7 + 1 tips voor een geslaagde vakantie (en transitie)

7 + 1 tips voor een geslaagde vakantie (en transitie)

Robbert Dijkshoorn

Je kent elkaar nog niet zo lang. Je bent smoorverliefd en je gaat voor het eerst samen op vakantie. Al maanden kijk je ernaar uit, je fantaseert en droomt van een geweldige en romantische vakantie. De eerste dagen gaat het nog goed maar al snel begin je je te irriteren aan zijn of haar gedrag.

Hij snurkt toch wel erg, laat zijn sokken slingeren en wil elke dag vroeg opstaan om van alles te ondernemen. Zij is toch niet zo ondernemend, wil het liefste lang uitslapen en romantisch ontbijten. Je krijgt discussies over de kleinste dingen. De gedroomde vakantie lijkt uit te draaien op een drama!

Zo kan het ook gaan met transities. Na die maandenlange aanbesteding en spannende contractbesprekingen is het contract getekend. Nu kun je echt samen aan slag om het gedroomde resultaat te bereiken! Maar al snel ontstaan er scheurtjes in de prille relatie.

De nieuwe opdrachtnemer kan toch niet de verwachte kwaliteit leveren en de transitie wordt toch duurder omdat de opdrachtnemer bepaalde zaken niet voorzien had. De opdrachtgever is toch niet helemaal transparant geweest over de huidige situatie; er zijn veel meer applicaties, er is bijna geen documentatie en de opdrachtgever wil eigenlijk veel meer dan hij in de aanbesteding en het contract heeft omschreven. Al na enkele weken ontstaan er frustraties en discussies… De transitie lijkt toch niet te brengen wat ervan verwacht werd.

Hoe zorg je ervoor dat je vakantie en je transitie een droom wordt en geen drama? Waar moet je op letten? De 7 tips en de bonustip hieronder kunnen je vast helpen.

7 + 1 tips voor een geslaagde transitie

1.      Bespreek wat je verwacht

De een wil graag elke dag vroeg opstaan om de dorpjes in de buurt te bezichtigen, de ander ligt liever op het strand te zonnen. Als dit zo is dan heb je andere verwachtingen en dat matcht natuurlijk niet.

In de transitiefase van sourcingprojecten maken opdrachtgevers en opdrachtnemers vaak onterechte aannames waarvan de consequenties negatief kunnen uitpakken. Omdat deze verschillen meestal in de details zitten ontstaan deze discussies vaak pas in een later stadium.

Bespreek daarom altijd van tevoren wat je van elkaar verwacht. Doe dit in een zo vroeg mogelijk stadium tijdens de aanbesteding maar ook aan het begin van de transitie. Neem hier de tijd voor en doe het in detail. Een goed begin is het halve werk!

2.      Weet alles van elkaar

Voordat je met elkaar op vakantie gaat is het belangrijk dat je alles van elkaar weet. Dat is ook zo bij sourcingprojecten.

Omdat je een contract hebt, weet je nog niet alles van elkaar. Weet je van elkaar hoe de andere partij georganiseerd is, hoe besluitvormingsprocessen lopen, hoe de andere partij gemotiveerd wordt en blijft?

Dit gaat verder dan een contract; hier komt intrinsieke motivatie bij kijken! Hier kan je alleen achter komen door met elkaar te praten en door elkaar ook buiten de ‘setting van het werk’ te leren kennen. Investeer voldoende tijd en ruimte voor deze verkenning en blijf dit doen!

3.      Stel realistische verwachtingen

Als je voor het eerst met elkaar op vakantie gaat dan heb je misschien een heel romantisch beeld voor je. Diners bij kaarslicht, strandwandelingen in de avond… zoals je op foto’s van anderen ziet.

Maar wat je meestal niet op de foto’s ziet zijn de muggen die je lastigvallen tijdens je strandwandeling. Bedenk dat ook bij een transitie niet alles vanzelf gaat. Natuurlijk zullen er veel dingen goed gaan, maar houd er rekening mee dat niet elke minuut perfect zal zijn.

4.      Stel kwaliteit boven tijd

Natuurlijk wil je veel zien en doen op je vakantie, vooral als er op de bestemming veel te beleven is. Daarom is het belangrijk om een realistische planning te maken.

Een krappe vakantieplanning zet druk op je quality time. Als je alleen maar bezig met wat je hierna gaat doen, vergeet je van het moment te genieten. Dit geldt ook voor transities. Kwaliteit moet boven planning staan. Te veel focus op de planning levert bovendien spanningen op die afleiden van het resultaat.

Plan daarom altijd op zo’n manier dat je voldoende ruimte hebt om kwaliteit te leveren, te testen en de kwaliteit te verbeteren. Plan ook op zo’n manier dat je ruimte hebt voor onvoorziene zaken. Die spontane lunch bij dat tentje aan de haven kan een grote toegevoegde waarde leveren voor het eindresultaat.

5.      Bereid je voor op ruzies

Ik zal het maar gewoon zeggen: je gaat ruzie krijgen. Misschien één keer, misschien meerdere keren, kleine of grote ruzies… het gaat gebeuren.

Spreek bij de start van de transitie af hoe je dan met elkaar omgaat. Zorg voor een duidelijke procedure voor escalaties voor je met de transitie start. Werk bijvoorbeeld ook met parkeerlijsten.

Stel in detail vast waar de mismatch over gaat, wat de standpunten zijn, waar je het wel en niet over eens bent, welke opties er zijn om hiaten te overbruggen en welke consequenties daaraan verbonden zijn. Een werkwijze waarin deze discussiepunten geclusterd en op strategisch niveau worden behandeld verbetert de samenwerking tussen partijen.

Veelal zijn discussiepunten voor een deel tegen elkaar weg te strepen en kan op programma- of stuurgroepniveau worden besloten over de resterende discussiepunten.

6.      Trek niet te snel conclusies

Als je in een discussie of ruzie belandt dan is het makkelijk om snel conclusies te trekken. Haal diep adem – tel af en toe tot tien – en geef elkaar de kans om zaken uit te leggen. Wees open, transparant en leer elkaar echt te begrijpen.

Leer wat er speelt bij beide partijen, hoe processen lopen en welke zaken meevallen en welke zaken tegenvallen. Zorg voor een goed begrip van elkaars situatie: in alle lagen van beide organisaties. Enkel zo kom je tot een vruchtbaar samenwerkingsmodel waar alle partijen baat bij hebben.

7.      Geef elkaar de ruimte

Samen op vakantie gaan betekent dat je 24/7 bij elkaar bent. Dat klinkt misschien als muziek in de oren als je nog thuis bent, maar eenmaal op vakantie merk je dat het soms wel erg veel wordt.

Geef elkaar de ruimte. Je hoeft als opdrachtgever niet overal bij betrokken te zijn. Je hoeft niet alles te controleren. Faciliteer vooral zodat de opdrachtnemer (de specialist) in zijn kracht komt. En opdrachtnemer, durf je rol te pakken, jij bent de specialist!

Bonustip: Geniet!

Transitie-stress of niet, je maakt een mooie reis met elkaar. Geniet van de resultaten die je boekt, geniet van de nieuwe ervaringen en vier de successen met elkaar!

Heb je zin om samen op reis te gaan?

Heb je een transitieproject en zoek je nog een goede reispartner? DiVetro helpt je graag met advies en praktische ondersteuning. En we snurken niet. Beloofd!

Aarzel niet en contacteer ons via info@divetro.nl of +31 (0) 88 000 54 00. Wij helpen je graag verder.

Blijf of de hoogte

Wilt u meer van dit soort blog posts lezen? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief. U ontvangt onze blog posts dan automatisch in uw mailbox.

DiVetro Team - Robbert Dijkshoorn
Robbert Dijkshoorn is een senior (out) sourcing specialist, project- en programmamanager en partner van DiVetro. Hij heeft meer dan 15 jaar ervaring met IT (out)sourcing- en verandertrajecten. Hij heeft bij verschillende organisaties een spilfunctie vervuld bij het (out)sourcen van IT-dienstverlening en IT-organisaties en inrichten van regieorganisaties. Robbert heeft dit gedaan vanuit zowel de leverancier- als klantzijde. Momenteel is Robbert als sourcing specialist en projectmanager verantwoordelijk voor de sourcing van de IT-dienstverlening van het Openbaar Ministerie.
Geen reactie's

Geef een reactie