Robbert Dijkshoorn en Patrick Rikken

Slimme organisaties doen niet alles zelf. Zij doen zelf waar zij goed in zijn en zoeken partners om hen te helpen bij het leveren van producten en diensten die niet tot de eigen core business behoren. Dit proces heet sourcing, en het is bijzonder populair bij IT-projecten.

Het succes van sourcing valt en staat echter met een goede sourcingstrategie en met een goede selectie van sourcing partners. In ons vorige artikel stonden we stil bij de 6 cruciale elementen van een goede (IT) sourcing strategie; in dit artikel staan we stil bij de 8 cruciale facetten van een goede sourcing selectie.

Sourcing selectie: maak van uw aanbesteding een glasheldere diamant

Sourcing is een complex gegeven. Als organisatie moet u immers zorgvuldig afwegen welke taken u zelf kunt en wilt uitvoeren en voor welke taken u partijen uit de markt wilt inschakelen. Om tot een succesvolle combinatie te komen moeten veel en belangrijke keuzes gemaakt worden.

Het Sourcing Framework van DiVetro maakt deze keuzes een stukje eenvoudiger. Het Sourcing Framework is een open-source verzameling van best practices, templates, tools en cases die we zelf in IT Sourcing projecten gebruiken.

In dit artikel bespreken we de tweede fase van het Sourcing Framework: het selectietraject om de ideale sourcing partner (de leverancier van een product of een dienst) te contracteren. We onderscheiden 8 cruciale facetten voor een succesvol selectietraject.

De 8 facetten van een succesvol sourcing selectietraject

Facet #1: Het voorwerp van de sourcing selectie

Organisaties met een goede sourcing strategie beschikken over een sourcing kalender waarin is vastgelegd wanneer voor welke werkpakketten (of kavels) een sourcing partner moet worden geselecteerd. Het voorwerp van selectie is het product of de dienst waarvoor de beste leverancier of partner moet worden gecontracteerd.

Voor de opdrachtgever het voorwerp specificeert stelt hij in samenspraak met de belanghebbenden eerst de doelstellingen van het selectieproces op. Die doelstellingen vindt u doorgaans door de vraag “waarom wilt u dit aanbesteden?” net zo lang te blijven stellen tot u precies weet wat u wilt bereiken. Leveranciers kunnen het beste aanbod doen als zij de vraag achter de vraag begrijpen. Als dat duidelijk is dan kan het voorwerp op hoofdlijnen worden beschreven. Dit doen we meestal aan de hand van belangrijke functionele onderdelen.

Het is verstandig om in dit stadium een eerste eigen beeld te vormen van de scope van het voorwerp. Deze scope kan echter altijd afwijken van wat een leverancier uiteindelijk gaat aanbieden. Wij kiezen er bij DiVetro vaak bewust voor om de beschrijving van het voorwerp redelijk ruim te laten. Zo bieden we ruimte voor de leveranciers / partners om vanuit hun expertise en inzichten praktisch advies te geven. Dit biedt vaak een grote toegevoegde waarde.

Facet #2: Het geheime ingrediënt van een succesvol selectieproces

Een ideaal selectieproces bestaat eigenlijk niet. Om een selectieproces eerlijk, zorgvuldig en systematisch te laten verlopen is een zekere mate van formaliteit nodig. Europese aanbestedingen zijn doorgaans veel formeler dan selectietrajecten voor kleinere particuliere bedrijven.

Ongeacht de grootte en formaliteit van een project is het altijd belangrijk om tot een overeenkomst te komen waarmee zowel de opdrachtgever als de opdrachtgever tevreden zijn en blijven. Duurzame tevredenheid is wat ons betreft het geheime ingrediënt van elke goede samenwerking.

In onze ogen ontstaat tevredenheid bij een hoge mate van transparantie over de te leveren dienst (of product), wanneer beide partijen hun afspraken nakomen en wanneer er een positieve business case ontstaat voor alle betrokken partijen.

Het uitknijpen van een klant enerzijds of een leverancier anderzijds leidt slechts tot een kort moment van geluk; het resulteert doorgaans in wantrouwen en een vechtrelatie. Dergelijke verhalen hebben zelden een mooi einde.

Bij DiVetro hebben we ervaring met vrijwel alle typen selectieprocessen. Wij helpen onze klanten met Europese, openbare, niet-openbare, enkelvoudige of meervoudig onderhandse aanbestedingen, met Best Value Procurement en met aanbestedingen met Concurrentiegerichte Dialoog.

Heeft u vragen over uw aanbestedingsproces of wilt u weten wat in uw branche werkt en waarop u best kunt letten? Stuur een e-mail naar info@divetro.nl en wij geven u vrijblijvend advies en hulpmiddelen om tot een succesvol selectieproces te komen.

Facet #3: Maak een slim bestek – less is more!

Sourcing partners kunnen slechts een goede aanbieding doen als ze de functionele en niet-functionele wensen en eisen van het voorwerp kennen.

De verzameling van alle functionele en niet-functionele wensen en eisen vormen het ‘bestek’. En bij het opstellen van een bestek houden we bij DiVetro bewust van de “less is more” aanpak! Een bestek met teveel detail houdt immers een groot risico in!

Al te vaak beschrijven organisaties te gedetailleerd wat ze denken nodig te hebben. Ze bedenken vaak zelf de oplossing zonder de expertise en inzichten van de sourcing partners af te wachten. Zo halen ze ook de verantwoordelijkheid voor de oplossing van de partners weg. Dit is uiteraard niet handig.

Het is een hele kunst om de wensen en eisen op het ideale detailniveau te specificeren. Bij twijfel werkt het goed om de omgekeerde vraag te stellen: als de leverancier dit niet aanbiedt, kan de doestelling dan niet meer gehaald worden?

Het stellen van minimumeisen is echter ook risicovol. We zien vaak bestekken die vol staan met allerlei minimumeisen. De ervaring leert dat zo’n minimumeis vaak het maximale is dat u aangeboden krijgt. In onze ogen is het beter om de sourcing partner zelf met verifieerbare normen te laten specificeren hoe goed zijn product of dienst aansluit bij uw wensen en eisen. Deze partner kan dan meteen ook bedenken hoe u kan monitoren of de partner zijn beloften waarmaakt.

Heeft u vragen over het detailniveau van uw bestek? Wilt u uw wensen en eisen op een slimme manier beschrijven? Stuur een mailtje naar info@divetro.nl. Wij stellen onze templates en checklists graag ter beschikking.

Met deze templates en checklists bepaalt u het goede detailniveau en vergeet u geen belangrijke aspecten. Onze templates en checklists bevatten ook kritische vragen om het risico op overspecificatie tegen te gaan. U kunt deze documenten gratis verkrijgen via info@divetro.nl

Facet #4: Zorg voor vroege en regelmatige interactie met marktpartijen

Om het selectieproces zo eerlijk mogelijk en volgens de wet- en regelgeving te laten verlopen willen organisaties het contact met de markt tijdens het selectieproces vaak tot een minimum beperken. Dit is jammer, want juist in deze fase is er vaak behoefte aan toetsing. Wij stellen dan ook voor om selectietrajecten vanuit de omgekeerde attitude aan te vliegen.

Toetsing in de markt is in onze ogen een cruciale succesfactor; het zou dus het uitgangspunt van elk selectietraject moeten zijn. Er zijn diverse manieren om ideeën te toetsen. Best Value Procurement  en Concurrentiegerichte Dialoog bijvoorbeeld geven ruimte om de interactie met één of een beperkt aantal specialisten te zoeken. In onze ogen is er echter direct na de beschrijving van het voorwerp al behoefte aan interactie, ook in Europese Aanbestedingen.

Dit lijkt extra tijd te kosten, maar interactie in een vroeg stadium beperkt de risico’s. Hierdoor kan later veel tijd gewonnen worden. Ongeacht het gekozen selectieproces adviseren wij om al in vroeg stadium via een marktconsultatie feedback te vragen op de doelstellingen, de globale requirements, het voorgenomen selectieproces en het benodigde budget. Wij adviseren ook om vervolgens actief te communiceren over wat er met de feedback gedaan is.

Wij zijn ook voorstanders van informatiebijeenkomsten met partijen uit de markt, kort voor het uitsturen van een aanbesteding. Als de aanbesteding dan verstuurd of gepubliceerd wordt dan kunnen geïnteresseerde partijen vragen stellen.

We hebben diverse experimenten gedaan waarin we leveranciers de mogelijkheid gaven om voortdurend vragen te stellen. Helaas zien we vaak dat leveranciers hun vragen verzamelen en pas in een laat stadium vragen stellen. Opdrachtgevers lijken vragenstellers nogal eens lastig te vinden. In onze ogen geeft een vraag-en-antwoordspel juist een extra interactiemoment en dus ook goede gelegenheid om zaken te verduidelijken of scherper te stellen.

Wij raden hoe dan ook aan om, binnen de geldende wet- en regelgeving, alle mogelijkheden aan te grijpen om de markt tussentijds te toetsen. Dit kan veel problemen voorkomen en veel tijdswinst opleveren.

Facet #5: Zorg voor een multidisciplinair team voor beoordeling, begeleiding en regie

Elk sourcingtraject is afhankelijk van een goede regie. Als uitbestedende organisatie moet u er immers voor zorgen dat alle leveranciers op het juiste moment de juiste deliverables, producten en diensten aanleveren. De selectiefase biedt een mooie kans om een fundament te leggen voor de regieorganisatie die nodig is in de transitie- en operationele fase van het sourcingtraject.

Het geeft vele voordelen om nu al vooruit te kijken en te bedenken wie in een later stadium de regie gaat voeren en wie betrokken moet worden. De selectiefase is feitelijk het startmoment voor het opbouwen van een collectief geheugen met afspraken die voor de samenwerking noodzakelijk zijn.

In sourcingtrajecten werken stakeholders uit verschillende disciplines samen. Zo zijn er partijen met kennis van verschillende IT-componenten zoals applicaties, infrastructuur en servicemanagement, partijen met branchekennis en proceskennis, en partijen met HR, financiële, inkoop en juridische kennis. Er is altijd een risico dat er vanuit de ene discipline besluiten worden genomen die strijdig zijn met besluiten vanuit een andere discipline.

Een collectief geheugen is noodzakelijk als u wilt dat alle betrokken disciplines vanuit dezelfde waarheidsbron acteren en redeneren. Als alle neuzen in dezelfde richting staan heeft u veel meer kans op succes.

We hebben bij DiVetro goede ervaringen met een agile aanpak waarin alle betrokkenen regelmatig en kort over de status van hun acties rapporteren. Tijdens deze rapportages bespreken we welke bottlenecks we tegenkomen en welke boodschappen moeten worden afgestemd.

Wij merken dat een “gemeenschappelijke waarheid en logica” ervoor zorgt dat alle betrokkenen betere beslissingen binnen hun eigen discipline kunnen maken en dat het risico op strijdige afspraken veel kleiner wordt.

Wij pleiten bij DiVetro dus altijd voor de opbouw van een “collectief geheugen” en gezamenlijke ervaring, borging voor de lange termijn en intensief overleg tussen alle disciplines die bij het sourcingtraject betrokken zijn.

Facet #6: Zorg voor concretisering en validatie voor ondertekening

Methodes als Best Value Procurement  en Concurrentiegerichte Dialoog geven ruimte om de denkbeelden en aannames van opdrachtgever en de opdrachtnemer over en weer te toetsen voor ondertekening.

De ervaring leert dat zorgvuldige concretisering en validatie later veel discussies over scope en demarcatie van activiteiten kan voorkomen. Vooraf discussiëren biedt de gelegenheid om aanpassingen te doen.

Binnen Europese Aanbestedingen is die ruimte om aanbiedingen aan te passen helaas beperkter dan in particuliere aanbestedingen, maar we zien in de praktijk toch mogelijkheden om zaken aan te passen. Het gaat in de regel vaak om details die slechts een beperkte invloed hebben op de totale scope. Dit hoeft dus niet als onderhandelen beschouwd te worden.

Ook traditionele selectieprocedures bieden overigens de mogelijkheid om uitgebreider te concretiseren en te valideren. Omdat veel selectietrajecten onder hoge tijdsdruk staan ontstaat er vaak druk om tijdig tot ondertekening van een contract te komen, maar ook hier geldt dat een investering in tijd vóór de ondertekening later juist veel tijdverlies en ergernis kan voorkomen.

De boodschap lijkt een open deur: onderteken pas een contract als u ook op de details overtuigd bent van alle afspraken over de samenwerking. Hier wordt in de praktijk echter te vaak aan voorbij gegaan.

Facet #7: Streef naar een compact, maar vooral fair contract

We zien in de praktijk nogal eens eenzijdige contracten opduiken. Opdrachtgevers of opdrachtnemers denken vaak dat ze met dergelijke contracten juridisch beschermd zijn.

De ervaring leert echter 1) dat contracten na ondertekening vrijwel nooit op tafel komen en 2) wanneer dat toch gebeurt, de situatie zo complex is dat er vrijwel nooit een eenzijdig verdedigbaar verwijt is te maken naar de ene of de andere contractpartij.

Slechts in uitzonderlijke situaties wordt een contract gebruikt om uit een conflictsituatie te komen.

Zeker het Nederlandse recht gaat uit van redelijkheid en billijkheid. Dat biedt voor beide partijen al de nodige bescherming. Waarom zou je dan nog (te) veel tijd stoppen in contractafspraken over nitty gritty situaties die in de praktijk vrijwel niet voorkomen?

Onze boodschap is duidelijk: streef naar een compact contract dat ruimte geeft voor afspraken die beide partijen beschermen. Zorg voor een fair contract dat uitgaat van redelijkheid en billijkheid.

Facet #8: Borg en zorg dat kwaliteit voorop blijft staan

Onze ervaring leert dat een investering in kwaliteit meestal tot tijdswinst en lagere kosten op de langere termijn leiden. En omdat sourcingtrajecten per definitie langetermijntrajecten zijn zou de focus op kwaliteit wat ons betreft altijd het uitgangspunt moeten zijn.

Omgekeerd geldt dat ook. In de duivelsdriehoek tijd – geld – kwaliteit is kwaliteit vaak het kind van de rekening. Daar waar een resultaat sneller of goedkoper moet worden geleverd, komt de kwaliteit vaak in het gedrang.

Dat hoeft geen probleem te zijn wanneer dit een bewuste keuze is en wanneer er transparant gecommuniceerd wordt over de impact van een versnelling of een besparing. Er moet ook draagvlak voor (alle effecten van) zo’n interventie zijn. Kwaliteit gaat vooral over het nakomen van afspraken en afspraken kunnen wijzigen als de opdrachtgever en de opdrachtnemer het er over eens zijn.

Wij redeneren altijd vanuit de gewenste kwaliteit. Daarna kijken we welke tijdslijnen en budgetten nodig zijn. Zijn de tijdslijnen en budgetten niet toereikend? Kijk dan opnieuw naar de kwaliteit en herdefinieer de eisen naar een niveau dat nog steeds acceptabel is. Komt u daarna nog steeds tijd en/of geld te kort, vraag uzelf dan af of het traject wel succesvol kan worden!

Kortom

Om van een sourcing selectietraject een stralende diamant te maken moeten acht facetten scherp worden geslepen. In dit artikel hebben we achtereenvolgens stil gestaan bij het belang van:

1. Een goede definitie van het voorwerp van de selectie
2. Wederzijdse tevredenheid over het sourcingproces
3. Een beperkt maar toereikend bestek
4. Vroege en regelmatige interactie met marktpartijen
5. Een multidisciplinair team voor beoordeling, begeleiding en regie
6. Concretisering en validatie voor ondertekening van het contract
7. Een compact en fair contract
8. Een doorgedreven focus op kwaliteit

Op basis van onze ervaring met sourcingprojecten en selectietrajecten in het bijzonder houden wij ons altijd aan de volgende richtlijnen:

• Zorg voor voldoende interactie met geïnteresseerden en wees altijd transparant.
• Bouw aan een multidisciplinair team waarin collectief geheugen en ervaring wordt opgebouwd.
• Redeneer, acteer en besluit te allen tijde vanuit de vereiste kwaliteit.

We hopen dat deze lessen bruikbaar voor u zijn. Uiteraard staan we open voor uw feedback!

Meer weten?

Vond u dit artikel interessant? Bedankt om het met uw netwerk te delen!

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel of wilt u uw selectieproces met ons bespreken? Aarzel niet en deel uw vragen via het contactformulier hieronder of via info@divetro.nl. Wij helpen u graag verder!