DiVetro over Crisismanagement

Crisis uit China

Het Chinese karakter ‘Wei Jie’ betekent crisis, maar staat ook voor ‘kans’ en ‘uitdaging’. Zo werd in ieder geval beweerd door John F. Kennedy (en is dat later vaak overgenomen). En hoewel het geen juiste vertaling betreft zit er wel iets in de bewering dat een crisissituatie kansen biedt en belangrijke verbeterpunten bloot legt.

In crisismanagement is het gebruikelijk om uit te gaan van een goede voorbereiding. In de praktijk is dat vaak lastig, omdat gesprekken over wat er mis zou kunnen gaan nou eenmaal niet zo fijn zijn om te voeren, als speculatief worden afgedaan of overvleugeld worden door onderwerpen die op die dag urgent zijn. Er moet dan ook vaak hard aan ‘bewustwording’ worden gewerkt. Als de voorbereiding in uw organisatie spaak liep heeft u daar nu misschien spijt van?

Niet nodig hoor. Achterom kijken heeft meestal maar beperkt zin. De huidige crisis biedt kansen om u beter voor te bereiden op de volgende crisis. En als we de berichtgeving al mogen geloven zou de volgende golf Corona komende winter alweer de kop op kunnen steken. Het is dus verstandig om naast uw actuele maatregelen en ingrepen meteen al te werken aan de voorbereiding van de volgende crisis. Kijk bijvoorbeeld eens wat de lessen van de SARS-uitbraak waren.

Behalve de kansen die u heeft om te leren van deze crisis biedt in sommige organisaties het stil vallen van de dagelijkse operatie ook kansen om werk op te pakken dat al lang bleef liggen, omdat er geen tijd voor was. Als u alle kansen weet te benutten komt u misschien wel heel anders uit de crisis. In die zin zou de feitelijke betekenis van ‘Wei Jie’ toch op kunnen gaan voor u; het betekent namelijk zoiets als ‘keerpunt’.

Het proces van crisismanagement

Crisismanagement is het proces waarmee een organisatie omgaat met ernstige gebeurtenissen die een bedreiging vormen voor de organisatie, haar stakeholders of de maatschappij als geheel. Het is een cyclisch en lerend proces dat vaak uit de volgende stappen bestaat:

1. Identificeren van de crisis (of mogelijke toekomstige crises)
2. Voorbereiden op de crisis (u kent uw kwetsbaarheden en prioriteiten en heeft een plan)
3. Preventie (maatregelen om -het nadelige effect van- een crisis te voorkomen)
4. Repressie (maatregelen om -het nadelige effect van- een crisis te dempen)
5. Herstel (maatregelen om zo snel mogelijk weer ‘normaal’ te functioneren en schade te herstellen)

Vaak wordt de term crisismanagement overigens gereserveerd voor stap 4 en wordt het hele proces risicomanagement of continuïteitsmanagement genoemd.

De inhoudelijke maatregelen zijn sterk afhankelijk van uw eigen context, veerkracht en volwassenheid. In alle gevallen geldt echter dat snelheid van handelen, juiste en tijdige informatie, duidelijke besluiten en heldere communicatie cruciaal zijn voor goed crisismanagement. Het vraagt dan ook om sterk leiderschap en een daadkrachtig multidisciplinair crisisteam.

Zes regels voor crisismanagement

Er zijn zes regels die u bij crisismanagement kunt hanteren:

1. Formeer een krachtig leidend team
2. Ken de bedreigingen en sta er klaar voor
3. Falen in de voorbereiding is een voorbereiding om te falen
4. U heeft 48 uur om in actie te komen
5. Verdeel en heers (maak de acties klein)
6. Betrek hulp van buiten

Zijn deze al op uw organisatie van toepassing?

Wat doet u nu?

Op dit moment bent u waarschijnlijk druk met repressieve maatregelen. U bent afstandsonderwijs aan het organiseren in uw onderwijsinstelling, logistiek capaciteit aan het opschalen in uw ziekenhuis, alle handen aan het bed te brengen in de zorg, communicatie en samenwerking aan het organiseren en automatiseren, werkroosters aan het aanpassen, communicatie naar uw stakeholders aan het verzorgen en zo verder.

Het onderwijs is momenteel druk bezig om afstandsonderwijs te realiseren. Dat wilden we al heel lang, maar lukte nog slechts mondjesmaat. Het afstandsonderwijs varieert nu van het samenstellen van pakketjes met opdrachtvellen die naar leerlingen gestuurd worden in het primair onderwijs tot het publiceren van ‘open courseware’-colleges die via internet voor iedereen toegankelijk zijn in het HBO en op universiteiten. Opdrachten verstrekken en innemen, samenwerken aan opdrachten en hoorcollegevormen (live of opgenomen) zijn ook het meest geschikt voor digitalisering. Hoewel er in webinars wel enige interactie mogelijk is via een chatfunctie of in kleine groepen de vergaderfuncties van Teams, Zoom, Skype of Whereby nog wel werken, is goede lerende interactie (socratisch bijvoorbeeld) nog lastig om te digitaliseren. Als u de crisis wil gebruiken om afstandsonderwijs straks verder door te zetten is het raadzaam om uw ervaringen nu te registreren.

Leg uw ervaringen vast

Wij raden alle organisaties aan om direct te zorgen voor goede vastlegging van wat er nu gebeurt en waar ze tegenaan lopen. Ken de feiten. Wanneer gebeurt er wat? Wie komt in actie? Zijn verantwoordelijkheden duidelijk? Weet ik hoe ik besluiten moet nemen? Welke besluiten neem ik nu en op grond waarvan? Heb ik daar de juiste informatie voor? Zaten er belemmeringen in mijn afspraken met derden? Komen er fouten aan het licht die ik nog niet kende? Weet ik wat mijn kritische processen zijn? Heb ik de juiste zaken voorbereid?

Als u nu zorgt voor een efficiënte vastlegging van alles wat u doet heeft u de juiste informatie om een evaluatie in te gaan en te leren voor de volgende crisis. U gaat op dit moment nog geen plannen maken, maar zodra het stof wat is neergedaald wel. Dan bent u blij als u daarvoor goede input heeft!

Heeft u hulp nodig met de coördinatie van werkzaamheden op dit moment, digitalisering of advisering over en realisatie van crisismanagement, risicomanagement of continuïteitsmanagement. Neem dan contact met ons op.