Startdatum: 26 september 2023 
Einddatum: 31 december 2023 (met optie op verlenging)
Aantal uur: 24-32
Locatie: Thuis/ Rotterdam
Uiterlijke indieningsdatum van uw profiel en motivatie 19 september 2023 12.00 uur
Let erop dat bij de aanbieding naar de klant gebruik wordt gemaakt van een Cv in Word van maximaal 5 A4.
Selectiegesprek 21 en 22 sept

Als preferred supplier voor Hogeschool Rotterdam zijn we op zoek naar een Projectmanagement Ondersteuning PMO

Opdracht omschrijving:
De tijdelijk uitbreiding van de management assistent functie zal worden ingezet op de volgende terreinen:
Management ondersteuning CIO directie:
• (I.g.v. afwezigheid huidige management assistent) dagelijks bijhouden en managen van de agenda en e-mail van de Manager IT
• Agenda beheer van de CIO en MT-leden
• Verslaglegging bijeenkomsten
• Zorgdragen voor de registratie, het beheer en de toegankelijk- en vindbaarheid van data, informatie, kennis en documenten, en de verdere professionalisering daarvan.

Inhuurondersteuning
• Algemene communicatie met Mantelpartijen qua inkoop-inhuur derden
• Voorbereiden en verwerken tijdelijke inhuuraanvragen via Mantelpartijen
• Voorbereiden en verwerken projectaanvragen

Ondersteuning Project Management Support (PMO)
• Overkoepelende ondersteuning van projectmanagement (overzicht, samenhang, procesbewaking)
• Ondersteuning bieden bij het ontwikkelen en verder uitdragen van projectstandaarden en -werkwijze

Overzicht standaard taken van de management assistent:
• Externe inhuur taken – afstemming met mantelpartijen, HRM, en de leidinggevenden
• Afspraken inregelen directie, managers en hoofden
• Notuleren van MT-sessies, CIO-overleg,
• Afspraak verzoeken maken
• Event planning
• Document archivering
• Projectondersteuning (PMO)

Extra taken management assistent
• Standaardwerkwijze en kwaliteitsniveau neerzetten voor management ondersteuning
en PMO werkzaamheden.

Achtergrond
Hogeschool Rotterdam, afdeling I&T heeft vanwege toenemende administratieve werkzaamheden tijdelijke behoefte aan extra ondersteuning van de bestaande management assistentie formatie. Het is gebleken dat de huidige omvang (0.9 FTE) van de formatie tekortschiet in het aannemen en verwerken van een breed scala van ondersteuning aan managers, hoofden en toegevoegde experts (w.o. een recruiter en verandermanager).
Aanvullend is er behoefte aan projectmanagement ondersteuning (PMO).
De aan te trekken management assistent zal aanvullend op de huidige formatie worden ingezet en als team de ondersteuningswerkzaamheden oppakken. De werkverdeling zal in onderlinge samenspraak tot stand komen.

Eisen;
• MBO/HBO denkniveau
• Minimaal 5 jaar ervaring met management ondersteuning en/of andersoortig support
• Ervaring met ICT / IV
• Expert Office365
• Ervaring met onderwijs is een pre
• Gevraagd ongevraagde adviezen geven
• Selfstarter
• In staat zijn met om te gaan met werkdruk
• Goed in het opstellen en naleven van planningen
• Flexibel en in staat snel in te spelen op verschillende situaties
• Samenwerkingsgericht met sterke coördinerende kwaliteiten
• Vindt het leuk zaken op te zetten en te verbeteren, zowel in processen als in de onderlinge afstemming.
• Heeft goede communicatieve vaardigheden en praat makkelijk op alle niveaus met verschillende stakeholders
• Je bent gedreven om continu verbeteringen door te voeren en helpt in het uitwerken van een uniforme werkwijze

Competenties
Spin in het web
• Gestructureerd
• Intuïtief
• Proactief
• Efficiënt en signalerende rol
• Niet conflictmijdend
• Resultaatgericht
• Initiatiefrijk
• Flexibiliteit
• Zelfstandigheid

Hoe dient uw aanbieding verzorgd te zijn
Cv (5 a4 en in het Nederlands)) Word-formaat waarin de eisen en waar mogelijk de wensen aantoonbaar in jouw werkervaring terug te lezen zijn, zodat je kunt laten zien dat je aan het gevraagde voldoet.
Begeleidende (persoonlijke) motivatie (ik- vorm) op deze aanvraag gericht.
Beschikbaarheid (wanneer, hoeveel uur per week en eventuele vakantieplannen).
Uurtarief (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
Aanbiedingen op basis van exclusiviteit
Na ontvangst van de aanbieding ontvangt u z.s.m. een reactie, via de mail, telefoon.

De aanbesteding van deze Mantel is (mede) gegund aan de combinatie DiVetro, Bartosz en LINKIT. Er is hier geen sprake van doorleen en tariefstapeling, omdat we naar de klant toe één aanbieder zijn.