Opdrachtomschrijving

Startdatum: 1 juni 2023 
Einddatum: 31 augustus 2024 (met optie op verlenging)
Aantal uur: 16-24
Locatie: Thuis/ Den Haag
Uiterlijke indieningsdatum van uw profiel en motivatie 9 mei 2023 12.00 uur
Let erop dat bij de aanbieding naar de klant gebruik wordt gemaakt van een Cv in Word van maximaal 5 A4.

Als preferred supplier voor Hoge School Rotterdam zijn we op zoek naar een Management Assistant 

Opdracht omschrijving:
Als management assistent ben je verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en
uitvoeren van administratief ondersteunende taken van directie, management, hoofden
en een recruiter.

MBO/HBO denkniveau  
• Minimaal 5 jaar ervaring met management ondersteuning en/of  andersoortig support  
• Ervaring met ICT / IV   Expert Office365  
Ervaring met onderwijs is een pre   Gevraagd ongevraagde adviezen geven  
Selfstarter   In staat zijn met om te gaan met werkdruk   
Goed in het opstellen en naleven van planningen  
• Flexibel en in staat snel in te spelen op verschillende situaties  
• Samenwerkingsgericht met sterke coördinerende kwaliteiten   Vindt het leuk zaken op te zetten en te verbeteren, zowel in processen als in de onderlinge afstemming.  
 • Heeft goede communicatieve vaardigheden en praat makkelijk op alle niveaus met verschillende stakeholders  
• Je bent gedreven om continu verbeteringen door te voeren en helpt in het uitwerken van een uniforme werkwijze

Spin in het web    Gestructureerd   Intuïtief   Proactief   Efficiënt en signalerende rol   Niet conflictmijdend   Resultaatgericht   Initiatiefrijk 

Achtergrond:
Hogeschool Rotterdam, afdeling I&T vanwege toenemende administratieve werkzaamheden tijdelijke behoefte aan extra ondersteuning van de bestaande management assistentie formatie. Het is gebleken dat de huidige omvang (0.9 FTE) van de formatie tekort schiet in het aannemen en verwerken van een breed scala van ondersteuning aan managers, hoofden en toegevoegde experts (w.o. een recruiter en verandermanager).

De aan te trekken management assistent zal aanvullend op de huidige formatie worden ingezet en als team de ondersteuningswerkzaamheden oppakken. De werkverdeling zal in onderlinge samenspraak tot stand komen.

Functieomschrijving: 
De tijdelijk uitbreiding van de management assistent functie zal worden ingezet op de volgende terreinen:

Management ondersteuning CIO directie:

• (I.g.v. afwezigheid huidige management assistent) dagelijks bijhouden en managen van de agenda en e-mail van de Manager IT
• Agenda beheer van de CIO c.q. MT-leden
• Verslaglegging bijeenkomsten
• Ondersteuning Project Management Support (PMO)
• Algemene communicatie met Mantelpartijen qua inkoop-inhuur derden
• Voorbereiden en verwerken tijdelijke inhuuraanvragen via Mantelpartijen
• Voorbereiden en verwerken projectaanvragen
• Ondersteuning recruiter
• Agendabeheer w.o. het helpen inplannen van gesprekken met kandidaten

Standaard taken van de management assistent zijn:

• Externe inhuur taken – afstemming met mantelpartijen, HRM, en de leidinggevenden
• Proquro (Inkoop) fiattering
• Afspraken inregelen directie, managers en hoofden
• Notuleren van MT-sessies, CIO-overleg,
• Afspraak verzoeken maken
• Event planning
• Document archivering
• Extra taken management assistent
• Standaardwerkwijze en kwaliteitsniveau neerzetten voor management ondersteuning

Hoe dient uw aanbieding verzorgd te zijn
Cv (5 a4 en in het Nederlands)) Word-formaat waarin de eisen en waar mogelijk de wensen aantoonbaar in jouw werkervaring terug te lezen zijn, zodat je kunt laten zien dat je aan het gevraagde voldoet.
Begeleidende (persoonlijke) motivatie (ik- vorm) op deze aanvraag gericht.
Beschikbaarheid (wanneer, hoeveel uur per week en eventuele vakantieplannen).
Uurtarief (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
Aanbiedingen op basis van exclusiviteit
Na ontvangst van de aanbieding ontvangt u z.s.m. een reactie, via de mail, telefoon.

De aanbesteding van deze Mantel is (mede) gegund aan de combinatie DiVetro, Bartosz en LINKIT. Er is hier geen sprake van doorleen en tariefstapeling, omdat we naar de klant toe één aanbieder zijn.
 

Stad: Rotterdam

Provincie: ZH

Postcode:

Landcode: NL