Als je workshops gepland hebt bij de klant en het coronavirus duikt op, dan is het nodig om te schakelen. Deze bizarre tijden vragen om anders denken en creatieve oplossingen. Als het op de gebruikelijke manier niet meer kan, wat kan dan wel?

Deze week hebben mijn collega en ik een workshop via Microsoft Teams begeleid. Dit was een workshop met een interactief karakter met als doel: de samenwerking en processen van het team ‘Informatievoorziening’ te professionaliseren.

Graag deel ik onze ervaringen en tips met online workshops:

Voorbereiding is alles!

Elke succesvolle workshop vraagt om een goede voorbereiding, maar online is dat nog belangrijker! Een strak draaiboek, met daarin wie neemt welk onderdeel voor zijn of haar rekening, is cruciaal. Bijvoorbeeld, wie van de facilitators opent en wie evalueert. Zorg dat je glashelder hebt wat je met welk onderdeel bij de deelnemers wilt bereiken. Is dat uitwisseling van beelden om tot een visie te komen, vaardigheden opdoen, processen inrichten of elkaars kwaliteiten beter leren kennen? Maak duidelijke keuzes voor de onderwerpen die je in 1 workshop wilt behandelen. Online de aandacht vasthouden van deelnemers is uitdagender dan in een face-to-face-situatie.

Strak voorzitterschap

Spreek van te voren af wie het voorzitterschap op zich neemt en wie meer op gedrag in de groep let. De voorzitter geeft deelnemers de beurt om te spreken en houdt in de gaten dat iedereen aan bod komt. Als je het voorzitterschap afwisselt, bepaal dan van te voren wanneer je dat doet. Online is belangrijk dat het proces met de afwisseling soepel verloopt. Door elkaar de ruimte te geven en expliciet aan je collega-facilitator vragen aan te vullen, kom je tot een natuurlijke dynamiek richting de groep.

Benoem bij start de omgangsregels

Voor iedereen is het wennen en de online etiquette is niet altijd helder. Benoem daarom bij start regels zoals: Telefoon uit, niet in de tussentijd je mail checken en zet je camera aan. Laat elkaar uitspreken, je krijgt erna de gelegenheid om vragen te stellen. En ook online blijft wat we bespreken “binnenskamers”, ook al zit je buiten in de tuin.

Sociaal moment inplannen

Voor de start van een live workshop spreek je elkaar meestal even bij binnenkomst of bij de koffieautomaat. Dit is een sociaal moment en draagt bij aan onderlinge verbondenheid. Dit moment mis je tijdens een online workshop. Zorg daarom dat je in de workshop voldoende ruimte geeft voor sociale interactie tussen deelnemers onderling. Sta ook stil bij hoe de sfeer is, zeker in deze tijd die voor iedereen impact heeft.

Actieve deelname door vragen vooraf

Actieve deelname neemt toe door een vraag of opdracht die je tijdens de workshop behandelt, vooraf per mail toe te sturen. Iedereen heeft dan de tijd om zijn of haar gedachten vooraf te formuleren. Onze ervaring is dat deze voorbereiding positief bijdraagt!

Weinig zenden, meer participeren

Zorg ervoor dat je niet teveel informatie zendt en de zendtijd kort houdt (ongeveer 10 minuten).  En wissel “zendtijd” af met een opdracht, een spel of een vraag voor de deelnemers.

Check, check en dubbelcheck

Test van te voren of linkjes van filmpjes of audio die je wilt laten zien werken. Let speciaal op audio/geluid en doe een finale check hierop ruim voor aanvang.

Neem regelmatig een pauze

Zorg voor “refresh” tijd, ieder uur 10 minuten om van het scherm weg te lopen, voor een toiletpauze of een noodzakelijk belletje tussendoor. Spreek van te voren af, hoe laat exact je iedereen weer terug verwacht. Start dan ook echt. Dit geeft een duidelijk kader: zo werken we hier en we nemen elkaar en de workshop serieus.

Zo min mogelijk of geen slides

Online samenwerkingstools bieden functionaliteiten om samen naar hetzelfde  scherm te kijken. Echter, er is een risico dat deelnemers afdwalen. Ook zie je elkaar veel kleiner in beeld wat een gevoel van afstand kan geven. Vraag jezelf af of je slides echt nodig hebt. Less is more!

Benoem het samen leren

Online een workshop doen is ook samen leren hoe je dat doet. Schep een constructieve, open sfeer door het samen leren bij de start te benoemen en aan het eind van de workshop te vragen hoe iedereen het ervaren heeft.

Hoe vinden deelnemers dit?

Deelnemers vinden het vaak even wennen, maar zeker een goed alternatief.  Het is prettig dat je op deze manier toch verder kunt gaan. Het is voor iedereen anders en wennen. Samen improviseren en elkaar helpen, schept een band. Ook vinden deelnemers het leuk om collega’s op deze manier te leren kennen.  Het is namelijk best grappig als de kat van je collega voorbij loopt. Op afstand werken hoeft niet minder persoonlijk te zijn!

Geschreven door Rachel Polman, organisatiepsychologe bij DiVetro. Rachel helpt teams om complexe vraagstukken op te lossen, samen te veranderen en te vernieuwen.