de koppeling rond het DSO nog niet volledig zijn uitgekristalliseerd. Het is daarom belangrijk een leverancier te kiezen die zich committeert aan het bijhouden van koppelingen van haar systeem met het DSO.

Indien voor de optie 2 of 3 wordt gekozen, geldt bij decentrale overheden een aanbestedingsgrens €214.000 voor leveringen en diensten. Het is belangrijk dat organisaties op korte termijn een keuze maken.

DiVetro aanbestedingen best practices

Ondanks de tijdsdruk blijft het belangrijk de juiste voorbereidende stappen te nemen. DiVetro hanteert voor aanbestedingen en selecties haar Sourcing Framework. In dit artikel richten we ons op de twee stappen die voorafgaan aan de overstap op een nieuw informatiesysteem; de Strategie en de Selectie fasen.

De keuze dient gebaseerd te zijn op de strategie van een organisatie. Zoals eerder in het artikel genoemd is het bij een selectie van techniek achter de Omgevingswet van belang een keuze te maken waaruit duidelijk wordt hoe de organisatie haar applicatielandschap op de langere termijn voor zich ziet. Wordt geprobeerd één leverancier te vinden die op dit domein een totaaloplossing biedt, of wordt geopteerd voor een constructie waarin een aparte laag de informatie-uitwisseling tussen applicaties moet verzorgen. Door de markt op te zoeken in een marktconsultatie wordt het beeld van de huidige stand van zaken verder aangescherpt. Hiermee wordt bereikt dat ideeën uit de wereld van de leveranciers naar voren worden gebracht. Hierin zijn ook ervaringen bij andere klanten verwerkt. Deze worden vervolgens opgenomen in het bestek waarmee vaak onderscheidende aspecten aan een aanbesteding worden toegevoegd. Een aanpak die in veel aanbestedingen extra waarde heeft toegevoegd.

Het bestek (programma van eisen) wordt in de selectiefase opgesteld en is gericht op de functionele en technische vereisten aan de oplossing. Zeker omdat het DSO relatief nieuw is en nog in ontwikkeling blijft, is van belang vast te stellen hoe een leverancier borgt dat nieuwe aanvullingen en wijzigingen een plek krijgen in de geboden oplossing. Met andere woorden hoe blijft de oplossing actueel en aansluiten bij de veranderende omgeving.

Uiteindelijk krijgt het meebewegen met DSO ontwikkelingen door een leverancier een plek in het contract. De kunst is hierbij een contract zo op te stellen dat beide partijen duurzaam tevreden zijn. Redelijkheid en billijkheid zijn hierbij essentieel omdat voor beide partijen geldt dat ze niet precies weten hoe de DSO zich verder gaat ontwikkelen.  In onze ervaring wordt in situaties waarin randvoorwaarden niet 100% vast staan, uiteindelijk meer bereikt door een gericht, in omvang beperkt, contract op te stellen. Focus op de juridische basis voor een samenwerking, maar laat ruimte voor de invulling van de oplossing in de uitvoering. Gelukkig wordt het contract gedurende de looptijd veelal (gelukkig) niet meer uit de kast gehaald.

Een Europese aanbesteding vereist een formele aanpak. Toch adviseert DiVetro om af te stemmen met leveranciers om te voorkomen dat de aanbesteding een “papieren exercitie” wordt. Afhankelijk van de gekozen aanbestedingsmethodiek kunnen in een dialoog of in de concretiseringsfase de leveranciers aan de tand worden gevoeld. Hierbij wordt naast een papieren beantwoording een breder beeld gekregen bij hoe de leverancier haar rol ziet en welke samenwerking kan worden gecreëerd. Zeker in een situatie waarin het einddoel nog niet 100% vast staat, is dit geen overbodige luxe.

Wat zien we op aanbestedingsplatformen?

Veel organisaties zijn al langere tijd bezig zich te oriënteren om keuzes te maken. Europese aanbestedingen worden gepubliceerd op TenderNed, ook aankondigingen op Negometrix en CTMSolution worden in hierin meegenomen. Op dit moment (september 2020) staan daarop meer dan 1.000 aankondigingen. Een behoorlijk deel hiervan is al gegund. Het laatste half jaar zijn er nog 20 aankondigingen opgenomen m.b.t. de Omgevingswet. Variërend van marktverkenningen, capaciteit voor specifieke rollen en voor het realiseren van ICT oplossingen.

Veel organisaties hebben dus al stappen gezet of hebben gekozen voor een optie waarbij ze onder het bestaande contract met een leverancier de VTH oplossing geschikt hebben gemaakt voor de Omgevingswet.

En nu?

Per 1-1-2022 wordt de Omgevingswet ingevoerd. Als u (/uw organisatie?), nog geen definitieve keuze heeft gemaakt resteren er nog enkele maanden om dit te organiseren. Neem nu de tijd om na te denken over hoe uw digitale omgeving (applicatielandschap) eruit moet zien op langere termijn. Bepaal op basis van die uitkomst de volgende stap.

Veel succes met de implementatie van de Omgevingswet.

Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen waarin diverse fasen en invalshoeken ten behoeve van de implementatie van de Omgevingswet aan de orde komen. Volgende artikelen gaan onder andere over:

• Strategievorming; hoe doe je dat?
• Hoe bepaal je hoe ver je bent met de invoering en wat je nog moet doen?
• Projectmanagement; waar let je op in het kader van de invoering van de Omgevingswet?

DiVetro

Wij helpen organisaties in de kortst mogelijke doorlooptijd naar een hogere tevredenheid, hogere volwassenheid en effectievere processen.

Daarvoor zetten wij een reeks van competenties in op gebieden als strategie en roadmapping, programma-, project- en portfoliomanagement, architectuur, business- en informatieanalyse, communicatie en adoptie.

 

Over de auteur:

Erwin Dunnink is adviseur en project manager bij DiVetro op het gebied van selecties, sourcing en transitietrajecten. Hij is bereikbaar via telefoonnummer 06-15030434 of via de mail erwin.dunnink@divetro.nl.