De overheid is al enkele jaren bezig met de voorbereiding op de implementatie van de Omgevingswet. Een wet die veel impact heeft op de digitale huishouding van overheden, maar vooral ook veel kansen biedt om zowel de digitale als analoge dienstverlening aan burgers sterk te verbeteren. Ons pleidooi is om het digitaliseringstraject niet los te zien van de stelselwijziging en gelijktijdig met de omgevingsvisie een digitale visie en strategie te ontwikkelen. Wij kunnen u daar op een snelle, wendbare en waardevolle manier bij helpen.

Inleiding

In eerdere artikelen hebben mijn collega’s toegelicht wat de Omgevingswet inhoudt en wat ervoor nodig is om deze wet te implementeren. In deze artikelen is ook duidelijk gemaakt hoeveel impact de nieuwe wet heeft op de informatiehuishouding en het ICT-landschap van ministeries, provincies, gemeenten, omgevingsdiensten, veiligheidsregio’s, GGD’s en waterschappen. De Omgevingswet betekent een stelselwijziging met gelijktijdige organisatieverandering, cultuurverandering, procesverandering en systeemverandering. Vanuit de overheid en adviseurs als wij wordt veel materiaal beschikbaar gesteld om de invoering te begeleiden. Wat ons hierin opvalt is dat de vier vormen van verandering veelal als separate verandertrajecten worden benaderd. In dit artikel bepleiten we een samenhangende aanpak die start met een visie- en strategietraject waarin verregaande digitalisering vanuit een klantreis het uitgangspunt is.

De strategische omgevingsvisie levert fantastische input over de gewenste digitalisering

Diverse overheden hebben inmiddels een omgevingsvisie geschreven. In veel gevallen zijn hierin ook burgers, bedrijven en andere belanghebbenden betrokken. In inspraaksessies hebben belanghebbenden kunnen aangeven wat ze verbeterd willen zien. Deze sessies hebben zeer veel bruikbaar materiaal opgeleverd, weten we. In de omgevingsvisies die we afgelopen jaar hebben bestudeerd, is de waardevolle en vaak gedetailleerde input uit dergelijke sessies vertaald naar abstracte doelstellingen. Deze doelstellingen moeten vervolgens naar inzicht en mogelijkheden van de betrokken afdelingen vertaald worden naar concrete proces- en systeemverbetering. Daarbij gaat informatie verloren. Wij zien in de geïnventariseerde input kansen om veel concreter, sneller en waardevoller verbetermogelijkheden door te voeren, samengevat in digitale visie en strategie.

Digitalisering verhoogt de klantvriendelijkheid voor zowel digivaardigen als digibeten

Zou het niet mooi zijn om de verzamelde input direct te vertalen naar concrete klantreizen, waarbij het uitgangspunt is: een zo hoog mogelijke digitaliseringsgraad? Niet als op zichzelf staand doel, maar met de intentie om de dienstverlening aan álle belanghebbenden te verbeteren! Zo’n 80 à 90% van de transacties in het kader van de Omgevingswet kan o.i. naar verwachting standaard worden afgewerkt. Als dit volledig digitaal kan, worden hiermee dus ook 80 à 90% van de belanghebbenden bediend op een voor hen handige en prettige manier. Bijvoorbeeld aanvragen kunnen 7 dagen per week en 24 uur per dag worden ingediend. Van de voortgang kan op elk moment van de dag kennis worden genomen, evenals van de eindbeslissing. Ook de communicatie over een zaak kan voor het overgrote deel volledig online plaatsvinden. Dit spaart tijd en inspanning bij zowel de burger als de ambtenaar, welke kan worden ingezet om de belanghebbenden die extra zorg en aandacht nodig hebben de aandacht te geven die zij nodig hebben. Door van A tot Z digitaal te denken, kan dus zowel de doelgroep die digitaal vaardig is als de doelgroep die dit (nog) niet is dus maximaal worden bediend. Het DSO is hierbij een belangrijk hulpmiddel.

Door de omgevingsvisie te combineren met een digitale visie en strategie maakt u grote sprongen

Organisaties die nog bezig zijn met het opstellen van een omgevingsvisie dagen wij uit om gelijktijdig een digitale visie en strategie op te stellen, inclusief concrete use cases. Organisaties die al een omgevingsvisie hebben, nodigen we graag uit om die omgevingsvisie te vertalen naar zo’n digitale visie en strategie. Dit levert een concreet plan op om verbetermogelijkheden met de juiste aanpak en oplossingen in zo kort mogelijke tijd en in volgorde van waarde voor de belanghebbenden te realiseren.

Digitale visie op de Omgevingswet: klantreis beredeneerd vanuit de belanghebbende

Een digitale visie in relatie tot de Omgevingswet beschrijft de stip-op-de-horizon in termen van concrete resultaten voor belanghebbenden als burgers en bedrijven. Die concrete resultaten kunnen het beste worden beschreven in de vorm van klantreizen per belanghebbende en per product of dienst. Elke stap (of zijstap) uit zo’n klantreis wordt beredeneerd vanuit de belanghebbende en beantwoordt de vraag: hoe wordt zij of hij het best en het snelst geholpen? Zo doen succesvolle online retailers dit ook met hun klanten. De input die uit inspraaksessies en andere interacties met belanghebbenden is ingewonnen is dan ook zeer waardevol en belangrijk. En daarom is het ook zonde om die input alleen te gebruiken om abstracte doelstellingen te destilleren. Naast de input van belanghebbenden verzamelen we ook input uit andere bronnen, zoals andere lopende programma’s en projecten (bijvoorbeeld de energietransitie) met een ICT-component, een SWOT-analyse van de huidige situatie en maatschappelijke en technologische trends. Met al deze ingrediënten in kaart gebracht, beschrijven we samen met u een realistisch toekomstbeeld met zeer concrete resultaten.

Digitale strategie: verbeteringen met de hoogste waarde eerst

In de strategie beschrijven we de route naar de stip-op-de-horizon, de toekomstige situatie over enkele jaren. Het is onmogelijk om die route volledig in detail te beschrijven, omdat in een traject als deze niet precies te voorspellen is hoeveel inspanning elk van de bedachte resultaten precies vergen en welke afhankelijkheden daarbij spelen. Een meerjarig detailplan zou alleen maar schijnzekerheid geven. Wel kunnen we het pakket aan bedachte resultaten opsplitsen in werkpakketten van benodigde activiteiten die we clusteren in een overzichtelijk aantal thema’s met een bepaalde waarde. Denk hierbij bijvoorbeeld aan resultaten binnen thema’s als duurzame mobiliteit, klimaatadaptief wonen en werken en veilige leefomgeving. Elk thema representeert een ambitie uit de omgevingsvisie. Activiteiten die binnen zo’n thema moeten worden uitgevoerd, worden geprioriteerd naar waarde voor de belanghebbenden in relatie tot de moeite die nodig is om het resultaat te behalen. We beginnen direct met de activiteiten die burgers, bedrijven of andere belanghebbenden direct merken. De activiteiten voor het eerste jaar zijn op die manier in hoge mate concreet te maken.  De activiteiten in het volgende jaar zullen wat abstracter van aard zijn en worden later in het traject geconcretiseerd.

Het opstellen van een gedragen digitale visie en strategie kan in zeer hoog tempo

In ons vijftienjarig bestaan hebben we veel ervaring opgedaan met het onder hoge druk opstellen van visie en strategie, zonder verlies aan betrokkenheid en draagvlak. In de kern berust ons aanpak op het slim samenbrengen van diverse droom- en denkbeelden, trends, ontwikkelen en concrete verbeterideeën afkomstig van echte ‘klanten’ en medewerkers die ‘het echte werk’ doen.  We combineren moderne methoden uit de wereld van start-up-accelaratie, serious gaming, spelsimulatie, snelpeil-enquêtemiddelen en samenwerktooling met traditionele workshophulpmiddelen. De doorlooptijd varieert van enkele dagen tot enkele weken.  Als u grote haast voelt om een omgevingsvisie te combineren met een digitale visie en strategie, neem dan contact met ons op.

Andere artikelen

Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen waarin diverse fasen en invalshoeken ten behoeve van de implementatie van de Omgevingswet aan de orde komen. Andere artikelen gaan onder andere over:

• De Omgevingswet, een introductie
• Hoe bepaal je hoever je bent met de invoering en wat je nog moet doen?
• Projectmanagement; waar let je op in het kader van de invoering van de Omgevingswet?
• Softwareselectie; waar let je op?

Over DiVetro

Wij zijn een ICT-adviesbureau, kennisorganisatie en dienstverlener, die zich inzet voor de waardevolle toepassing van digitale oplossingen. Wij hebben ons gespecialiseerd in expertisegebieden ten behoeve van digitale vooruitgang, zoals architectuur, business- en informatieanalyse, sourcing, regie, verandermanagement en security. We zijn werkzaam in branches die in hoge mate informatie gestuurd werken of dit willen gaan doen, zoals de overheid, onderwijs, zorg, logistiek en zakelijke dienstverleners. De veranderingen die de Omgevingswet teweegbrengt voor de organisatie, processen, cultuur, mensen en technologie interesseren ons zeer. Om die reden hebben we ons in deze materie verdiept en onze proposities daarvoor ingericht. DiVetro betekent ‘van glas’ in het Italiaans en staat voor de transparantie die wij zelf nastreven naar klanten, partners en collega’s. Met onze ruim 50 ervaren medewerkers en 150 associates realiseren we waardevolle resultaten voor onze opdrachtgevers conform afspraak. 

Over de auteur:

Patrick Rikken helpt als adviseur en partner organisaties visie op (digitale) transformatie te ontwikkelen en te realiseren. Hij is bereikbaar via telefoonnummer 06-12133346 of via de mail patrick.rikken@divetro.nl.