Projectmanagement en de Omgevingswet deel 1

Waar sta ik met mijn project en hoe kan ik de realisatie een boost geven?

Inleiding

2021 is het laatste jaar in de voorbereiding op de invoering van de Omgevingswet. De einddatum voor de invoering is reeds diverse keren verschoven. Nu lijkt het er toch echt op dat de eindspurt is ingezet en dat 2022 het jaar gaat worden dat de Omgevingswet in al haar facetten wordt ingevoerd.

Zo aan het begin van dit nieuwe jaar een goed moment om nog een keer te peilen hoe de invoeringsprojecten ervoor staan. Afhankelijk van de resultaten zijn er verschillende manieren om de projecten een extra steun in de rug te geven op weg naar de invoering van de Omgevingswet. In dit artikel een praktijkvoorbeeld over een projectinterventie uit het recente verleden van een DiVetro consultant. De komende weken verschijnen er nog een aantal artikelen met mooie voorbeelden. Deze zijn goed bruikbaar voor diverse soorten projecten waaronder projecten gerelateerd aan de Omgevingswet.

Invoering Omgevingswet met minder dan een jaar voor de boeg

In de kamerbrief van Minister Ollengren van november 2020 is te lezen dat nagenoeg alle betrokken instanties ruimschoots uit de startblokken zijn, op weg naar invoering per 1-1-2022.

In de kamerbrief geeft de Minister een overzicht van de status per ieder van de vijf minimale criteria voor inwerkingtreding Omgevingswet waaraan moet worden voldaan.

Criterium 1: omgevingsvisies van provincies en Rijk moeten er zijn;

Criterium 2: omgevingsverordening provincies gereed;

Criterium 3: werken met projectbesluit;

Criterium 4: omgevingsplan wijzigen;

Criterium 5: vergunningen en meldingen ontvangen en behandelen.

De afgelopen periode zijn er op alle criteria belangrijke stappen gezet en vorderingen gemaakt. Echter, is er nog aan geen van de vijf minimale criteria volledig voldaan.

Zoomen we in op specifiek de voortgang voor wat betreft het aansluiten op de (oefen)omgeving van het DSO-LV, het digitale stelsel omgevingswet-landelijke voorziening, dan zien we een vergelijkbaar beeld. De aansluitmonitor laat dit zien via wekelijks updates. Per provincie, waterschap, omgevingsdienst en gemeente is te lezen hoever ze zijn met aansluiting.

Het is duidelijk dat er nog veel werk verzet moet worden en dat dit laatste jaar daar hard voor nodig is. De invoeringsdatum van 1-1-2022 staat vast en is inmiddels in beton gegoten.

Individuele invoeringsplannen

Betrokken instanties volgen ieder hun eigen aanpak, ondersteunt en gefaciliteerd door diverse partijen. Met name de VNG de Unie van Waterschappen en het programma Aan de Slag met de Omgevingswet, een samenwerkingsverband van gemeenten, provincies, waterschappen en het Rijk geven veel informatie en advies over de invoering. Op basis van deze informatie heeft elke instantie haar eigen plan van aanpak. Als dat nog niet het geval is, dan is het heel snel zaak dat zo’n plan van aanpak er komt.

Met de einddatum in zicht is het een goed moment om je plan van aanpak nog een keer tegen het licht te houden. Waar sta ik nu precies? Is mijn (project) visie nog valide? Dragen de gedefinieerde projectdoelstellingen nog voldoende bij aan deze visie? Is het haalbaar met de harde einddatum in zicht? De genoemde instanties stellen veel informatie beschikbaar om te beoordelen waar je precies met je project staat. Er zijn stappenplannen, checklists, voorbeelden uit de praktijk etc. beschikbaar. Heb je eenmaal de huidige status van je project goed in beeld dan zijn er een aantal resultaten mogelijk:

1. er is niets aan de hand en je ligt prima op koers. In dit geval hoef je niets te veranderen;
2. Doelstellingen zijn nog steeds haalbaar maar er moet worden bijgestuurd (interventie), er moet een tandje bijgezet worden;
3. doelstellingen zijn niet meer haalbaar met de huidige aanpak. Het roer moet om.

In het vervolg van dit artikel laten we een voorbeeld zien uit de DiVetro praktijk dat gerelateerd is aan het succesvol realiseren van projectdoelstellingen door een projectinterventie. Hoe hebben wij bijgestuurd en projecten een duw in de juiste richting gegeven?

Overigens is conclusie drie ook zeer interessant. Deze voorbeelden bewaren we voor een volgend artikel.

Projecten bijsturen

Interventie 1: Planning actualiseren en visualiseren

Agile projectontwikkeling was nieuw voor deze opdrachtgever. De budgetten en planningen waren gebaseerd op expertschattingen van schermen. De geraadpleegde experts hadden veel inhoudelijke ervaring met de materie maar veel minder ervaring met agile ontwikkel methodieken. In de praktijk moesten budgetten achteraf vaak aangepast worden. Planningen werden regelmatig niet gehaald. Binnen de stuurgroep ontstond meer en meer irritatie omdat er telkens nieuwe verrassingen op tafel lagen.

Een belangrijke bijdrage aan het voorkomen van deze verrassingen werd geleverd in twee stappen.

Bij de eerste stap werden de expertschattingen van schermen vervangen door de daadwerkelijk eerste productiviteitservaringen uit de eigen scrumteams, aangevuld met de ervaringen van de externe (DiVetro) ervaringsdeskundigen. De projectomvang werd opnieuw geschat op basis van story points en T-shirt size estimations. De deelname van de eigen experts was nog steeds heel erg belangrijk maar kon door de inbreng van de agile ervaringen optimaal worden ingezet.

Globale stappen:

• De scope werd beschreven middels een zo compleet mogelijke lijst van backlog items (Features);
• Deze backlog items zijn voorzien van een high level inschatting (T-shirt size);
• Dit leverde een initiële planning (dashboard);
• Deze werd na iedere sprint opnieuw gevalideerd aan de hand van bijgewerkte ervaringscijfers

Resultaat: een accurate planning waarbij op jaarbasis de estimations en planning binnen de 10% foutmarge bleef. Gezien de beperkte agile ervaring van de opdrachtgever is dit een hele goede prestatie.

De tweede stap bestond uit de planning transparant en visueel maken. Middels een dashboard dat na elke sprint werd bijgewerkt, kreeg de stuurgroep actuele informatie gepresenteerd. Een actueel beeld met inzicht in het verleden en het heden. Afwijkingen van de planning waren meteen zichtbaar. Effect van wijzigingen in de scope konden vooraf worden aangeven en besproken. Resultaat: projectupdates waarmee kon worden aangetoond dat de projectleider in control was. Geen verrassingen meer in de stuurgroep.

Naast reeds genoemde resultaten leverde deze aanpak:

• Gemotiveerd team, zij haalde de planningen en stegen in aanzien binnen organisatie. Bij dat team wil je ook horen;
• Tevreden investeerders, zij zagen ook echt deelopleveringen (omdat de indelingen niet over schermen waren maar op functionaliteiten en dus voortgang);
• Tevreden eindgebruikers: (zie ook investeerders).

Tot slot

Er zijn verschillende manieren om erachter te komen waar je project precies staat. Bij de keuze van het instrument dat je kiest om de status op te nemen is het belangrijk dat je goed voor ogen hebt wat het referentiepunt voor je project zal zijn. Meet je de status ten opzichte van je projectplan? Of zijn de doelstellingen inmiddels zodanig veranderd in de tijd, dat je huidige projectplan onvoldoende houvast biedt als referentiepunt? Een beproefde methode is het herijken van je projectplan. Je begint met de basisvraag, het bestaansrecht van je project: wat zijn de doelstellingen die we gaan inzetten om een bepaalde visie te realiseren. Ga op zoek naar de visie en verifieer of de projectdoelstellingen daar nog steeds in voldoende mate aan bijdragen.

Als de stand van zaken van je project opnieuw is bepaald, is het een goed moment om te bekijken hoe je het project een extra boost kunt geven op weg naar de realisatie van je projectdoelstellingen. In dit artikel hebben we een voorbeeld gegeven van interventies die door DiVetro medewerkers in het recente verleden succesvol zijn ingezet. Deze zijn goed inzetbaar voor diverse soorten projecten waaronder ook projecten gerelateerd aan de Omgevingswet.

Andere artikelen

Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen waarin diverse fasen en invalshoeken ten behoeve van de implementatie van de Omgevingswet aan de orde komen. Reeds verschenen zijn:

• De Omgevingswet, een introductie;
• Omgevingswet en aanbestedingen;
• Visie en strategievorming Omgevingswet.

Over DiVetro

Wij zijn een ICT-adviesbureau, kennisorganisatie en dienstverlener, die zich inzet voor de waardevolle toepassing van digitale oplossingen. Wij hebben ons gespecialiseerd in expertisegebieden ten behoeve van digitale vooruitgang, zoals architectuur, business- en informatieanalyse, sourcing, regie, verandermanagement en security. We zijn werkzaam in branches die in hoge mate informatie gestuurd werken of dit willen gaan doen, zoals de overheid, onderwijs, zorg, logistiek en zakelijke dienstverleners. De veranderingen die de Omgevingswet teweegbrengt voor de organisatie, processen, cultuur, mensen en technologie interesseren ons zeer. Om die reden hebben we ons in deze materie verdiept en onze proposities daarvoor ingericht. DiVetro betekent ‘van glas’ in het Italiaans en staat voor de transparantie die wij zelf nastreven naar klanten, partners en collega’s. Met onze ruim 50 ervaren medewerkers en 150 associates realiseren we waardevolle resultaten voor onze opdrachtgevers conform afspraak.

 

Over de auteur:

Pascal Zeelen is adviseur en projectmanager bij DiVetro. Hij is bereikbaar via telefoonnummer 06-46171826 of via de mail pascal.zeelen@divetro.nl.