Goede regie is nodig om ICT effectiever en efficiënter in te zetten in een dynamische omgeving

De informatiebehoefte van een organisatie verandert voortdurend onder invloed van marktontwikkelingen, nieuwe wet- en regelgeving en nieuwe technologische mogelijkheden. ICT-producten en diensten veranderen ook voortdurend door nieuwe versies en updates, veranderend aanbod van leveranciers, nieuwe leveranciers en ontwikkelingen in het ICT-vakgebied.

Organisaties maken daarbij toenemend gebruik van leveranciers om producten en diensten geleverd te krijgen. In dit continu bewegende ecosysteem liggen budgetten vaak al een jaar van tevoren vast. Dit geeft aan hoe groot de uitdagingen zijn in een ICT-afdeling van een organisatie. Regie gaat over het in goede banen leiden van ecosystemen in deze dynamiek en het blijvend verbeteren daarin.

Integreren van stukjes dienstverlening tot één soepele werkstroom

Vraag en aanbod veranderen continu. Om ze op elkaar aan te laten sluiten, moet de actuele situatie steeds expliciet in beeld zijn. Wij pleiten daarom niet voor dikke informatieplannen, maar voor het voortdurend in beeld houden van de globale brokken werk die de organisatie van de ICT-afdeling verwacht. Met dat inzicht kan beter voorspeld worden welke producten en diensten de organisatie op korte, middellange en langere termijn nodig heeft.

Met dat inzicht kan bovendien een inschatting worden gemaakt welke van die producten en diensten de organisatie zelf zou moeten ontwikkelen en leveren en welke beter aan marktpartijen kunnen worden uitbesteed. ‘Zelf doen’ betekent vaak een investering in specifieke kennis en technologie voor jaren, terwijl laten doen vaak in de vorm van een abonnement kan worden afgenomen, waarmee er sneller op verandering kan worden ingespeeld. Regie gaat vervolgens ook over het integreren van stukjes dienstverlening tot één soepele werkstroom die moet leiden tot tevreden klanten en medewerkers.

Onze visie op regie

In onze visie moet er regie worden gevoerd op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau. Regie dekt bovendien het gehele voortbrengingsproces af van informatiebehoefte tot een beheerde technische oplossing. Het aloude 9-vlaksmodel van Rik Maes is een handig hulpmiddel om te toetsen of met de huidige functionarissen, procesinrichting en overlegstructuur alle vlakken worden afgedekt. Uiteraard kijken we daarbij ook heel pragmatisch naar de aard, omvang en financiële draagkracht van een organisatie om regie op maat in te richten. De aanpak is beschreven in onze methodiek Sourcing Framework.

In het Sourcing Framework zijn diverse theoretische modellen die in de markt veel gehanteerd worden, vertaald naar eenvoudig te begrijpen principes, richtlijnen en tooling. We publiceerden een artikel met 7 basis-principes voor de inrichting van regie:

1. Richt regie in met een duidelijke stip op de horizon als einddoel
2. Zorg voor ingebouwde proactiviteit in regie
3. Prioriteer naar belangrijkheid en waarde voor de organisatie
4. Regie moet belangen goed afwegen: streef altijd naar win-win
5. Regie moet gericht zijn op het begrijpen van de (eind)klant
6. Regie moet gericht zijn op synergie
7. Regieorganisaties blijven zichzelf ontwikkelen