07 mrt Meer grip op informatiemanagement door zaken los te laten

Informatiemanagement is voor veel organisaties een steeds grotere uitdaging. Er is immers voortdurend meer informatie beschikbaar en er zijn steeds meer technische mogelijkheden om deze informatie uit te wisselen.

Wilt u ook meer grip op uw informatiemanagement? In dit artikel leest u hoe u meer grip kunt krijgen door bepaalde zaken los te laten.

Wat is informatiemanagement?

Informatiemanagement is, wat ons betreft, het geheel van maatregelen die genomen kunnen worden om informatie op te slaan, te structureren en op het juiste moment aan de juiste partijen beschikbaar te stellen en voor alle andere partijen af te schermen.

En informatiemanagement is, zo merken wij, een grote uitdaging voor organisaties. Er is immers steeds meer informatie en er zijn steeds meer technische mogelijkheden om informatie uit te wisselen. Particulieren en organisaties worden ook voortdurend slimmer en behendiger.

Informatiemanagement wordt dus steeds complexer. Het wordt continu moeilijker om informatie op te slaan, te structureren, toegankelijk te maken en te beveiligen. Dat is ooit anders geweest!

Informatiemanagement door de eeuwen heen

Nog niet zo lang geleden was informatiemanagement relatief eenvoudig. Voor de opkomst van het internet werd elk stukje informatie op een beperkt aantal plaatsen opgeslagen. De toegang tot deze informatie was dus relatief eenvoudig te controleren.

Als informatie gedeeld werd dan gebeurde dit meestal via koeriers, telefoon of radio. En als de informatie cruciaal was en er een grote kans bestond dat deze informatie onderschept zou worden, dan werd de informatie versleuteld.

Aan het einde van de vorige eeuw zagen we echter de opkomst van internet en even later de opkomst van mobiel internet en cloud computing. Nu zien we het internet of things op ons afkomen. Deze technologieën maken informatie delen eenvoudiger en informatie beheren complexer.

Informatiemanagement: grote uitdagingen in de 21ste eeuw

Organisaties staan voor een aantal grote uitdagingen. Een aantal voorbeelden:

• Organisaties produceren steeds meer en steeds sneller informatie;
• Organisaties moeten daarbij ook de juistheid en de volledigheid van informatie garanderen;
• Organisaties moeten hun informatie goed doorzoekbaar maken;
• Organisaties moeten hun informatie steeds meer (op een gebruiksvriendelijke manier) delen met de juiste partijen;
• Organisaties moeten hun informatie (beter) beschermen tegen alle andere partijen;
• Organisaties moeten slim omgaan met de apparaten van gebruikers;
• Organisaties moeten slim omgaan met de applicaties van gebruikers.

Dit levert een interessant spagaat op voor de informatiemanager.

Het spagaat van de informatiemanager

Informatiemanagers moeten niet langer (vooral) archivarissen en gatekeepers zijn; ze moeten vooral ook regisseurs worden die informatie op een slimme manier kunnen opslaan, structureren, toegankelijk maken en beschermen.

Informatiemanagers moeten compromissen zoeken tussen de behoeften van alle partijen:

• Gebruikers willen op een gebruiksvriendelijke manier met informatie werken;
• Gebruikers willen altijd en overal toegang tot informatie;
• Gebruikers willen hun eigen apparaten gebruiken;
• Gebruikers willen hun eigen applicaties gebruiken.

Maar hier houdt het niet op. Gebruikers willen ook dat hun (vertrouwelijke) informatie goed beveiligd wordt. Dit levert een interessant spagaat op dat enkel houdbaar is wanneer de informatiemanager zich flexibel opstelt. Enkel zo kunnen we grip krijgen op ons informatiemanagement.

Hoe krijgt u meer grip op informatiemanagement?

Het is niet langer mogelijk om alle informatie op te slaan en ook niet om alle informatie op een goede manier te structureren en te ontsluiten. Het is ook niet langer mogelijk om alle gebruikte apparaten of applicaties binnen een organisatie te controleren. Dit staat de gebruiksvriendelijkheid van IT in de weg.

Wij zien daarom maar 1 duurzame oplossing: loslaten wat kan en grip krijgen op wat moet. Dit is de enige manier om vandaag beslissingen te nemen die ook in de toekomst zullen werken.

1. Laat los wat kan

Door de ‘consumeration of IT’ weten we allemaal steeds meer over IT. We willen ook op het werk onze eigen apparaten en onze eigen applicaties gebruiken. ‘Bring your own device’ en ‘bring your own application’ zijn al lang geen nieuwe begrippen meer.

Beheerorganisaties kunnen hier op 2 manieren mee omgaan:

• Organisaties kunnen alle apparaten en applicaties in hun netwerk monitoren en loggen. Dit kost echter veel tijd en geld en het staat de gebruiksvriendelijkheid in de weg. Meer nog: het is dweilen met de kraan open want elke dag komen er nieuwe apparaten en applicaties op de markt.
• Organisaties kunnen de toegang tot informatie monitoren en loggen. Zo hoeven niet langer (alle) apparaten en applicaties gelogd te worden. Zorg voor duidelijke gedragsregels en een beveiligingslaag op het moment dat mensen contact maken met je netwerk.

De tweede optie lijkt ons de enige werkbare oplossing die de gebruiksvriendelijkheid verhoogt en de beveiliging van informatie faciliteert.

Als medewerkers met hun smartphone binnen het gebouw op internet willen dan hoeft het toestel niet gecontroleerd te worden, maar als medewerkers informatie raadplegen, dan moet de toegang wel goed gecontroleerd worden.

Op zich maakt het ook niet uit of medewerkers liever Microsoft Word of Pages van Apple gebruiken. Zolang ze maar een duidelijk uitwisselingsformaat (bijvoorbeeld .docx of .pdf) hebben en zolang bestanden maar goed gecontroleerd worden voor ze op het interne netwerk geplaatst en/of gedeeld worden.

Op deze manier wordt informatiemanagement (en informatiebeveiliging) een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de organisatie en alle stakeholders die met de informatie moeten werken. Uiteraard blijft de regie en de eindverantwoordelijkheid van het informatiemanagement wel bij de organisatie.

2. Krijg meer grip

Bewaak digitale accounts

Door de ‘consumeration of IT’ hebben we met z’n allen steeds meer digitale accounts. Het wordt daarom steeds belangrijker om als organisatie grip te krijgen op de digitale identiteit van iedereen die met informatie in contact komt. Een goede samenwerking tussen verschillende afdelingen (HR, Marketing, Sales…), systemen (HRM, CRM…) en externe partijen is noodzakelijk.

We moeten altijd en overal een goed begrip hebben van:

• De personen die informatie in het systeem uploaden (bijvoorbeeld in het onderwijs leerlingen die tentamens afleggen);
• De personen die informatie gebruiken (bijvoorbeeld in het onderwijs de leerkrachten die de tentamens verbeteren);
• De autorisaties van iedereen die met geclassificeerde gegevens in aanraking komt.

Gebruikers moeten zich te allen tijde grondig blijven identificeren om er zeker van te zijn dat hun digitale identiteit klopt, maar dit mag de gebruiksvriendelijkheid van informatietoegang niet in de weg staan.

Verder moet iedere informatiemanager iedereen altijd en overal meteen de toegang tot informatie kunnen ontzeggen of een ander autorisatieniveau toekennen, bijvoorbeeld wanneer een werknemer naar een andere afdeling gaat of wanneer een werknemer de organisatie verlaat.

Pick your battles

We kunnen onmogelijk nog alle informatie opslaan en alle apparaten en applicaties controleren. Daarom wordt het steeds belangrijker om keuzes te maken:

• Welke gegevens zijn cruciaal voor de organisatie? Maak een verstandige keuze zodat je de cruciale gegevens zo goed mogelijk kunt beschermen.
• Welke systemen zijn belangrijk? Maak ook hier een keuze: welke systemen moet en kun je beveiligen? Het is niet omdat een systeem in het verleden veel geld gekost heeft dat je het in de toekomst nog zwaar moet beveiligen. Maak een goede inschatting op basis van de uitdagingen waar we vandaag en morgen voorstaan en beveilig die systemen en applicaties zo goed mogelijk.

Informatiemanagement: een verloren zaak?

Als je als organisatie al je informatie wilt opslaan, structureren, delen en beveiligen én als je bovendien al je systemen en apparaten wilt beveiligen en de apparaten en applicaties van je gebruikers wilt controleren, dan is informatiemanagement wellicht een verloren zaak.

We kunnen niet langer alles beheren. Daarom moeten we slimme keuzes maken om onze investeringen qua tijd, geld en mensen zo goed mogelijk te laten renderen én een zo hoog mogelijke gebruiksvriendelijkheid na te streven.

Pick your battles dus. Nu en in de toekomst!

Vragen of opmerkingen?

Vond u dit artikel interessant? Bedankt om het met uw netwerk te delen. Dat kan eenvoudig via de knoppen onderaan dit artikel.

Heeft u vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Wij horen ze graag via het reactieformulier onderaan deze pagina, via info@divetro.nl of +31 (0) 88 000 54 00.

Blijf op de hoogte

Wilt u meer van dit soort blog posts lezen? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief. U ontvangt onze blog posts dan in uw mailbox zodra ze op onze website verschijnen.

Meld u aan voor onze nieuwsbrief