Patrick Rikken

Welke specificaties heeft u als opdrachtgever nodig in een Europese Aanbesteding volgens Best Value Procurement (BVP)? Het antwoord op deze vraag is niet (langer) zo eenvoudig als het lijkt.

In de Best Value community ondervinden we de laatste tijd immers een omslag in het denken. Waar Best Value specialisten enkele jaren geleden van mening waren dat het aantal specificaties minimaal moest zijn in de vorm van projectdoelstellingen, zien we tegenwoordig vaak een ruimere opvatting.

Met de volgende 5 principes geven we u graag een richtlijn mee om uw volgende Europese Aanbesteding van optimale specificaties te voorzien.

1.      Maak uw verwachtingen duidelijk

Er zijn geen vaste richtlijnen om de vorm, inhoud, hoeveelheid en de gewenste mate van detail van de specificaties in aanbestedingen weer te geven. Maar als u als opdrachtgever een duidelijk idee heeft over wat u nodig heeft dan kunt u de expert wel helpen om een scherp beeld te krijgen van uw verwachtingen.

Een echte expert weet over het algemeen veel beter dan uzelf wat u nodig heeft en hij zal dit in zijn offerte motiveren om u als opdrachtgever te overtuigen. Daarom is het belangrijk dat u als opdrachtgever duidelijk maakt dat het door u geschetste beeld slechts uw verwachtingen weergeeft en dat het geen idée-fixe is.

Communiceer uw wensen niet als een verplicht programma van eisen maar als een lijst met verwachtingen. Risico’s worden vaak veroorzaakt door verschillen in verwachtingen over het eindresultaat, de scope, de tijdslijnen en de benodigde budgetten. Hoe eerder de expert deze verschillen kan inschatten, des te beter zijn voorstel en des te beter de opdrachtgever de echte expert kan herkennen.

2.      Vraag simpele, verifieerbare metrieken

In eerdere artikelen hebben we al beschreven dat de projectdoelstellingen in een Europese Aanbesteding centraal moeten staan. Op die manier kunt u ook meteen de echte experts van de minder goede experts onderscheiden.

Een echte expert weet u begrijpelijk uit te leggen hoe hij uw doelstellingen helpt realiseren. Hij zal hier begrijpelijke, overtuigende en gemakkelijk te verifiëren metrieken voor gebruiken. Wij raden u als opdrachtgever aan om per doelstelling metrieken te vragen waarmee de expert u zal overtuigen van zijn kwaliteiten en prestaties. Hoe duidelijker de metriek hoe beter.

3.      Vermijd minimumeisen

Europese Aanbestedingen bevatten doorgaans veel minimumeisen die liefst zo specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden (SMART) zijn. Het idee hierachter is dat dergelijke minimumeisen een objectieve beoordeling van de inschrijvingen vergemakkelijken.

In de praktijk zien we echter al jaren dat minimumeisen onder prijsdruk een tegengesteld effect hebben. Opdrachtnemers beschouwen de minimumeis als het niveau dat ze moeten halen. Daarmee wordt de minimumeis in de praktijk vaak de maximumprestatie. En juist omdat de levering in de praktijk vaak tegenvalt is de natuurlijke reactie van aanbestedende diensten om de eisen in volgende aanbestedingen nog strakker te definiëren. Maar meer en strengere eisen hebben niet noodzakelijke betere resultaten tot gevolg.

In de praktijk heeft het weinig zin om een niet-expert nog meer onder druk te zetten. Op die manier ontstaan welles-nietes discussies en de niet-expert laat de opdrachtgever vertellen wat hij moet doen en laat zich zo verder afleiden van goede prestaties.

Minimumeisen zijn een direct gevolg van de beginselen van de Europese Aanbestedingswet: non-discriminatie, objectiviteit, transparantie en proportionaliteit. Offertes lijken beter (en makkelijker) vergelijkbaar als gegadigden aan minimumeisen moeten voldoen.

De praktijk wijst echter uit dat offertes veel duidelijker te vergelijken zijn op basis van eenvoudige metrieken zoals klanttevredenheid en het percentage uitgelopen projecten en budgetoverschrijdingen. Deze metrieken zijn uitstekend te vergelijken en te verifiëren en doen recht aan de pijlers van Europees Aanbesteden.

4.      Als een detail belangrijk voor u is, specificeer het dan.

Als opdrachtgever, adviseur of projectmanager wilt u de expert in zijn kracht zetten. U wilt dat de expert op basis van zijn kennis en ervaring de meest optimale oplossing voor uw situatie aanreikt. Dat lukt niet als u zelf de oplossing gaat bedenken voor het probleem dat u opgelost wilt zien.

Een detailspecificatie is in principe het werk van een expert, maar in de praktijk is de situatie vaak genuanceerder. Zo kan de context waarin de oplossing moet functioneren al in detail vastliggen of misschien is er al jaren onderzoek gedaan naar een bepaalde oplossing en zijn er al dan niet negatieve ervaringen opgedaan met eerdere oplossingen.

Weet dat u op bepaalde gebieden zelf een expert bent. Op die gebieden heeft de expert u nodig om zijn oplossing optimaal te laten renderen. Geef de expert daarom altijd de specificaties die hij nodig heeft om een optimale oplossing te voorzien. Deze specificaties mogen behoorlijk gedetailleerd zijn.

Als u bijvoorbeeld een oplossing zoekt voor een draadloos netwerk en u weet al dat de routers moeten worden aangebracht op een zwarte achtergrond dan is het interessant dat de expert weet dat de routers een bepaalde RAL-kleur moeten hebben.

Geef de expert wel altijd ruimte om met een oplossing te komen waar u zelf niet aan gedacht heeft. Als iets echt belangrijk voor u is, specifieer dit dan zo duidelijk mogelijk.

5.      Wees voorzichtig met specificaties waar u zelf geen verstand van heeft.

Best Value is gebaseerd op een filosofie waarin het management, de controle en de inspectie van de expert geminimaliseerd worden. Als de opdrachtgever de expert gaat vertellen wat deze moet doen en als de opdrachtgever elke stap gaat controleren dan verlaagt dit het initiatief en het verantwoordelijkheidsgevoel van de expert. Zo worden de risico’s juist groter.

Wees vooral voorzichtig met specificaties waar u als opdrachtever zelf geen (of minder) verstand van heeft. Ga niet op de stoel van de expert zitten, zeker niet als de expert veel meer kennis van zaken heeft.

Meer weten over Best Value Procurement?

Wilt u meer informatie over (de voordelen van) best value procurement voor uw organisatie? In de komende maanden beantwoorden we op deze website de volgende vragen:

• Hoe haal je het maximale uit kansen- en risicodossiers van Best Value Procurement?
• Hoe lang mag een concretiseringsfase duren in Best Value Procurement?
• Wat doe je als Best Value Procurement toch niet de meest geschikte expert oplevert?
• Wat zijn de handvaten voor succesvol management van een Best Value project na gunning?

Schrijf u hier in voor onze maandelijkse nieuwsbrief. U ontvangt onze publicaties over Best Value Procurement dan automatisch in uw mailbox.

Wilt u graag met een van onze sourcingspecialisten spreken? Aarzel niet en neem vrijblijvend contact met ons op via info@divetro.nl of +31 (0) 88 000 54 00. Wij helpen u graag verder.

Neem contact op