Neem contact met ons op
+31 (0) 88 000 54 00
info@divetro.nl
Volg ons op LinkedIn
DiVetro BV
Villa de Reehorst
Hoofdstraat 20A
3972 LA Driebergen-Rijsenburg
The Netherlands

Digitale vooruitgang bij de overheid

Digitale vooruitgang bij de overheid

DiVetro implementeerde een mededingingsprocedure met onderhandeling, waardoor het OM meer mogelijkheden heeft om in interactie te gaan met mogelijke leveranciers.

Sourcing advies en begeleiding van aanbestedingen binnen de Rijksoverheid

Bij een groot aantal ministeries, ZBO’s en gemeenten hebben we de afgelopen jaren opdrachten gedaan op het gebied van sourcing en aanbestedingen. Een sprekende casus is het Openbaar Ministerie (OM) waar we een sourcing strategie hebben opgesteld en de uitbesteding van kantoorautomatisering hebben begeleid. Op deze pagina gaan we in op de toegepaste methode: een mededingingsprocedure met onderhandeling.

Over het Openbaar Ministerie (OM)

Het OM is de enige instantie in Nederland die verdachten voor de strafrechter kan brengen. Wanneer iemand wordt verdacht van het plegen van een strafbaar feit krijgt hij of zij met het OM te maken. Het OM zorgt ervoor dat strafbare feiten worden opgespoord en vervolgd. Daarvoor wordt samengewerkt met de politie en andere opsporingsdiensten. Het OM houdt ook toezicht op de goede uitvoering van het vonnis van de rechter; boetes moeten worden betaald, gevangenisstraffen uitgezeten, taakstraffen goed uitgevoerd. Het OM is onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Het OM is in transformatie. Om de ontwikkelingen en ambities op het gebied van informatievoorziening en informatiebeveiliging bij te houden is besloten om de dienstverlening voor kantoorautomatisering opnieuw uit te besteden.

De uitdaging

Het OM is in transformatie. De maatschappij digitaliseert in een hoog tempo en er worden steeds transparantere en snellere acties van OM-medewerkers verwacht. Om de ontwikkelingen en ambities op het gebied van informatievoorziening en informatiebeveiliging bij te houden is besloten om de dienstverlening voor kantoorautomatisering (werkplek en applicaties) opnieuw uit te besteden.

Hoewel het OM gebruik wil maken van een standaard werkplekoplossing in de markt is dit gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het ICT-landschap van het OM is namelijk nogal complex. Het OM heeft veel leveranciers, ketenpartners en legacy applicaties. De standaard werkplekoplossing dient geïntegreerd te worden in dit complexe landschap. Daarom was het OM ervan overtuigd dat er veel interactie benodigd zou zijn om de oplossingen van de leveranciers goed aan te laten sluiten

De mededingingsprocedure met onderhandeling biedt mogelijkheden

Veel interactie is in een standaard Europese aanbestedingsprocedure niet mogelijk. Bij een mededingingsprocedure met onderhandeling wel. Deze procedure is gebaseerd op de niet-openbare procedure. Dat betekent dat er twee fasen zijn. In een eerste fase wordt de selectie van een aantal opdrachtnemers uitgevoerd.

Met deze opdrachtnemers wordt vervolgens de tweede fase “de onderhandelingsfase” doorlopen. De onderhandelingsfase start met het versturen van een programma van eisen en wensen. Opdrachtnemers doen vervolgens een eerste aanbieding. Daarbij geven zij aan over welke punten zij willen onderhandelen (in dialoog gaan). De opdrachtgever leest alle aanbiedingen door en geeft aan over welke punten zij wil onderhandelen. De aanbiedingen worden op dit moment dus niet beoordeeld!

Vervolgens onderhandelt de opdrachtgever met elke potentiële opdrachtnemer. De opdrachtgever geeft daarbij aan welke punten vanuit de aanbieding nog niet duidelijk zijn. Het is aan de opdrachtnemer om dit in een volgende aanbieding te verduidelijken. Deze werkwijze wordt gehanteerd voor de daaropvolgende aanbiedingen met uitzondering van de definitieve aanbieding. De definitieve aanbieding wordt beoordeeld conform de vooraf aangegeven gunningscriteria

De mededingingsprocedure met onderhandeling biedt meer mogelijkheden voor interactie met mogelijke leveranciers om tot een optimale oplossing te komen.

Wat waren de pijlers van onze aanpak?

1. Een multidisciplinair beoordelingsteam

Bij elke succesvolle aanbesteding heb je verschillende expertises nodig. Denk hierbij aan inhoudelijke, financiële, procedurele en juridische expertise. Omdat je bij de mededingingsprocedure met onderhandeling als aanbestedende dienst en leverancier gezamenlijk toewerkt naar definitieve aanbiedingen, is het van belang dat alle expertises gedurende het hele proces aanwezig zijn. Inhoudelijke experts zijn nodig om informatie te verschaffen en te toetsen of de aanbiedingen van de leveranciers aansluiten bij de vraag. Procedurele en juridische experts moeten ervoor zorgen dat de onderhandelingen binnen de aanbestedingswet worden uitgevoerd. Bij het OM hebben we in een vroeg stadium een beoordelingsteam samengesteld waarmee we gezamenlijk de aanbesteding hebben voorbereid, uitgevoerd en beoordeeld. Dit team is nu ook betrokken bij de transitie en operatie zodat de kennis geborgd wordt.

2. We visualiseerden het proces

De mededingingsprocedure met onderhandeling kent veel interactiemomenten. Deze interactiemomenten zijn waardevol maar leveren in een sterk juridisch aanbestedingsklimaat ook risico’s op. Wat doe je bijvoorbeeld als leveranciers tijdens de onderhandeling vragen stellen waar je niet direct antwoord op hebt of als er tijdens de onderhandeling informatie gevraagd wordt die voor meerdere leveranciers van belang is? Hoe borg je de aanbestedingsprincipes transparantie, objectiviteit en non-discriminatie? Het is belangrijk dat je het hele proces van tevoren visualiseert, bepaalt hoeveel onderhandelingssessies nodig zijn, hoeveel tijd er tussen de sessies zit, wat er tijdens de sessies besproken wordt, hoe je als beoordelingsteam tijdens de onderhandelingen opereert, wat je zegt en wat je niet zegt.

3. We hebben zowel de leveranciers als het beoordelingsteam voorbereid op de onderhandelingen

De mededingingsprocedure met onderhandeling is binnen de Rijksoverheid nog relatief nieuw en wordt nog niet vaak toegepast. De geselecteerde leveranciers bij deze aanbesteding van het OM waren nog niet bekend met deze procedure. Met name de werkwijze tijdens de onderhandeling was nog niet zo bekend. We hebben het beoordelingsteam daarom in verschillende sessies voorbereid op de onderhandeling en de werkwijze en interactiemomenten geoefend. Tevens hebben we voor alle leveranciers een voorlichtingssessie georganiseerd om het gehele proces inzichtelijk te maken.

4. ‘Dialoog’ dekt de lading beter dan ‘onderhandeling’

De term “onderhandelingen” is in deze context enigszins misleidend. Het is veel meer de bedoeling om te verduidelijken dan te onderhandelen. Eventuele onduidelijkheden in de uitvraag en conceptaanbiedingen staan centraal om zo uiteindelijk aanbiedingen te krijgen die goed aansluiten op de uitvraag. De onderhandelingen zouden daarom vooral moeten gaan over de inhoud. Bij het OM hebben we bewust gekozen om de dialoog aan te gaan over de oplossing, het bereik en het niveau van de dienstverlening, de samenwerking en de informatiebeveiliging. Allemaal inhoudelijke onderwerpen die van belang zijn voor een goede aanbieding. We hebben nadrukkelijk niet gekozen om te onderhandelen over de prijs. Die was direct af te leiden uit de inhoudelijke uitkomst van de dialoogsessies.

5. We beoordeelden de definitieve aanbieding, niet de onderhandelingen

Alleen de definitieve aanbiedingen mogen beoordeeld worden! De onderhandelingen, alles wat besproken wordt en de conceptaanbiedingen mogen dus niet beoordeeld worden of worden meegenomen in de beoordeling. En dat kan best lastig zijn na twee onderhandelingsrondes. Bij het OM hebben we eventuele problemen voorkomen door de beoordeling te oefenen en de procesbegeleider de taak te geven continu beoordelaars feitelijk te laten onderbouwen. Hierbij is het van belang dat de procesbegeleider naast het aanbestedingsproces ook inhoudelijke ICT-kennis heeft.

 

Resultaat

De mededingingsprocedure met onderhandeling is zowel het OM als de leveranciers goed bevallen. Het grote voordeel is dat er in deze procedure interactie mogelijk is. Zeker als gezocht wordt naar een complexe oplossing is het prettig dat de puzzels die er liggen (welke oplossing, welke aanpak, hoe integreren in het geheel) in gezamenlijkheid kan worden opgelost. Deze procedure biedt dan bovendien het voordeel dat die puzzels met meerdere experts tegelijk kunnen worden opgelost, waardoor de beoordelingscommissie de problematiek van diverse zijden kan bekijken en een goed afgewogen selectie kan maken.

De mededingingsprocedure met onderhandeling is zowel het OM als de leveranciers goed bevallen.

Nog geen reacties... Wilt u iets met ons delen?

Sorry, het is niet mogelijk om te reageren.

Hoe kunnen wij u helpen?

Villa de Reehorst
Hoofdstraat 20A
3972 LA Driebergen-Rijsenburg
Nederland

Stuur ons een bericht

  • Wij behandelen uw gegevens vertrouwelijk en vragen graag uw toestemming om u via e-mail informatie te bezorgen. Lees hier ons privacybeleid.