13 sep Agile werken vraagt om agile communicatie
Bart Roijers, Rob van Raak, Claudia Somers
Steeds meer bedrijven willen “lean” of “agile” werken. IT-teams willen “scrummen”; ze willen samen met de business mooie projecten uitvoeren. Maar hoe begint u daaraan?
De meeste IT-experts kennen de voordelen van agile werken maar ze staan minder stil bij de randvoorwaarden om een succesvol agile/scrum project te implementeren.
Eén van die randvoorwaarden is communicatie. En wat blijkt? Vooral voor de IT-medewerkers en –managers verschilt de communicatie in een agile/scrum project behoorlijk van de communicatie in een traditioneel IT-project. Het is dan ook cruciaal om u van deze verschillen bewust te zijn en hier verstandig mee om te gaan.
Verschillen in communicatie in agile/scrum en traditionele ICT-projecten
1. Communicatie in agile projecten is sneller en (vaak) effectiever
De samenwerking tussen IT-teams in een traditionele organisatie verloopt vaak over diverse hiërarchische “schijven”. Dit kan de besluitvaardigheid en de wendbaarheid vertragen.
In een multidisciplinair agile team bepaalt de klant de prioriteit en het verandertempo. Door de korte communicatielijnen kan er met een agile manier van werken kort-cyclisch geschakeld worden. De behoeften en prioriteiten van de klant staan centraal.
2. Agile communicatie levert gedragen resultaten
In traditionele ICT-projecten is het tijdig behalen van de deadlines altijd spannend. Bij aanvang van een project wordt er veel tijd besteed aan het ophalen van de contracten, de SLA’s, informatiebeleidsplannen en requirements. Daarna wordt een plan gemaakt om de beoogde eindresultaten te behalen.
In een multidisciplinair agile team wordt eerst een eerste versie van het product opgeleverd. Daarna vraagt men feedback aan de klant en past men de (nieuwe) klantwensen toe op de huidige versie van het product. Daarna vraagt men opnieuw om feedback, enz. Via interactie worden de best mogelijke resultaten bereikt.
3. Gedragen resultaten vergen kort-cyclische communicatie
In traditionele ICT-projecten worden projecten uitgevoerd in opdracht van een projectmanager. Projectleden moeten dus maar aan één stakeholder verantwoording afleggen.
In agile projecten hebben projectleden met verschillende stakeholders te maken. Het “managen van de verwachtingen” is dan ook een heel gewoon onderdeel van het agile proces geworden.
Agile communicatie houdt onder meer in dat projectleden:
- Tijdens de stand-up meeting vertellen waaraan ze gisteren tijd hebben besteed, waar ze vandaag mee bezig zijn en welke belemmeringen ze beleven;
- Kritisch feedback geven aan andere teamleden;
- Steeds weer van de product owner horen wat hij wil hebben en wat de redenen zijn waarom de wensen zijn aangepast;
- Doorvragen naar wijzigingen en redenen voor wijzigingen om een goed beeld te krijgen van de situatie;
- Aan het einde van de sprint een “stukje” werkende software presenteren en vragen of dit voldoet aan de wensen van de business.
Als u aan deze zaken voorbij gaat dan loopt u de volgende risico’s:
- Regelmatig wijzigende functionele wensen kunnen voor onduidelijkheid zorgen, vooral als het kort-cyclische communicatieproces niet lekker loopt.
- IT-medewerkers die het niet prettig vinden elkaar aan te spreken of voor een groep over hun werkzaamheden te praten haken mogelijk af. Dit is noch voor de medewerker, noch voor de voortgang en het resultaat van het project gewenst. Dit wilt u dus vermijden.
- Korte communicatielijnen vereisen meer en snellere afstemming met diverse stakeholders. Snel schakelen en u verplaatsen in de verschillende belangen is iets waar niet alle IT-medewerkers bedreven in zijn. Als de afstemming niet goed verloopt dan leidt dit mogelijk tot irritaties en vertragingen.
DiVetro en Raak Advies hebben veel ervaring met de inrichting van agile/scrum projecten. We begeleiden IT-organisaties bij het omschakelen naar agile/scrum. Hierbij hebben we altijd extra aandacht voor de andere manier van samenwerken en communiceren.
Wilt u met agile/scrum aan de slag? Hieronder leest u een aantal lessen die we in onze projecten geleerd hebben en die u kunnen helpen bij de inrichting van uw volgende agile/scrum project.
4 tips voor doeltreffende agile communicatie
1. Wees flexibel!
Het helpt enorm als de medewerkers binnen de teams openstaan voor veranderingen en wendbaar zijn. Bij de selectie van de teamleden kan dit punt getoetst worden. Bespreek de selectie- en communicatie-eisen voor u aan het project begint. Zo hebben alle partijen dezelfde verwachtingen.
2. Investeer in menselijke interactie
Een goede kennis van agile/scrum is essentieel voor het slagen van een agile project, maar communicatievaardigheden zijn minstens even belangrijk. Investeer daarom bewust in communicatievaardigheden zoals het geven van feedback, zicht krijgen op eigen invloed, zelfreflectie, aanspreken en corrigeren, omgaan met weerstand, constructief afstemmen, luisteren, verplaatsen in de ander etc. Organisaties zijn in de snelheid soms geneigd om dit punt over te slaan, maar hierin vooraf investeren verkleint de kans op frustraties gedurende het project.
3. Speel in op nieuwe klantvragen en houd niet hardnekkig vast aan een vastgesteld plan
Bij agile projecten speelt u vaak in op veranderende wensen en eisen van de klant. Dit vraagt inlevingsvermogen en flexibiliteit van projectmedewerkers. Zij moeten goed kunnen luisteren en de achterliggende vragen en motieven bij wijzigingen achterhalen.
Dit is overigens geen eenmalige activiteit; projectmedewerkers moeten voortdurend in de klantrelatie investeren en deze vertalen naar passende prioriteiten binnen het project. Deze consultancyrol dient goed belegd te zijn binnen het team.
4. Maak vooraf duidelijke teamafspraken. Ken jezelf en uw teamleden.
Flexibiliteit, zelfstandigheid en vrijheid vragen ook om verantwoordelijkheid en betrokkenheid. Als u voortdurend in (steeds) nieuwe teamsamenstellingen werkt dan is het belangrijk om vooraf goed helder te hebben wat ieders rol en verantwoordelijkheid is en wat de collectieve ambities en doelen zijn.
Investeer in een teamsessie vooraf. Leer hoe het “persoonlijke programma’ van een nieuw teamlid werkt: wat zijn ieders drijfveren, motivatoren en competenties en wat zijn de stressoren. Maak ook eventuele historische (persoonlijke) knelpunten inzichtelijk, bespreekbaar en oplosbaar. Maak verschillen in persoonlijkheid en kwaliteit aanvullend op elkaar.
Communicatie is essentieel
Communicatie bij een agile/scrum project is zeer belangrijk. Als u bovenstaande tips volgt dan bent u goed op weg om van uw volgende agile/scrum project een groot succes te maken. Want agile/scrum projecten en agile communicatie zijn niet vanzelfsprekend.
Succesvolle veranderingen richten zich op de inhoud (wat) en het proces (hoe). Wilt u dus met agile/scrum aan de slag? Blijf dan investeren in goede samenwerkingsrelaties en communicatietrainingen. Zo zorgt u dat het proces soepeler loopt en blijft lopen.
Dat is pas echt agile!
Meer informatie?
Wilt u meer informatie of advies over agile/scrum binnen uw organisatie of wilt u de tips hierboven uitdiepen en toepassen op uw organisatie? DiVetro in samenwerking met Raak Advies helpen u graag verder. Contacteer ons via info@divetro.nl of +31 (0) 88 000 54 00.
Blijf of de hoogte
Wilt u meer van dit soort blog posts lezen? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief. U ontvangt onze blog posts dan automatisch in uw mailbox.
Bart Roijers is ICT Consultant en Manager bij DiVetro. Hij werkt momenteel als adviseur bij GGD Brabant-Zuidoost. Bart geeft advies over de inrichting van de ICT in de ambulance van de toekomst in samenwerking met diverse regio’s in de ambulancezorg. Bart is momenteel ook werkzaam als IT Manager bij de Bergschenhoek Groep. Daar leidt hij de IT-afdeling en geef hij advies over een toekomstig ICT plan.
Rob van Raak is eigenaar van Raak Advies en coacht en traint de mens in en aan het werk. Communicatie, Teamontwikkeling, Persoonlijke ontwikkeling en Leiderschapsontwikkeling , zijn de thema’s in zijn werk. Het op persoonlijke en resultaatgerichte wijze coachen, trainen en inspireren van mensen om zo optimaal mogelijk te kunnen blijven functioneren binnen organisaties, is waar hij zich op richt.
Claudia Somers is Senior HR Consultant bij Raak Advies. Zij adviseert organisaties met een focus om het beste uit mensen te halen. Zij is een gedreven en resultaatgerichte HR professional . Haar sterke intuïtie in combinatie met haar zakelijke, resultaatgerichte instelling worden als zeer waardevol, in project- en managementteams, ervaren. Zij begeleid HR teams in het neerzetten van een waardevolle en professionele business partner.
