Robbert Dijkshoorn

Heeft u een complexe aanbesteding? In een vorig artikel beschreven we de voordelen van een mededingingsprocedure met onderhandeling en hoe u deze aanbestedingsprocedure toepast.

In dit artikel beschrijven we een dergelijke aanbesteding bij het Openbaar Ministerie die DiVetro onlangs succesvol heeft begeleid, inclusief 5 handige inzichten en tips van opdrachtgever Maarten Poot om een succesvolle mededingingsprocedure met onderhandeling uit te voeren.

Het Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (OM) is de enige instantie in Nederland die verdachten voor de strafrechter kan brengen. Wanneer iemand wordt verdacht van het plegen van een strafbaar feit krijgt hij of zij met het OM te maken.

Het OM zorgt ervoor dat strafbare feiten worden opgespoord en vervolgd. Daarvoor wordt samengewerkt met de politie en andere opsporingsdiensten.

Het OM houdt ook toezicht op de goede uitvoering van het vonnis van de rechter; boetes moeten worden betaald, gevangenisstraffen uitgezeten, taakstraffen goed uitgevoerd. Het OM is onderdeel van het Ministerie Justitie en Veiligheid. Voor meer informatie zie https://www.om.nl/.

Situatieschets

Het OM staat aan de vooravond van grote veranderingen. Deze veranderingen worden gedreven door maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. De maatschappij digitaliseert in een hoog tempo en er worden steeds transparantere en snellere acties van OM-medewerkers verwacht.

Om de ontwikkelingen en ambities qua informatievoorziening en informatiebeveiliging bij te houden is besloten om de dienstverlening voor kantoorautomatisering (werkplek en applicaties) opnieuw uit te besteden.

Waarom het OM voor de mededingingsprocedure met onderhandeling koos

In een vorig artikel beschreven we wanneer de mededingingsprocedure met onderhandeling toegepast kan en mag worden. Kort gezegd komt het hierop neer: “Aanbestedingen waarbij op voorhand duidelijk is dat onderhandelingen noodzakelijk zijn om te garanderen dat de aanbieding van de opdrachtnemer voorziet in de behoeften (opdracht) van de opdrachtgever.”

Hoewel het OM gebruik wil maken van een standaard werkplekoplossing in de markt is het IT landschap van het OM complex te noemen. Het OM heeft veel leveranciers, ketenpartners en legacy applicaties. De standaard werkplekoplossing dient geïntegreerd te worden in dit complexe landschap. Daarom was het OM ervan overtuigd dat er veel interactie benodigd zou zijn om de oplossingen van de leveranciers goed aan te laten sluiten. Deze interactie is bij de standaard aanbestedingsprocedures niet mogelijk. Bij een mededingingsprocedure met onderhandeling wel.

5 inzichten en tips voor een succesvolle een mededingingsprocedure met onderhandeling

DiVetro heeft het OM de afgelopen periode begeleid bij de aanbestedingsprocedure. De procedure is inmiddels ook afgerond en de transitie is in volle gang. Hoog tijd dus om stil te staan bij het verloop van het project en om lessen te trekken voor de toekomst.

Wij vroegen onze opdrachtgever, Dhr. Maarten Poot, Sourcing en Contract Manager bij het OM, naar zijn “lessons learned”.

Tip 1: Vorm vanaf de start een multidisciplinair beoordelingsteam

Bij elke succesvolle aanbesteding heb je verschillende expertises nodig. Denk hierbij aan inhoudelijke, financiële, procedurele en juridische expertise. Omdat je bij de mededingingsprocedure met onderhandeling als aanbestedende dienst en leverancier gezamenlijk toewerkt naar definitieve aanbiedingen is het van belang dat alle expertises gedurende het hele proces aanwezig zijn.

Inhoudelijke experts zijn nodig om informatie te verschaffen en te toetsen of de aanbiedingen van de leveranciers aansluiten bij de vraag. Procedurele en juridische experts moeten ervoor zorgen dat de onderhandelingen binnen de aanbestedingswet worden uitgevoerd.

Bij het OM hebben we in een vroeg stadium een beoordelingsteam samengesteld waarmee we gezamenlijk de aanbesteding hebben voorbereid, uitgevoerd en beoordeeld. Dit team is nu ook betrokken bij de transitie en operatie zodat de kennis geborgd wordt.

Tip 2: Visualiseer een proces

De mededingingsprocedure met onderhandeling kent veel interactiemomenten. Deze interactiemomenten zijn waardevol maar leveren in een sterk juridisch aanbestedingsklimaat ook risico’s op. Wat doe je bijvoorbeeld als leveranciers tijdens de onderhandeling vragen stellen waar je niet direct antwoord op hebt of als er tijdens de onderhandeling informatie gevraagd wordt die voor meerdere leveranciers van belang is? Hoe borg je de aanbestedingsprincipes transparantie, objectiviteit en non-discriminatie?

Het is belangrijk dat je het hele proces van tevoren visualiseert, bepaalt hoeveel onderhandelingssessies nodig zijn, hoeveel tijd er tussen de sessies zit, wat er tijdens de sessies besproken wordt, hoe je als beoordelingsteam tijdens de onderhandelingen opereert, wat je zeg en wat je niet zegt.

Tip 3: Bereid de leveranciers en het beoordelingsteam goed voor op de onderhandelingen

De mededingingsprocedure met onderhandeling is nog relatief nieuw en wordt nog niet vaak toegepast. De geselecteerde leveranciers bij deze aanbesteding van het OM waren nog niet bekend met deze procedure. Met name de werkwijze tijdens de onderhandeling was nog niet zo bekend.

We hebben daarom het beoordelingsteam in verschillende sessies voorbereid op de onderhandeling en werkwijze en interactiemomenten geoefend. Tevens hebben we voor alle leveranciers een voorlichtingssessie georganiseerd om het gehele proces inzichtelijk te maken.

Tip 4: Onderhandel over de inhoud van de opdracht

De term “onderhandelingen” is in deze context enigszins misleidend. Het is immers niet de bedoeling daadwerkelijk te onderhandelen maar om te verduidelijken. Eventuele onduidelijkheden in de uitvraag en concept aanbiedingen staan centraal om zo uiteindelijk aanbiedingen te krijgen die goed aansluiten op de uitvraag. De onderhandelingen zouden daarom vooral moeten gaan over de inhoud.

Bij het OM hebben we bewust gekozen om te onderhandelen over de oplossing, het bereik en niveau van de dienstverlening, de samenwerking en informatiebeveiliging. Allemaal inhoudelijke onderwerpen die van belang zijn voor een goede aanbieding. We hebben nadrukkelijk niet gekozen om te onderhandelen over de prijs. De prijs volgt de inhoudelijke onderwerpen.

Tip 5: Beoordeel de definitieve aanbiedingen, niet de onderhandelingen

Alleen de definitieve aanbiedingen mogen beoordeeld worden! De onderhandelingen, alles wat besproken wordt en de concept aanbiedingen mogen dus niet beoordeeld worden of worden meegenomen in de beoordeling. En dat kan best lastig zijn na twee onderhandelingsrondes!

Bij het OM hebben we eventuele problemen voorkomen door de beoordeling te oefenen en de procesbegeleider de taak te geven continu beoordelaars feitelijk te laten onderbouwen. Hierbij is het van belang dat de procesbegeleider naast het aanbestedingsproces ook inhoudelijke ICT-kennis heeft.

Mededingingsprocedure met onderhandeling bij het OM: een geslaagde oefening

Het OM heeft voor de aanbestedingsprocedure voor haar werkplekoplossing terecht gekozen voor een mededingingsprocedure met onderhandeling. De oplossing diende in een complex IT-landschap geïntegreerd te worden en door vooraf goed te overleggen over de inhoud van de opdracht hebben de aanbieders een goed doordachte aanbieding kunnen doen en het OM een gepaste aanbieding kunnen kiezen.

De mededingingsprocedure met onderhandeling is een relatief nieuwe en onbekende aanbestedingsprocedure en heeft een aantal belangrijke aandachtspunten zoals hierboven beschreven, maar deze procedure biedt ook veel voordelen in complexe trajecten.

Wilt u meer informatie over de mededingingsprocedure met onderhandeling, de mogelijkheden van deze aanbestedingsprocedure voor uw organisatie of het uitvoeren van een aanbesteding? Aarzel niet en neem vrijblijvend contact met ons op. Onze sourcing specialisten helpen u graag verder.

Neem contact met ons op