3 belangrijke vragen voor een succesvol project

Geen succes zonder bezieling: 3 cruciale vragen vóór een succesvol project

(deel 1 van 3)

Govert Gribling en Bart Roijers

Denkt en droomt u van scopes, deadlines, business cases, projectplannen, Agile, Scrum, Use Cases, resultaten en tools? Dan kunt u elk project aan en dan is uw succes als projectmanager verzekerd! Tenminste, dat hebben we lang gedacht.

Tegenwoordig moet u als projectmanager veel meer en vooral ook andere zaken beheersen. De bezieling in uw aanpak en de relatie met uw opdrachtgever vormen vandaag de dag het noodzakelijke fundament voor elk succesvol verandertraject.

In dit artikel stellen we 3 vragen waarmee u tijdens de intake van uw project zelf kunt vaststellen of uw project succesvol kan worden. Volgende week, in deel twee van deze reeks, stellen we 3 vragen die u kunnen helpen tijdens de uitvoering van uw project. Over twee weken, in deel drie van deze reeks, stellen we tot slot 3 vragen waarmee u betrokken kunt blijven na het project.

Handig voor u en handig voor uw opdrachtgever!

1. Is er bezieling in uw project?

Welke methode u ook hanteert, zonder ‘ziel’ overleeft een project niet:

• Opdrachtgevers zoeken steeds nadrukkelijker projectmanagers met bezieling en een hart voor de zaak. Dit is een belangrijk fundament van de relatie en het project.
• Projectmanagers zoeken steeds vaker naar projecten waar ze een realistische kans op slagen hebben. Pas dan kunnen ze met volle toewijding aan de slag gaan.

Elk project begint met bezieling, ofwel innerlijke inspiratie, toewijding, elan, drive, geestdrift en passie. Maar waarom zijn deze zaken zo belangrijk voor een succesvol project?

• Innerlijke inspiratie: de motivatie om een succesvol project te leiden komt van binnenuit, niet omdat het ‘moet van de baas’ of omdat ‘je nou eenmaal werk moet hebben’. Wanneer u als projectmanager intrinsiek gemotiveerd bent dan staat u vanaf het begin achter de opdracht.
• Toewijding: een toegewijde projectmanager doet er alles aan om het project te laten slagen en is betrokken bij de functie van het project in het bredere perspectief van de business.
• Elan: een projectmanager met elan speelt een nobel spel met de opdrachtgever. Beiden spreken elkaar aan op hun verantwoordelijkheden en afspraken om tot het gewenste resultaat te komen.
• Drive: Elke succesvolle projectmanager heeft een enorme gedrevenheid om zijn resultaten (scope, tijd, geld en kwaliteit) te behalen. Niet omdat de opdrachtgever dit verwacht maar omdat de eer van de projectmanager op het spel staat.
• Geestdrift en passie is enthousiasme: Enthousiasme straalt uit op anderen en neemt zowel de opdrachtgever als het projectteam en andere stakeholders mee op de weg naar succes.

2. Is er een klik?

Bij de besturing van projecten zijn er in feite twee partijen: de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Deze partijen worden ook wel de kritieke succes-actoren [1] genoemd. Hoewel een goede relatie tussen beide partijen op zich geen garantie voor succes is, is bij een slechte relatie de kans op een succesvolle verandering nihil.

Onderzoek [2]  toont aan dat opdrachtgevers vaak een kloon van zichzelf zoeken om een opdracht uit te voeren. Dit is jammer want het lijkt logischer om projectmanagers met complementaire kennis en vaardigheden te zoeken.

Wilt u een succesvol project? Verplaats u dan in de andere partij en schat in welke ondersteuning de andere partij verwacht en kan gebruiken. Vaak heeft een opdrachtgever zelf een opdrachtgever en zit u als projectmanager in hetzelfde schuitje!

Vorm dan ook een goed team, maar houd wel helder dat de opdrachtgever eindverantwoordelijk is en blijft voor het resultaat en dat hij deze verantwoordelijkheid nooit bij de projectmanager kan leggen.

Realiseer u dat uw relatie nooit puur zakelijk is, integendeel. Ga op zoek naar de context op persoonlijk vlak (sport, afkomst, interesses, gezinssituatie) en gebruik deze om de band en het ‘wij-gevoel’ te versterken.

Een opdracht kan alleen succesvol zijn wanneer de opdrachtgever en opdrachtnemer gedurende het gehele traject goed kunnen samenwerken. Investeer hier dus in!

Govert en Bart:

“Eigenlijk fungeerden we als de rechterhand van de opdrachtgever om de volledige verandering op automatiseringsgebied te begeleiden. Daarom moesten we elkaar goed begrijpen en dat deden we ook. We hadden dezelfde economiestudies aan dezelfde universiteit gevolgd, we hadden herkenbare gezinssituaties en (sport)interesses. Elke maandag analyseerden we de wekelijkse overwinningen van PSV. Ook onze humor droeg bij tot ons onderling begrip.”

3. Kent u de vraag (achter de vraag)?

Een projectopdracht kan prachtig geformuleerd op papier staan, maar om succesvol te zijn moet u als projectmanager tussen de regels door kunnen lezen. Succes begint dus met het achterhalen van de werkelijke vraag van de opdrachtgever.

Door met uw opdrachtgever en anderen in de organisatie te praten, goed te luisteren en u te verdiepen in de organisatie kunt u de juiste vragen stellen om de vraag achter de vraag te achterhalen. Succesvolle projectmanagers vervullen de rol van consultant en nemen de omgeving van het project als uitgangspunt, niet het project zelf.

Blijkt die opdracht om een nieuwe infrastructuur te bouwen dan eigenlijk een vraag om de dienstverlening te professionaliseren? Dan staat u voor de keuze om het project ‘gewoon’ te gaan managen of met de opdrachtgever afspraken te maken over een nieuw te formuleren opdracht.

Hoe luidt uw antwoord op deze vragen?

Kunt u positief antwoorden op deze drie vragen? Dan heeft u wellicht een goed fundament voor een succesvol project. Heeft u een of meerdere negatieve antwoorden gegeven? Dan is er nog werk na de winkel, want zonder bezieling, klik en een goed begrip van de vraag achter de vraag zal een project zelden succesvol zijn.

Hier houdt het uiteraard niet op. Het is belangrijk om als opdrachtgever en projectmanager betrokken te blijven tijdens en na de doorlooptijd van een project. Hier leest u in onze volgende publicaties meer over.

Hoe denkt u hierover?

Zoekt u consultants met bezieling die u kunnen helpen uw verandertraject een succes te maken? Neem contact op met DiVetro via info@divetro.nl of via +31 (0) 88 000 54 00. Wij helpen u graag verder.

Blijf op de hoogte

Wilt u meer van dit soort blog posts lezen? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief. U ontvangt onze blog posts dan in uw mailbox zodra ze op onze website verschijnen.

Meld u aan voor onze nieuwsbrief

[1/2] Van Kritieke Succesfactoren naar Kritieke Succesactoren, Jonker e.a., tiem 23, januari/februari 2008