Kwaliteit is een kernwaarde van DiVetro. Dat vinden wij niet alleen zelf, onze opdrachtgevers bevestigen dat keer op keer. Kwaliteit zit in ons DNA en een certificaat daarvan leek lange tijd niet nodig. Toch heeft DiVetro het ISO9001-certificaat behaald. We leggen je graag uit waarom we daarvoor hebben gekozen, wat onze aanpak was, wat het voor ons betekent en hoe we ook andere organisaties hiermee kunnen helpen. Want als DiVetro delen we graag onze kennis.

Waarom certificeren?

Het was niet vanzelfsprekend dat DiVetro zich heeft laten certificeren. DiVetro is een platte organisatie en gelooft niet in het vastleggen en verplicht opleggen van regels. Wij geven onze mensen juist graag de ruimte om hun kennis en kunde optimaal te gebruiken in de steeds weer wisselende omstandigheden die zij tegenkomen,

Onze markt vraagt steeds vaker om een kwaliteitscertificaat. Daarnaast is DiVetro de afgelopen jaren sterk gegroeid en ontstond de behoefte onze kennisdeling op een nog hoger niveau te tillen met het doel meer inzicht te krijgen in hoe wij elke keer weer kwaliteit leveren. Dit bij elkaar opgeteld heeft ons doen besluiten om ons te laten certificeren.

Waarom ISO9001?

Wij hebben de keuze gemaakt voor ISO9001:2015, omdat dit een marktstandaard is en herkenbaar voor onze klanten. Het kwaliteitssysteem ondersteunt ons als organisatie om steeds verder te verbeteren. Het sluit ook goed aan bij onze nadrukkelijke wens om alleen zaken te documenteren die toegevoegde waarde bieden. We wilden geen regeltjes die niet bij ons passen, en al helemaal geen bureaucratie introduceren.

Onze aanpak

We stelden een werkgroep samen, waarbij de hele organisatie was vertegenwoordigd. De werkgroep had een plan van aanpak opgesteld aan de hand van de kwaliteitscirkel van Deming.

Met dit plan van aanpak hebben we focus en sturingsmogelijkheden gecreëerd voor de organisatie. De keuze is bijvoorbeeld gemaakt om eerst ISO9001:2015 te certificeren en de basis te leggen voor een certificering conform ISO27001 (informatiebeveiliging) en NEN7510 (informatiebeveiliging in de zorg).

Met de keuze voor ISO9001:2015 krijg je als organisatie een blauwdruk ter beschikking voor het structuren en presenteren van je organisatie. Denk aan het vaststellen van de primaire en secundaire bedrijfsprocessen en wie binnen DiVetro waarvoor verantwoordelijk is. Na het vaststellen van het beleid voor kwaliteitsmanagement heeft de werkgroep de scope en diepgang bepaald van de bedrijfsprocessen, met als uitgangspunt alleen zaken te documenteren die toegevoegde waarde bieden. Denk daarbij aan bedrijfscontinuïteit, kennisoverdracht en continu verbeteren.

Om te komen tot goede beschrijvingen van processen en procedures zijn met de verantwoordelijke DiVetrojanen interne audits gehouden. We ontdekten ook verbeterpunten. Voorbeelden zijn:

• het aanscherpen van de leveranciers-evaluatie;
• kennisoverdracht: het borgen dat bij afronding van opdrachten een evaluatie voor collega’s wordt gedaan van de lessons learned.

Omdat we goede ervaringen hebben met GRC tooling, hebben we dat ook zelf ingezet. Alle verbeterpunten zijn vastgelegd in een centraal verbeter-register. De tool gaf goed inzicht in de voortgang van voorstellen voor verbetering en de daaraan gestelde prioriteit. Een bijkomend voordeel is dat bij een audit snel vast kan worden gesteld, welke veranderingen en verbeteringen er plaatsvinden of zijn gerealiseerd.

Is DiVetro nu anders gaan werken?

In de kern is onze werkwijze niet veranderd. Wel hebben we nu een kwaliteitssysteem dat ons helpt onze kwaliteit continu te monitoren en te verbeteren. Het bewustzijn om kwaliteit te leveren is verhoogd, de kennisdeling is beter geworden en hebben we onze bedrijfsvoering verbeterd. Nieuwe collega’s krijgen een introductie in het kwaliteitssysteem en conform ISO9001:2015 houden we regelmatig interne audits om bestaande processen en procedures te verbeteren.

Hoe helpt DiVetro ook andere organisaties bij dit soort trajecten?

De aanpak die wij intern hebben toegepast, passen wij ook bij opdrachtgevers toe. Wij helpen organisaties bij het vormen van een visie op kwaliteit, het opstellen van het beleid, het begeleiden bij het opzetten van het kwaliteitssysteem en het voorbereiden van het audit proces.

DiVetro kan zo haar opdrachtgevers helpen met het verbeteren in kwaliteit. Resultaten zijn beter lopende processen, meer inzicht in kwaliteit en het bereiken van een mijlpaal in kwaliteit: het ISO9001-certificaat.

Over de auteur