Ernst van de Beek

Softwarelicenties zijn een hoofdpijndossier voor bijna iedere ICT-manager. Iedereen kent wel een voorbeeld uit zijn of haar omgeving waarbij de licentiehuishouding werd verwaarloosd en er bij een controle enorm kostbare tekorten werden vastgesteld.

Toch blijkt in de praktijk dat Software Asset Management (SAM) bij het merendeel van de bedrijven niet of nauwelijks is ingericht, ook niet in goed ingerichte servicemanagement-organisaties.

Een van de redenen hiervoor is dat Software Asset Management iets ongrijpbaars is. Het lijkt op Asset Management, maar is het niet. Het overlapt met contractmanagement, maar is het niet.

In dit artikel ontdekt u:

• 4 belangrijke misvattingen over SAM,
• de gevolgen van geen, foutief of beperkt Software Asset Management
• de oplossing om succesvol met uw licentiehuishouding aan de slag te gaan.

Software Asset Management: 4 belangrijke misvattingen

1. Software Asset Management is onderdeel van procurement

Software Asset Management heeft overlap met procurement. De contractonderhandelingen worden dan ook vaak gezien als het belangrijkste onderdeel van het licentiemanagement.

Vaak wordt dit alleen ingestoken over de as van korting. Zelden wordt er gekeken naar de daadwerkelijke licentiebehoefte van de organisatie, meestal omdat er geen diepgaande licentiekennis in huis is en er geen goed communicatieproces met de kernorganisatie is neergezet.

Onderhandelen over de inhoudelijke producten van het contract is vaak geen competentie van procurement, waardoor er een grote kans gemist wordt op een serieus goedkoper contract zonder verlies van de benodigde functionaliteit.

2. Bij Software Asset Management is het lifecycleproces minder belangrijk

Software lijkt op het eerste gezicht weinig baat te hebben bij een lifecycleproces. In tegenstelling tot hardware kan software immers veel langer meegaan. Het hoeft niet afgevoerd te worden. Er blijft geen “afval” over wanneer het “end-of-life” is.

Het end-of-life-punt van software is veel lastiger vast te stellen dan dat van hardware. Toch is lifecycle management immens belangrijk omdat een oude SQL-server waar geen licentie meer voor gereserveerd is toch een flinke schadepost kan zijn wanneer deze bij een controle wordt vastgesteld.

3. Software Asset Management heeft geen interactie nodig met de andere servicemanagement-processen

Wijzigingsbeheer en projectbeheer zijn twee processen die op het eerste gezicht weinig interactie hebben met Software Asset Management. Keuzes voor nieuwe hardware en nieuw in te voeren applicaties worden zelden gemaakt met de huidige licentiehuishouding in het achterhoofd.

Toch kan een keuze voor nieuwe hardware of applicaties serieuze gevolgen hebben voor bijvoorbeeld de infrastructurele software zoals SQL, waarmee weer grote kosten gemoeid kunnen zijn.

4. Software Asset Management is vooral een ICT-aangelegenheid

Software Asset Management staat van alle servicemanagement-processen misschien wel het dichtst bij de kernoperatie.

Niet alleen de keuze van software gericht op eindgebruikers, maar ook de keuze van infrastructurele software, heeft een steeds grotere impact op de medewerkers van het bedrijf.

Deze keuzes bepalen in steeds grotere mate de manier waarop medewerkers hun werk ervaren en de manier waarop ze kunnen samenwerken en communiceren.

De gevolgen van geen of beperkt Software Asset Management

Bovenstaande misvattingen leiden vaak tot foutief of ontoereikend Software Asset Management. De gevolgen hiervan zijn tweeledig: overcompliance en incompliance. Beide gevolgen zijn zeer schadelijk voor de organisatie en beperken de mogelijkheden van ICT om de organisatie optimaal te ondersteunen.

Incompliance

Incompliance komt vaak pas aan het licht als het te laat is. Bijvoorbeeld wanneer er een nieuwe VM in het datacentrum is ingericht met de nieuwste Windows serverversie terwijl daar geen CAL-licenties voor aanwezig zijn. Een kleine fout kan zo enorme gevolgen hebben.

Overcompliance

Overcompliance is veel lastiger vast te stellen. Een audit van de softwarefabrikant gaat altijd alleen op zoek naar incompliance. Toch is overcompliance een groeiend probleem, zeker in de wereld van “Pay-Per-Use” SaaS-modellen.

Een licentie is snel uitgedeeld, maar vaak veel lastiger terug te nemen. Het matchen van de behoefte van de gebruiker aan het juiste type licentie is ook een grote uitdaging. De wet van de grote getallen zorgt ervoor dat een kleine verkeerde inschatting een flink duurder contract tot gevolg heeft. Dit bepaalt weer in grote mate hoeveel geld er is voor innovatie en ondersteuning.

De oplossing? Doordacht en gecontroleerd Software Asset Management

Software Asset Management gaat over het creëren van voorspelbaarheid en adequate controlemechanismen.

In optimale zin kan Software Asset Management betere begrotingen faciliteren bij projecten. Verder kan SAM helpen om contractonderhandelingen te vergemakkelijken, in- en overcompliance terug te dringen en te adviseren bij alle ontwikkelingen van zowel de business- als de ICT-afdeling. Hiervoor is een gedegen proces een noodzakelijke basis.

Daarnaast moet er een onafhankelijke autoriteit gezocht worden die kan adviseren zonder een belang te hebben bij de vorm van de oplossing. Door deze autoriteit te koppelen aan een interne bewaker van het proces borg je dat de (financiële) consequenties bij elke beslissing goed in kaart gebracht zijn.

In een volgend artikel geef ik graag meer informatie over de organisatie van goed Software Asset Management.

Vragen of interesse?

Heeft u vragen over Software Asset Management in het algemeen of over de inhoud van dit artikel in het bijzonder? Aarzel niet en neem vrijblijvend contact met ons op: +31 88 000 54 00 of info@divetro.nl. Ik help u graag verder.