Ook de overheid omarmt agile werken steeds meer en meer. We spraken met onze collega Selmar van Egmond over zijn inbreng bij de gemeente Den Haag. Selmar is daar ingezet als productmanager in het sociaal domein en geeft leiding aan zes teams die de dienstverlening in het sociaal domein verbeteren. Hij heeft kans gezien om dit op een agile manier te doen en dat slaat aan!

Selmar, fijn dat je tijd kon vrijmaken. Voordat we het over het agile werken gaan hebben: we kennen je achtergrond vanuit dit eerdere interview. Zijn daar inmiddels aanvullingen op?

Selmar: Jazeker: tegenwoordig heb ik namelijk een leidinggevende rol. Ik ben nog steeds door de inhoud gedreven, maar ik focus nu minder op mijn eigen resultaat, maar meer op het faciliteren van mijn teams, zodat zíj́ resultaat kunnen leveren. Dat geeft me veel voldoening. In mijn huidige opdracht bij de gemeente Den Haag vind ik ook zingeving: alles wat we doen is ten dienste van de burger. De voldoening en zingeving die ik nu ervaar, geven me energie en doorzettingsvermogen.

Je bent gegroeid, gefeliciteerd! Over die opdracht bij de gemeente: kan je ons de contouren schetsen?

Selmar: Als Productmanager Inkomensondersteuning geef ik leiding aan multidisciplinaire teams die werken aan het verbeteren van de dienstverlening aan de burger in het sociaal domein. Het is een soort matrixorganisatie: de mensen in de teams worden veelal hiërarchisch en vakinhoudelijk aangestuurd door hun eigen afdeling. Mijn verantwoordelijkheid is de functionele aansturing waarbij ik de burger vooropstel. Omdat deze agile organisatie nieuw is voor de gemeente Den Haag, ben ik ook de kwartiermaker voor agile werken in multidisciplinaire teams.

“De burger voorop”: wat kan hij verwachten van je teams?

Selmar: Wij geven de burger toegang tot financiële bijstand en armoederegelingen. We helpen hem om zijn huishoudboekje op orde te krijgen en maken een persoonlijk plan op basis van al onze gemeentelijke regelingen. Zo begeleiden we de burger op weg naar een positiever leven.

Kan je een beeld schetsen hoe je teams zich hebben ontwikkeld?

Selmar: Rechtmatigheid en kwaliteit van dienstverlening zijn belangrijke speerpunten. Dit vraagt om een brede aanpak. In eerste instantie lag mijn focus op IT, maar dat bleek een te smalle benadering om echt een verschil te maken. We pakken tegenwoordig ook de bedrijfsmatige onderwerpen op in samenwerking met de uitvoeringsorganisatie. Zo zitten in de teams – naast de developers en testers – onder andere ook procesadviseurs, communicatie-specialisten en CX-designers. Door de integrale aanpak zijn we in staat zelfstandig een totaaloplossing te leveren.

Vooruitkijkend heb ik de ambitie om aantoonbaar waarde te leveren waarbij datagedreven werken een belangrijk thema is. Nu nemen we nog veel beslissing met kwalitatieve onderbouwing zonder de data echt op orde te hebben. Komende jaar wil ik 80% van de initiatieven kunnen relateren aan sturingsinformatie. Dit gaat ons helpen om het agile werken en het continu verbeteren beter richting te geven.

Wat is de essentie van agile werken?

Selmar: Vanuit visies en ambities zie je dat de oplossing vaak wordt gezocht in grote dingen. Als je een groots en meeslepend plan maakt en dat eerst helemaal ontwikkelt, is de kans groot dat tegen de tijd dat het klaar is, het de behoefte niet meer dekt. Bij agile werken gaat het om het leveren van waarde op zo’n manier dat de klant snel een minimale oplossing krijgt: het minimum viable product. Omdat stilstand achteruitgang betekent, ontwikkelen we die oplossing verder door op basis van feedback. Een proces waarin we continu leveren en verbeteren.

In essentie zoek je telkens naar wat nodig is om een volgende stap te zetten in de richting van je doel. Belangrijk is dat je duidelijk dat doel formuleert en dat je het succes kan afmeten. In mijn rol als leidinggevende leg ik de doelstellingen aan de teams uit en dat alleen al levert veel op aan leren en ontwikkelen.

Vervolgens gaan de teams samen aan de slag. De teams die bestaan uit verschillende disciplines, leggen nieuwe verbindingen tussen de afdelingen. Onze teams pellen deze complexiteit af naar kleine verbeteringen. Die brengen we in de praktijk en we toetsen meteen of we dichter bij het doel zijn gekomen.

“Agile is de kunst van het klein maken en daardoor aantoonbaar waarde creëren”

Het voordeel van deze werkwijze is het relatief snelle resultaat én dat je de wendbaarheid hebt om direct in te spelen op de eigenlijke en actuele behoefte. Dat geeft ook een goed draagvlak voor onze oplossingen.

Had je last van weerstand?

Selmar: Natuurlijk kan bij de introductie van agile werken onbegrip ontstaan. Je zit feitelijk in een continu veranderproces. Medewerkers die op zoek zijn naar een stabiele situatie, hebben daar moeite mee. Ook leidinggevenden moeten wennen aan de kanteling van een hiërarchische, taakgerichte organisatie naar een dienstverlenende, procesgerichte organisatie.

Het lijkt alsof je nooit klaar bent. Als we een product opleveren, is dat ook niet in één keer af. Dat betekent ook iets voor de vervanging van oude systemen. De vervanging gebeurt bij agile telkens maar voor een klein stukje.

Tegenover het ongemak dat de continue verandering soms geeft, staat dat er wel beweging is richting het doel en we tussentijds van de resultaten leren. De organisatie wordt wendbaarder en de feedback van de burger en consulenten helpt om te bouwen aan betere processen en systemen. Zodra we deze resultaten boekten, verdween het onbegrip en maakte dat plaats voor belangstelling.

Wat zijn dat voor resultaten?

Selmar: Heb je even? Ik noem een paar voorbeelden: de digitalisering van aanvraagprocessen van verschillende regelingen; het realiseren van de energietoeslag; het neerzetten van integrale sturing en het opzetten van een academie waar kennisborging en vakmanschap van de uitvoering centraal staat.

In het begin stonden delen van de organisatie nog sceptisch tegenover het organisatieconstruct dat we hebben ingericht, maar inmiddels krijg ik vooral positieve feedback. Niet alleen door de resultaten, maar ook vanuit het enthousiasme van de mensen die eraan werken.

Om af te sluiten: hoe zou je het samenvatten?

Selmar: Als ik de agile aanpak zou moeten samenvatten, dan komt het neer op het samenwerken aan gedeelde doelen ten dienste van de burger. Het succes ligt in een organisatievorm waarin mensen van verschillend pluimage elkaar weten te vinden. Agile helpt als methode enorm, het geeft een noodzakelijke structuur die de samenwerking ondersteunt. De verbindingen die zo gelegd worden tussen verschillende afdelingen en het draagvlak van de mensen in de teams zijn de grootste sleutel tot succes.

Selmar, dank je voor dit kijkje in de keuken van een agilist. Een goede voortzetting met je teams toegewenst!

Meer weten over agile werken? Lees hoe DiVetro agile ziet of bekijk onze eerdere artikelen over agile en overheid.