Neem contact met ons op
+31 (0) 88 000 54 00
info@divetro.nl
Volg ons op LinkedIn
DiVetro BV
Villa de Reehorst
Hoofdstraat 20A
3972 LA Driebergen-Rijsenburg
The Netherlands
De 6 belangrijkste ingredienten van een IT Sourcing Strategie - DiVetro

De 6 belangrijkste ingrediënten van een IT Sourcing Strategie

Robbert Dijkshoorn en Patrick Rikken

Succesvolle organisaties doen niet alles zelf. Ze regisseren en ze werken samen met andere partijen. Ze combineren hun eigen kracht met de kracht van de markt.

Dit vakgebied heet ‘sourcing’. Sourcing beschrijft de manier waarop organisaties bewust keuzes maken over de manier waarin zij in een ecosysteem samenwerken met andere specialisten uit de markt.

Wij zien Sourcing als een doorlopend, cyclisch proces dat geregisseerd plaatsvindt. Deze fases worden beschreven in het Sourcing Framework, een verzameling van best practices, templates, tools en cases die wij in de afgelopen 15 jaar hebben opgebouwd om de informatievoorziening binnen organisaties te professionaliseren.

De eerste fase van het Sourcing Framework noemen we de Sourcing Strategie. In dit artikel gaan we hier dieper op in. Dat doen we door de 6 belangrijkste ingrediënten te beschrijven: 6 cruciale ingrediënten voor een succesvolle IT Sourcing Strategie.

6 Cruciale ingrediënten van een succesvolle IT Sourcing Strategie

Ingrediënt 1: Organisatie & Context

Wij starten elk IT Sourcing project met een scan van de huidige en de gewenste situatie. We analyseren eerst de stand van zaken van de huidige dienstverlening, architectuur, applicaties, infrastructuur, projecten, contracten en financiën. Vervolgens kijken we naar de gewenste situatie.

In veel gevallen nemen we bestaande strategieën of plannen als uitgangspunt. Als er echter geen recente plannen liggen dan vertalen we in samenspraak met de opdrachtgever en stakeholders de bedrijfsstrategie, marktontwikkelingen, maatschappelijke, business- en IT-trends naar een stip op de horizon. Daarbij houden we uiteraard rekening met de do’s en don’ts in de organisatie.

Voor deze analyses maken we gebruik van slimme checklists. Deze checklists zijn het resultaat van onze jarenlange ervaring op het gebied van IT Sourcing. Ze bieden houvast bij het bestuderen en begrijpen van documenten, en bij gesprekken die we met diverse stakeholders op verschillende niveaus in de organisatie voeren.

U kunt onze checklists onderaan dit artikel downloaden. Ze zijn vrij beschikbaar!

Het eindproduct van deze exercitie is een compact document met een scherpe analyse van de delta tussen de huidige en de gewenste situatie in de vorm van concrete verbeterpunten en doelstellingen die met de Sourcing Strategie gerealiseerd moeten worden.

Ingrediënt 2: Werkpakketten

Als we de gewenste situatie kennen en de verbeterpunten in kaart hebben kunnen we de benodigde activiteiten op hoofdlijnen inventariseren en clusteren tot werkpakketten. Deze werkpakketten zijn zodanig samengesteld dat ze herkenbaar zijn voor de stakeholders, de eigen medewerkers en andere IT partijen in de markt.

Concrete voorbeelden van werkpakketten zijn: “housing en hosting van applicaties”, “database-administratie”, “technisch applicatiebeheer”, “eerste en tweedelijns servicedesk”, maar zeker ook “ontwikkeling en beheer van primaire applicaties” en “tactische regie”.

Deze werkpakketten worden vervolgens getoetst aan een lijst van objectieve criteria zodat per werkpakket expliciet duidelijk wordt wat de meest geschikte samenwerkingsvorm is om het werkpakket succesvol uit te voeren.

Voorbeelden van zulke samenwerkingsvormen zijn: “zelf doen (met af en toe losse inhuur)”, “inhuur via mantelovereenkomsten”, “inhuur van een scrum-team”, “cloud sourcing”, “near shoring”, “offshoring”, “volledig automatiseren” of “als volledig proces outsourcen”.

Het eindproduct van deze exercitie is een lijst met werkpakketten en per werkpakket de meest geschikte samenwerkingsvorm.

Ingrediënt 3: Marktverkenning

Als we een gewenste samenwerkingsvorm geselecteerd hebben dan passen wij een marktverkenning in om onze mening te toetsen aan die van de markt. De meest geschikte samenwerkingsvorm volgens een organisatie is immers nog niet per se een haalbare samenwerkingsvorm volgens partijen uit de markt.

Als kenner van de IT-markt hebben wij bij DiVetro een actuele database met marktpartijen die wij bij een marktverkenning kunnen betrekken. Deze database wordt voortdurend geactualiseerd.

Tijdens een marktverkenning doen we al in een vroeg stadium kennis op over de markt. Op die manier kunnen we onze criteria aanscherpen, beschikbaarheid en prijsniveaus van bepaalde specialisten achterhalen en vroegtijdig eventuele nieuwe samenwerkingsvormen, producten en diensten ontdekken.

Een dergelijke vroege marktverkenning is bovendien een eerste signaal en verzoek naar de markt om in te spelen op een kans op een mooie overeenkomst met uw organisatie.

Het eindproduct van een marktverkenning is een lijst van marktpartijen waarmee de samenwerking in de gewenste vorm mogelijk is. Tevens werken we – waar nodig – de lijst met werkpakketten en bijhorende samenwerkingsvormen bij naar aanleiding van de feedback uit de marktverkenning.

Ingrediënt 4: Business Case

Business Cases moeten in onze ogen niet te gedetailleerd worden opgesteld. Een gedetailleerde vergelijking van de huidige en de toekomstige situatie is immers niet eenvoudig omdat het IT-vakgebied enorm in beweging is en de vraag naar bepaalde producten en diensten nauwelijks te voorspellen is.

Het is belangrijk om appels met appels te vergelijken, maar over een periode van meerdere jaren weet je in het IT-vakgebied vrij zeker dat appels muteren tot andere vruchten met een andere kwaliteit en andere prijsstelling.

Om deze redenen kijken wij in een Business Case vooral naar de waarde die Sourcingmaatregelen voor de business hebben en de ontwikkeling van kwaliteitsniveaus in relatie tot de globale kostenniveaus per werkpakket. Daarbij leggen we de aannames en onderbouwingen transparant vast, zodat eventuele afwijkingen in een later stadium te verklaren zijn.

In de Business Case nemen we ook de kosten voor transitie, BTW-effecten, overname van assets en kosten van het waarmaken van randvoorwaarden mee. Zo ontstaat een compleet plaatje van de effecten van de IT Sourcing Strategie.

Deze effecten (business waarde, kwaliteitsontwikkeling en kosten) worden vervolgens op een tijdas geprojecteerd zodat de effecten ook grafisch worden gevisualiseerd. Dit eindproduct hangt daarom ook nauw samen met het volgende ingrediënt, de Sourcingkalender.

Ingrediënt 5: Sourcingkalender

Nu we hebben vastgesteld welke werkpakketten we nodig hebben, wat daarbij de meest geschikte samenwerkingsvormen zijn en welke effecten in waarde, kwaliteit en kosten mogen worden verwacht, kunnen we de volgorde van de sourcing activiteiten vaststellen.

Vervolgens schatten we, afhankelijk van de wet- en regelgeving waaraan een organisatie zich moet houden, in hoe lang het duurt om de gewenste samenwerkingsvorm voor een werkpakket daadwerkelijk te realiseren.

Een Europese Aanbesteding duurt doorgaans langer dan een onderhandse aanbesteding. Overigens speelt niet alleen de volgorde en de tijdsduur per werkpakket een rol bij het vaststellen van de kalender; ook de capaciteit en de volwassenheid van de regieorganisatie spelen een belangrijke rol.

Wanneer we de doorlooptijd van de werkpakketten ingeschat hebben stellen we een initiële Sourcingkalender op. De Sourcingkalender is een krachtig communicatiemiddel binnen de organisatie, maar het is tegelijkertijd slechts een globale planning die in de loop der tijd door voortschrijdend inzicht kan veranderen.

Ons advies is dan ook om de Sourcing kalender frequent bij te stellen en hier transparant en beargumenteerd over te communiceren zodat stakeholders (waaronder de eigen medewerkers en directe gebruikers) nooit verrast worden.

Ingrediënt 6: Goedkeuring en Draagvlakcreatie

Sourcing is een begrip dat nogal eens in direct verband wordt gebracht met begrippen als Outsourcing en Reorganisatie. Dit geeft het begrip “Sourcing” een emotionele lading. Daarom is het belangrijk om vanaf het begin goed uit te leggen wat het doel van een Sourcing Strategie is.

In de kern gaat Sourcing over professionalisering en vakontwikkeling. Dat zijn doelstellingen waar geen medewerker of andere stakeholder tegen kan zijn. Maar er is ook een bekende wijsheid van management goeroe Peter Drucker die zegt: “Culture Eats Strategy for Breakfast”.

Drucker wilde met deze uitspraak duidelijk maken dat een strategie in de cultuur van een bedrijf moet passen. Anders herkent geen medewerker zich in de strategie en houdt niemand zich aan de afspraken die eruit voortkomen.

Exact om deze reden bepleiten we een grote mate van transparantie en gemeende professionele bedoelingen om een Sourcing Strategie op te zetten en daaraan te conformeren.

We adviseren altijd om de medewerkers van de afdeling en de stakeholders actief te betrekken in het inventariseren van de huidige en gewenste situatie, het vaststellen van de verbeterpunten, het samenstellen van werkpakketten, het toetsen aan criteria, het verkennen van de markt, het opstellen van de Business Case en het opstellen van de de sourcing kalender.

Hierbij gebruiken we transparante hulpmiddelen zoals checklists en toetsingscriteria en vragen om input om deze verder te verbeteren, zodat eenieder kan vaststellen hoe we tot observaties, conclusies en aanbevelingen komen.

Tegelijkertijd zijn we wel zo realistisch om te stellen dat beslissingen om bepaalde werkpakketten te outsourcen niet bottom-up genomen kunnen worden. Een gelaagde, adequate governance is onontbeerlijk om de IT Sourcing Strategie tot een succes te maken.

We volgen dan ook altijd een systematische aanpak waarin de verantwoordelijkheid op de juiste niveaus liggen en betrokkenheid en draagvlak vanaf het begin is ingebouwd.

Het Sourcing Framework is er voor u!

De sourcing specialisten van DiVetro werken elke dag aan de verdere ontwikkeling van het Sourcing Framework. Dat doen we uiteraard niet enkel voor onszelf. We doen dit voor u, zoals we ook in ons vorige artikel over het Sourcing Framework beschreven hebben.

Dus, heeft u met (out)sourcing te maken? Schrijf u hieronder dan zeker in voor onze nieuwsbrief. U ontvangt onze volgende sourcing artikelen dan automatisch in uw mailbox.

Heeft u ervaring met (out)sourcing en wilt u uw kennis, ervaringen, inzichten en visie delen? Aarzel niet en reageer via het reactieformulier onder dit artikel of via info@divetro.nl. Wij zien uw input met belangstelling tegemoet.

Volgende keer gaan we inhoudelijk in op de tweede fase van het Sourcing Framework: de Selectiefase. We geven u dan ook meteen weer handige checklists voor deze fase.

Download onze checklists voor een goede IT Sourcing Strategie

Wilt u een goede IT Sourcing Strategie ontwikkelen? Dan kunnen onze checklists u zeker helpen. Download hieronder onze checklists. U mag ze, net als alle andere informatie van ons Sourcing Framework, vrij gebruiken. Gelieve bij reproductie DiVetro als bron te vermelden.

DiVetro Team - Robbert Dijkshoorn

Robbert Dijkshoorn is een senior (out) sourcing specialist, project- en programmamanager en partner van DiVetro. Hij heeft meer dan 15 jaar ervaring met IT (out)sourcing- en verandertrajecten. Hij heeft bij verschillende organisaties een spilfunctie vervuld bij het (out)sourcen van IT-dienstverlening en IT-organisaties en inrichten van regieorganisaties. Robbert heeft dit gedaan vanuit zowel de leverancier- als klantzijde. Momenteel is Robbert als sourcing specialist en projectmanager verantwoordelijk voor de sourcing van de IT-dienstverlening van het Openbaar Ministerie. 

DiVetro Team - Patrick Rikken

Patrick Rikken was als directeur van enkele grote ICT-dienstverleners geruime tijd opdrachtnemer van grote ICT-opdrachten in Zorg, Onderwijs en Overheid. Vanuit de overtuiging dat aanbestedingen en projecten veel succesvoller kunnen zijn als deze vanuit een gemeenschappelijk belang worden aangevlogen, sloot hij zich in 2009 als partner aan bij DiVetro. Als bruggenbouwer tussen opdrachtgevers en –nemers begeleidt hij sindsdien omvangrijke en complexe trajecten van strategievorming tot en met transformatie. Naast deze inhoudelijke opdrachten, geeft hij mede leiding aan DiVetro.

Nog geen reacties... Wilt u iets met ons delen?

Geef een reactie

Hoe kunnen wij u helpen?

Villa de Reehorst
Hoofdstraat 20A
3972 LA Driebergen-Rijsenburg
Nederland

Stuur ons een bericht

  • Wij behandelen uw gegevens vertrouwelijk en vragen graag uw toestemming om u via e-mail informatie te bezorgen. Lees hier ons privacybeleid.