03 okt Grip op documentatie met social collaboration tools
Marco Campman en Dennis Geluk
Het zal u vast al eens overkomen zijn: U wilt wat feedback op een document waarmee u aan het werk bent. U stuurt het document als bijlage in een e-mail naar een aantal collega’s. Intussen werkt u verder aan het stuk, want het was zeker nog niet klaar. In de loop van de dagen erna ontvangt u de opmerkingen van uw collega’s.
De ene collega heeft gebruik gemaakt van ballonteksten om feedback te geven, een andere heeft dat ook gedaan en blijkt een compleet andere visie te hebben, en een derde is zo vrij geweest om de teksten direct aan te passen. En omdat u intussen zelf verder heeft gewerkt aan het stuk zijn er nu vier versies die weer tot één nieuwe versie moeten worden samengevoegd.
Omdat twee collega’s tegenstrijdige aanwijzingen geven en dat logischerwijze niet van elkaar wisten heeft u pas na de nodige discussies de definitieve versie kunnen afronden. En dan komt een nabrander vanuit onverwachte hoek: het document blijkt te zijn doorgestuurd naar iemand anders die ook nog feedback wilde geven…
Een archaïsche manier van werken
Klinkt u dit wat vreemd in de oren? Mij niet! Tot voor kort was deze archaïsche manier van werken voor mij de dagelijkse praktijk bij de projecten waar ik als analist was ingezet.
Voor het schrijven en bewaren van projectdocumentatie was een Office-suite beschikbaar en de documenten werden voor de veiligheid in een map op de fileserver bewaard.
Maar dat is uiteraard niet de enige plek waar het document wordt opgeslagen; na het rondzenden van een document ontstaan er immers meerdere kopieën van het document. Denk bijvoorbeeld aan een kopie in je eigen uitbox, in de inbox van de geadresseerden en op iedere werkplek waar de bijlage als lokale kopie wordt opgeslagen.
Het risico dat twee of zelfs meer kopieën tegelijk worden onderhouden in de veronderstelling dat juist dít exemplaar het origineel is, is bijzonder groot. Bedenk zelf maar eens hoeveel kopieën er van één document kunnen bestaan als er geen gedegen versiebeheer is en reviews via e-mail worden georganiseerd… En omdat fysieke geheugenruimte tegenwoordig relatief goedkoop is kan die wildgroei ongehinderd doorgaan!
Slimmer werken via social collaboration
Gelukkig zijn er voldoende hulpmiddelen die u kunnen ondersteunen in het indammen van de wildgroei aan kopieën en het actief samenwerken van personen beter ondersteunen.
Deze hulpmiddelen die het mogelijk maken om efficiënt met meerdere personen samen te werken maken deel uit van een groter geheel dat ook wel ‘social collaboration’ genoemd wordt. Velen zien het als de toekomst van digitaal samenwerken, maar de ideale theorie en de reële praktijk liggen vaak toch nog behoorlijk uit elkaar.
Social collaboration: de theorie
De klassieke manier van samenwerken waarbij de lijnen van de hiërarchie in een organisatie worden gevolgd leidt vaker en vaker tot vormen van ‘waste’. Zeker voor grote organisaties met globaal opererende teams zijn hulpmiddelen die de samenwerking bevorderen van levensbelang.
Social collaboration werkt optimaal wanneer er ondersteuning is voor synchrone samenwerking (zoals Skype, waar een onbeperkt aantal deelnemers een presentatie kan volgen en discussies kan voeren), asynchrone communicatie (zoals Yammer, Twitter en Facebook) en document management (zoals Sharepoint).
Voor een agile project waarbij de teamleden elkaar dagelijks op dezelfde plek tegenkomen, is een tool als bijvoorbeeld Confluence al ruim voldoende, omdat het een combinatie biedt van asynchrone samenwerking en een intuïtieve vorm van document management.
Social collaboration in de praktijk
De theorie van ‘social collaboration’ klinkt uiteraard als muziek in de oren. Iedereen kan werken waar en wanneer hij wil, er zijn geen lokale kopieën van documenten en iedereen heeft altijd de enige actuele versie van een document ter beschikking. Er is minder waste en er zijn geen frustraties. De praktijk ziet er helaas soms nog anders uit. Dat heb ik zelf al meermaals aan den lijve ondervonden, zo ook tijdens een van mijn laatste grote projecten waar ik mee aan werkte.
Tijdens dit project stapte men over van de ‘traditionele’ werkwijze (met lokale kopieën) naar social collaboration met behulp van Confluence. Dit was voor mij een grensverleggende ervaring. De grip op de projectdocumentatie werd flink verstevigd. Het gebruik van een social collaboration tool van Confluence voor documentbeheer biedt tal van voordelen.
Confluence zorgde o.m. voor minder beheerlasten, een betere toegankelijkheid, minder discussies over de lay-out van documenten, goed versiebeheer, een ‘single point of truth’, eenduidige autorisatie op documentniveau, koppelmogelijkheden naar andere documenten en een mooie integratie met Jira, een tool die ook veel door agile werkende teams gebruikt wordt. Kort samengevat: Confluence heeft ons veel tijd en frustraties bespaard.
Ondanks deze positieve eindbalans hebben we tijdens het project toch een aantal belangrijke lessen getrokken. Want hoe nuttig en handig tools en processen kunnen zijn; als ze niet goed toegepast worden dan bieden ze nog steeds niet de voordelen die ze kunnen bieden. De volgende tips wil ik u alvast niet onthouden.
Tips voor de inzet van een social collaboration tool
‘Bezint eer ge begint.’ Dat geldt ook bij de keuze en de introductie van een social collaboration tool binnen uw organisatie. Voordat een social collaboration tool wordt ingezet, is het slim om binnen de organisatie over een aantal zaken na te denken:
- Betrek uw medewerkers bij de keuze voor hun social collaboration tools
Vaak worden social collaboration tools gekozen zonder de medewerkers erbij te betrekken. Dit is een veelgemaakte fout en op zich best vreemd, want de medewerkers moeten uiteindelijk met de tools werken. Soms wordt een tool als deel van een office suite aangeboden; denk aan OneNote van Microsoft. Welke organisatie werkt daar al mee? En welk deel van die organisaties maakt er effectief gebruik van?
Organisaties verwachten ook vaak dat alle medewerkers met de nieuwe tool gaan werken, vaak zonder enige voorlichting of training. En toegegeven, soms lukt het om ‘early adopters’ te vinden die een vliegwieleffect creëren en anderen meenemen in het gebruik van de tool. Maar soms lukt dat niet en dan ligt de tool al snel vergeten op een plank en worden er nodeloos licentiekosten betaald.
Zorg daarom voor een goede ‘onboarding’ door een lage instapdrempel te creëren, mensen actief betrokken te maken en te begeleiden in het gebruik van het tool.
- Te veel bomen in het bos? Maak slimme keuzes!
Elke social collaboration tool kent een groot aantal ingebouwde functies. Net als bij een Zwitsers zakmes zal echter slechts een klein aantal onderdelen frequent gebruikt worden.
Trek daarom bij de introductie van een nieuwe tool niet meteen alle registers open, maar onderzoek eerst welke functies noodzakelijk zijn bij uw projecten en bedrijfsvoering. Leer medewerkers om die functies effectief te gebruiken. Zo zullen zij minder overweldigd worden, sneller en beter met de tool leren werken en sneller resultaten halen. Dit bevordert de acceptatie van de tool op zich.
- Middel versus doel
Een social collaboration tool is slechts een middel om het project te ondersteunen en is geen doel op zich. Ook voor projectdocumentatie geldt: teveel ervan is een vorm van verspilling. Zorg er dus voor dat u enkel social collaboration tools kiest die noodzakelijk zijn om uw doelen te ondersteunen.
- Configuratiemanagement
‘Versiebeheer versus releases’… dat is een heikel punt in omgevingen waar de ontwikkelingen continu doorgaan maar waar men ook documentatie verwacht die past bij de huidige release in productie.
Een nadeel van de meeste social collaboration tools is dat versiebeheer op documentniveau uitstekend is geregeld maar dat er geen pasklare oplossing is om de baseline van een bepaalde release in kaart te brengen. Zorg er dus voor dat u goed nadenkt over serieus configuratie management als de situatie daarom vraagt.
Tot besluit
Daar waar documenten gedeeld en bewerkt moeten worden is er meer dan Word en Explorer. Afhankelijk van de behoefte van het team is er een scala aan mogelijkheden om het gewenste doel te bereiken. Als actief samenwerken een doel is dan kan een social collaboration tool u een behoorlijk stuk op weg helpen.
Wilt u een keer van gedachten wisselen over de inzet van social collaboration tooling of over de mogelijkheden om grip op uw documentatie te krijgen? Neem gerust een keer contact op via +31 (0) 88 000 54 00 of info@divetro.nl.
Marco Campman is een informatie-analist en ontwerper met meer dan 25 jaar ervaring in de detachering. Hij levert zeer uiteenlopende diensten voor zeer diverse opdrachtgevers. Het merendeel van zijn opdrachten komt van de centrale overheid. De opdrachten waar hij het meeste plezier aan beleeft zijn die waar hij zijn analytische vaardigheden ten volle kan benutten.
Na 4 jaar als analist bij MijnOverheid (Binnenlandse Zaken) heeft Marco zijn werkterrein verlegd naar de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (Economische Zaken). Daar verzorgt hij de analyse en documentatie in Enterprise Architect van een applicatie die de commerciële visserij monitort op het gebied van Europese wet- en regelgeving.
Dennis Geluk is een senior informatie-analist en partner van DiVetro. Hij heeft meer dan 15 jaar IT-ervaring. Dennis is een gecertificeerd Use-Case 2.0 coach. Hij heeft bij verschillende organisaties een spilfunctie vervuld bij het implementeren van UC2.0, het invoeren van Agile werken en het verbeteren van requirements standaarden. Momenteel is Dennis coach en business analist bij de KLM en helpt hij diverse organisaties met vragen rond professionalisering.
