Hoe past u de mededingingsprocedure met onderhandeling toe?

Hoe past u de mededingingsprocedure met onderhandeling toe?

Robbert Dijkshoorn

Europees aanbesteden wordt vaak als lastig gezien omdat de procedures weinig tot geen ruimte laten voor interactie en onderhandelingen. En toch zijn interactie en onderhandelingen (lees: dialoog) tussen de opdrachtgever en potentiële opdrachtnemers vaak nodig om een goede aanbieding te kunnen uitbrengen, zeker voor geavanceerde softwareproducten en grote ICT-projecten waar DiVetro vaak bij betrokken is.

De laatste jaren wordt Best Value Procurement (prestatie-inkoop) steeds vaker toegepast. Hierbij is veel meer interactie mogelijk. Maar wel pas nadat een opdracht voorlopig is gegund. En het is nog maar de vraag of alle opdrachtgevers volwassen genoeg zijn om een Best Value Procurement aanbesteding en het bijhorende project uit te voeren.

Sinds de herziening van de aanbestedingswet in 2016 is er een aantal nieuwe procedures mogelijk. Een van die procedures is de Mededingingsprocedure met onderhandeling. Hiermee is intensieve interactie mogelijk en kan onderhandeld worden om de kwaliteit van de aanbieding beter af te stemmen op de opdracht.

Hieronder beantwoord ik een aantal vragen over de mededingingsprocedure met onderhandeling die ik in mijn dagelijkse praktijk vaak hoor.

Mag ik de mededingingsprocedure met onderhandeling altijd toepassen?

Nee. De mededingingsprocedure met onderhandeling kan alleen worden toegepast bij aanbestedingen waarin een procedure zonder onderhandelingen waarschijnlijk niet leidt tot de gewenste resultaten. Dus bij aanbestedingen waarbij op voorhand duidelijk is dat onderhandelingen noodzakelijk zijn om te garanderen dat de aanbieding van de opdrachtnemer voorziet in de behoeften (opdracht) van de opdrachtgever.

Concreet kan de mededingingsprocedure met onderhandeling worden toegepast bij opdrachten die aan één of meer van de volgende criteria voldoen:

  • zonder aanpassing van gemakkelijk beschikbare oplossingen kan niet worden voldaan aan de opdracht (behoefte);
  • er is sprake van bijzondere omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden en de daaraan verbonden risico’s, waardoor de opdracht niet kan worden gegund zonder voorafgaande onderhandelingen;
  • de technische specificaties kunnen door de opdrachtgever niet goed of nauwkeurig genoeg worden vastgesteld op basis van een norm (gemeenschappelijke technische specificatie of technisch referentiekader);
  • de aanbesteding betreft ontwerp- of innovatieve oplossingen;
  • in een voorafgaande aanbesteding zijn er alleen onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen gedaan.

Mag ik tijdens een mededingingsprocedure met onderhandeling zomaar overal over onderhandelen?

Nee. De aanbestedingsprincipes transparantie, objectiviteit en non-discriminatie blijven ook bij de mededingingsprocedure met onderhandeling van kracht. Er mag alleen onderhandeld worden over de kenmerken van de aanbieding om de aanbieding te verbeteren zodat deze beter past bij de opdracht. Kenmerken zijn kwaliteit, hoeveelheid, commerciële clausules en sociale, milieu- en innovatieve aspecten.

Tevens moet vooraf bekend zijn waarover zal worden onderhandeld. De minimumeisen dienen dus vooraf bekend gemaakt te worden en mogen ook tijdens de onderhandelingen niet worden gewijzigd. Ook gunningscriteria en wegingsfactoren moeten ongewijzigd blijven.

Hoe verloopt de mededingingsprocedure met onderhandeling?

De mededingingsprocedure met onderhandeling is gebaseerd op de niet-openbare procedure. Dat betekent dat er twee fasen zijn. In een eerste fase wordt de selectie van een aantal opdrachtnemers uitgevoerd. Met deze opdrachtnemers wordt vervolgens de tweede fase “de onderhandelingsfase” doorlopen.

De onderhandelingsfase start met het versturen van een programma van eisen en wensen. Opdrachtnemers doen vervolgens een eerste aanbieding. Daarbij geven zij aan over welke punten zij willen onderhandelen (in dialoog gaan). De opdrachtgever leest alle aanbiedingen door en geeft aan over welke punten zij wil onderhandelen. De aanbiedingen worden op dit moment dus niet beoordeeld!

Vervolgens onderhandelt de opdrachtgever met elke potentiële opdrachtnemer. De opdrachtgever geeft daarbij aan welke punten vanuit de aanbieding nog niet duidelijk zijn. Het is aan de opdrachtnemer om dit in een volgende aanbieding te verduidelijken.

Deze werkwijze wordt gehanteerd voor de daaropvolgende aanbiedingen met uitzondering van de definitieve aanbieding. De definitieve aanbieding wordt beoordeeld conform de vooraf aangegeven gunningcriteria.

Heeft DiVetro een voorbeeld van een succesvolle mededingingsprocedure met onderhandeling?

Jazeker! DiVetro heeft het Openbaar Ministerie onlangs succesvol begeleid bij een mededingingsprocedure met onderhandeling voor de kantoorautomatisering. Hierbij zijn een aantal waardevolle voordelen en lessen aan het licht gekomen.

In een volgend artikel bespreken we de mededingingsprocedure met onderhandeling bij het Openbaar Ministerie. We delen dan ook handige inzichten en tips om een succesvolle mededingingsprocedure met onderhandeling uit te voeren.

Meer informatie over de mededingingsprocedure met onderhandeling?

Schrijf u hieronder in voor onze nieuwsbrief. U ontvangt dan een mailtje zodra onze publicatie over de mededingingsprocedure met onderhandeling bij het Openbaar Ministerie op onze website verschijnt.

Heeft u intussen vragen over deze aanbestedingsprocedure? Aarzel niet en deel uw vragen hieronder of via mail (robbert.dijkshoorn@divetro.nl) of +31 (0) 88 000 54 00. Ik help u graag verder.

DiVetro Team - Robbert Dijkshoorn

Robbert Dijkshoorn is een senior (out) sourcing specialist, project- en programmamanager en partner van DiVetro. Hij heeft meer dan 15 jaar ervaring met IT (out)sourcing- en verandertrajecten. Hij heeft bij verschillende organisaties een spilfunctie vervuld bij het (out)sourcen van IT-dienstverlening en IT-organisaties en inrichten van regieorganisaties. Robbert heeft dit gedaan vanuit zowel de leverancier- als klantzijde. Momenteel is Robbert als sourcing specialist en projectmanager verantwoordelijk voor de sourcing van de IT-dienstverlening van het Openbaar Ministerie.

Geen reactie's

Geef een reactie