Sourcing Framework: open methodiek voor sourcing professionals

Robbert Dijkshoorn en Patrick Rikken

DiVetro heeft vele jaren ervaring met sourcing. Deze ervaring omvat o.a. strategisch advies, inrichting van regie, selectie- en aanbestedingstrajecten, transitie, transformatie en professionalisering van de operatie.

Wij hebben onze kennis en ervaring vastgelegd in het Sourcing Framework, een open methodiek van en voor sourcing professionals. De komende maanden introduceren wij de verschillende onderdelen van het Sourcing Framework op deze website.

Wat is het Sourcing Framework?

Het Sourcing Framework is een initiatief van de sourcing specialisten van DiVetro. Het is een verzameling van best practices, templates, tools en cases die wij in de afgelopen 15 jaar hebben opgebouwd om de informatievoorziening binnen organisaties te professionaliseren.

Sourcing is voor ons geen synoniem voor outsourcing, wij spreken daarom ook over het verder professionaliseren van organisaties.

Voor wie is het Sourcing Framework?

Het Sourcing Framework is een handig hulpmiddel voor sourcing professionals en voor alle andere professionals die met sourcing te maken hebben. Hierbij denken wij onder meer aan medewerkers van IT-organisaties die het onderwerp zijn van een sourcing traject, HR-, inkoop- en financiële afdelingen, ondernemingsraden, bedrijfs- en andere juristen.

Waarom komt DiVetro met het Sourcing Framework?

We zien helaas nog veel sourcing trajecten die op papier succesvol zijn, maar dat in de praktijk niet zijn (zowel voor klantorganisaties als leveranciers). Nogal wat klantorganisaties beleven outsourcing als een teruggang van de dienstverlening. En voor veel leveranciers zijn sourcing trajecten onvoldoende rendabel.

Uit onze analyse blijken uiteenlopende oorzaken, maar in de kern ligt de belangrijkste oorzaak in het ontbreken van een gezamenlijk doel: de tevreden eindklant en de vertaling van dat doel naar realistische, expliciete, transparante en aanpasbare afspraken.

Het is onze intentie om dit te doorbreken! Sourcing gaat immers over samenwerking tussen specialisten waar alle partijen beter van worden.

Wij hebben niet de illusie, noch de intentie om iets heel nieuws aan te bieden. Wij willen wel graag onze kennis en ervaringen op een gestructureerde en praktische wijze met u delen. Tegelijkertijd willen wij andere sourcing professionals (zoals u) stimuleren om hetzelfde te doen.

Het Sourcing Framework: Sourcing als een cyclus

Wij benaderen sourcingvraagstukken als een cyclisch proces met 4 fases:

• de strategiefase, waarin u beslist welke zaken u zelf doet en welke zaken u uitbesteedt;
• de selectiefase, waarin u beslist welke (externe) partijen u waar zullen helpen;
• de transitiefase, waarin u zaken overdraagt aan (externe) partijen;
• de operatiefase, waarin iedere partij zijn werkzaamheden onder regie uitvoert.

Deze fases worden achter elkaar doorlopen en ze kunnen enkel succesvol zijn met een goede centrale regie. Daarom zetten we “Regie” ook centraal in het Sourcing Framework. Het is belangrijk dat u tijdens het hele traject het overzicht bewaart. U moet precies weten welke partij op welk moment welke werkzaamheden uitvoert.

Ook evaluatie is belangrijk, in elke fase van het traject. Figuur 1 illustreert deze cyclische benadering van Sourcing: het Sourcing Framework.

Hieronder lichten wij de verschillende onderdelen van het Sourcing Framework kort toe. In de komende maanden delen wij in diverse artikelen op deze website tips en advies om elke fase zo goed mogelijk in te richten.

Regie inrichten is maatwerk!

Wij zijn van mening dat organisaties zich bij ieder product, dienst of project moeten afvragen of zij dit volledig zelf willen doen of samen met andere spelers in de markt. Ongeacht het antwoord op die vraag blijft een goede regie over de levering van producten, diensten en projecten noodzakelijk.

Met een goede regie zorgt u ervoor dat alle producten en diensten aansluiten op de behoeftes van uw organisatie.

Het Sourcing Framework geeft richting aan de inrichting van uw regie, net zoals een maatpak voor de specifieke omgeving van uw organisatie. Zo biedt het Sourcing Framework bijvoorbeeld alle hulpmiddelen om een “agile regie” in te richten, maar net zoals bij een goed maatpak kan het Sourcing Framework ook meegroeien met uw organisatie. Als uw organisatie verandert dan veranderen uw regie-eisen immers ook.

Het Sourcing Framework is uitgebreid en flexibel: het biedt u alle hulpmiddelen (checklists, tools en methodieken) om in elke situatie de gepaste regie-organisatie vorm te geven.

Elke bedrijfsstrategie verdient een sourcingstrategie

Succesvolle organisaties maken duidelijke keuzes om hun doelen te bereiken. Zij denken hierbij buiten hun eigen kaders en grenzen en ze redeneren van buiten naar binnen.

Succesvolle organisaties vertalen hun bedrijfsstrategie, marktontwikkelingen, maatschappelijke, business- en ICT-trends naar IT-doelstellingen, -producten en -diensten. Vervolgens bepalen zij bij elk product of dienst wie wat gaat leveren: de organisatie of een specialistische partij in de markt.

Hierbij wordt vaak een breed spectrum van criteria in beschouwing genomen. Een snellere time-to-market, hoge wendbaarheid, kwaliteit en een sterke business case zijn vaak doorslaggevende elementen. Hoe dan ook is het een kunst om de kracht van de eigen organisatie te combineren met de kracht van de markt.

Het Sourcing Framework ondersteunt u om de juiste keuzes te maken. Het biedt tools om te bepalen welke producten en diensten u nodig heeft, door wie ze geleverd worden, wanneer en volgens welke voorwaarden.

Een selectiefase waarin marktleiders worden uitgedaagd

Tijdens de selectiefase communiceert u met specialisten in de markt om de ideale (externe) partijen te zoeken. Het Sourcing Framework helpt u met het opstellen van de juiste eisen en wensen zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan.

Het Sourcing Framework omvat ook adequate interactietechnieken waarmee u kandidaat-partijen vanaf dag één uitdaagt, zodat u de mooipraters van de leveranciers kunt elimineren en enkel de beste leveranciers overhoudt.

Daarnaast omvat het Sourcing Framework ook checklists waarmee u hiaten tussen vraag- en aanbodscope kunt herkennen en vervelende discussies voorkomt.

Het Sourcing Framework houdt rekening met de wet- en regelgeving, omvat moderne inkoopmethoden zoals Best Value Procurement en Concurrentiegerichte Dialoog en is al gereed voor de nieuwe Aanbestedingswet 2016.

Een transparante transitiefase met gemeenschappelijke doelen

In de transitiefase start de echte samenwerking tussen de partijen. Tijdens deze fase blijkt soms dat de verwachtingen van beide kanten niet geheel overeenkomen. De prille relatie tussen beide partijen kan zo onder druk komen te staan.

Het is belangrijk dat alle partijen transparant zijn en open communiceren. Daarom biedt het Sourcing Framework voor de start van de transitie een checklist waarmee u gemeenschappelijke doelen, impliciete en expliciete verwachtingen in kaart kunt brengen. Zo creëert u vanaf het begin transparantie.

Het Sourcing Framework helpt u ook bij het organiseren van de transitie. Het helpt u bepalen welke kennis en mensen uw organisatie nodig heeft en in welke deelprojecten en fasen de transitie kan worden opgedeeld.

Per fase zijn er duidelijke entry- en exitcriteria waarmee u objectief kunt bepalen of deelprojecten en fasen goed afgesloten worden en of de afgesproken resultaten gehaald worden.

In de Operatiefase naar een hoger volwassenheidsniveau

Soms duurt het langer dan verwacht voor bepaalde producten en diensten helemaal conform verwachting worden geleverd. Geleverde diensten sluiten niet altijd naadloos aan bij de verwachtingen van de business. Hierdoor ontstaan discussies, meestal op operationeel of tactisch niveau. Dit is jammer want net op dit niveau willen we dat mensen goed samenwerken.

Het is van belang om diensten, processen en procedures op elkaar af te stemmen en ze voortdurend en gezamenlijk te verbeteren. U doet er goed aan om continu naar de toegevoegde waarde voor alle betrokken partijen te zoeken. Wees hierbij niet bang om (in overleg) veranderingen te maken in de afspraken die tijdens de selectiefase gemaakt werden.

Het Sourcing Framework geeft richting aan de voortdurende verbetering en de zoektocht naar toegevoegde waarde voor alle partijen. Zo biedt het Sourcing Framework bijvoorbeeld alle hulpmiddelen om diensten, processen en procedures beter op elkaar af te stemmen.

Het Sourcing Framework bevat ook geanonimiseerde cases en voorbeelden van andere organisaties op basis waarvan u uw eigen projecten kunt verbeteren.

Evaluatie na elke stap in elke fase

Van je fouten kun je leren. Daarom is het van belang om voortdurend te evalueren. Tijdens de uitvoering in een fase, na een fase en over fasen heen. Via goede en gerichte evaluaties kunt u sneller risico’s identificeren en mitigeren. En door op alle niveaus in de organisatie te evalueren beklijft de kennis en worden er minder fouten gemaakt.

Het Sourcing Framework geeft u middelen om snel en adequaat te evalueren. Zo kunt u snel risico’s inschatten en uw tijd optimaal besteden aan de uitvoering van de werkzaamheden die tot de gewenste resultaten moeten leiden.

Als je durft te leren uit je eigen fouten, dan leer je continu bij. Wij hebben er bij DiVetro voor gekozen om onze leerpunten in het Sourcing Framework te verzamelen. Het Framework is dan ook nooit af, maar het wordt wel steeds beter en completer!

Het Sourcing Framework is er voor u!

De sourcing specialisten van DiVetro werken elke dag aan de verdere ontwikkeling van het Sourcing Framework. Dat doen we uiteraard niet enkel voor onszelf. We doen dit voor u!

Dus, heeft u met (out)sourcing te maken? Schrijf u hieronder dan zeker in voor onze nieuwsbrief. U ontvangt onze volgende sourcing artikelen dan automatisch in uw mailbox.

Meld u aan voor onze nieuwsbrief

 

Heeft u ervaring met (out)sourcing en wilt u uw kennis, ervaringen, inzichten en visie delen? Aarzel niet en reageer via het reactieformulier onder dit artikel of via info@divetro.nl. Wij zien uw input met belangstelling tegemoet.

Volgende keer gaan we inhoudelijk in op de eerste fase van het Sourcing Framework: de Strategiefase. We geven u dan meteen ook handige checklists voor deze fase.