Richard Hilekes en Dennis Geluk

Organisaties besteden niet altijd voldoende aandacht aan de aankoop van nieuwe analyse tooling. Meer dan eens wordt er bijvoorbeeld een analyse tool aangekocht, uitgerold en in gebruik genomen zonder stil te staan bij belangrijke zaken zoals de inrichting of het juiste gebruik van de tooling.

De inrichting en het correct gebruik van een analyse tool worden in de praktijk nog wel eens onderschat. Zo biedt een analyse tool vaak meer functionaliteiten dan u eigenlijk nodig heeft. Welke functionaliteiten gebruikt u dan wel en welke functionaliteiten juist niet? Dit zijn belangrijke en bewuste afwegingen die u vooraf zou moeten maken.

In dit artikel beschrijven we 4 frequente fouten bij de inrichting en het gebruik van nieuwe analyse tooling en 4 hulpmiddelen om deze fouten te voorkomen. Maakt u deze fouten ook met uw nieuwe tooling?

4 frequente fouten bij het in gebruik nemen van nieuwe analyse tooling

1.      Er is geen of geen passend versiebeheer

Organisaties besteden vaak onvoldoende aandacht aan versiebeheer in tooling. Toch is het belangrijk om:

• requirements te kunnen koppelen aan een release;
• zaken terug te kunnen halen (hoe zag alles eruit toen we begonnen);
• duidelijkheid te hebben over wie welke wijzigingen doorvoerde;
• de juiste configuratie van versiebeheer in combinatie met uw tool te hebben.

Als u deze zaken vooraf niet goed regelt dan loopt u wellicht tegen extra werk of ‘verdwenen’ werk aan. De keuze voor goed versiebeheer is cruciaal voor een goede samenwerking en performance van uw tooling en uw team.

2.      Samenwerking is moeizaam

Het is zeer belangrijk om vooraf na te denken over wie er met de tool mag werken en wie wat mag doen. Vaak is er geen of te weinig duidelijkheid over:

• welke gebruikers wijzigingen mogen doorvoeren en welke gebruikers alleen mogen lezen;
• hoeveel gebruikers op hetzelfde moment met de tool of aan dezelfde onderdelen zullen gaan werken;
• welke disciplines gebruik kunnen en vooral ook willen maken van de nieuwe tooling.

Als u vooraf niet goed nadenkt over deze zaken dan is dit in de praktijk vaak een garantie voor een weinig succesvolle implementatie van uw aangekochte analyse tool.

3.      Er wordt geen algemeen model gebruikt

Wij zien vaak dat gebruikers naar eigen inzicht ‘structuur aanbrengen’ wanneer ze met een nieuwe analyse tool werken. Dit heeft vaak vervelende gevolgen:

• iedere individuele gebruiker maakt zijn eigen indeling aan om in te werken;
• er is vaak willekeurige / ondoordachte naamgeving;
• er is verschillende diepgang in de uitwerking;
• er is geen vaste herkenbare plek voor op te leveren producten.

Het gevolg laat zich raden: een ondoorzichtig model waar niemand spullen terug kan vinden en waar zaken soms op meerdere plekken beschreven staan.

4.      Iedereen heeft zijn eigen plaatje

Wij merken dat gebruikers van een nieuwe analyse tool vaak veel vrijheden krijgen om de tool te verkennen en te gebruiken. Als gevolg hiervan:

• is er vaak geen consistentie in de modellen;
• is er vaak (te) weinig herkenbaarheid in de modellen;
• worden diverse elementen of notatiewijzen te pas en te onpas door elkaar gebruikt.

Dit is niet wenselijk omdat een dergelijke willekeur tot een wildgroei aan conventies en een gebrek aan overzicht kan leiden. Dit komt de efficiëntie in het gebruik en het onderhoud van de tooling uiteraard niet ten goede.

Komen deze 4 valkuilen u bekend voor of wilt u deze valkuilen vermijden? Dan kunnen de volgende 4 tips u zeker helpen.

4 tips voor succesvol gebruik van nieuwe analyse tooling.

1.      Stem het versiebeheer af op uw behoefte

Bedenk vooraf welke zaken u met de tool wil doen en welke producten (ontwerpen, modellen, requirements) u met de tool wil maken. Definieer vervolgens welke historie nodig is en welke zaken u altijd moet kunnen terughalen. Stem uw versiebeheer vervolgens af op deze behoeften.

Stel uzelf hierbij de volgende vragen:

• biedt de tool eigen versiebeheer?
• is er een specifieke “externe” versiebeheertool zoals TFS of SVN nodig om versiebeheer in te richten? En kunt u dit gebruiken binnen uw organisatie?
• wat zijn de mogelijke performance gevolgen van uw configuratiekeuze?
• wat is de beheerlast om het versiebeheer te onderhouden en heeft u hier de geschikte kennis en mensen voor?

2.      Zorg voor draagvlak en werk nauwkeurig samen

Een doordachte inrichting van analyse tooling op het gebied van aantallen gebruikers en autorisatie verhoogt de acceptatie en het correct gebruik van de tool. Denk voor aanschaf van een analyse tool dus goed na en beantwoord zeker de volgende vragen:

• kan de tool gecombineerd worden met uw reeds aanwezige autorisatie tooling?
• welke licentievorm past het beste bij uw wensen?

Stem het nut en de noodzaak van de nieuwe analyse tool ook zeker af op de expertise van de verschillende disciplines die met de tool moeten werken.

3.      Gebruik een herkenbare mappenstructuur

Zorg ervoor dat alle gebruikers in uw organisatie voor elk project een vaste inrichting (mappenstructuur) met een vaste naamgeving en nummering gebruiken. Hierdoor zijn zaken altijd op vaste plekken te vinden en worden modellen herkenbaar. Dit zorgt ook voor consistentie en efficiëntie in uw projecten.

Als de inrichting en de naamgeving voor aanvang van het gebruik bekend zijn dan verhoogt dit zonder twijfel de herkenbaarheid en vindbaarheid van informatie binnen uw modellen.

4.      Guidelines/conventies over het gebruik van de tool

Maak voor aanvang van het gebruik altijd duidelijke afspraken over de wijze van vastleggen van requirements. Beschrijf bijvoorbeeld zorgvuldig een set van te gebruiken elementen en conventies zodat iedereen bij het eerste gebruik bekend is met de te gebruiken elementen en de wijze van vastleggen.

Wanneer u deze afspraken in guidelines / conventies vastlegt dan kunnen nieuwe medewerkers altijd snel en efficiënt ingewerkt worden.

Zorg er ook altijd voor dat er naamgeving en nummering conventies zijn en dat deze conventie aansluit bij een eventueel gekozen standaard inrichting (mappenstructuuur). Consistentie in de layout en de modellen die u met de tool maakt zorgen voor een professionele en herkenbare uitstraling.

Vragen over het gebruik van nieuwe analyse tooling? Wij helpen u graag.

Wij merken in de praktijk dat organisaties nog wel eens overhaast kiezen voor nieuwe analyse tooling zonder lang stil te staan bij een efficiënt gebruik van de nieuwe tooling. Hierdoor heeft het gebruik, de implementatie en de acceptatie van nieuwe tooling vaak niet het gewenste resultaat.

Wij hebben bij DiVetro veel ervaring met het inrichten en het optimaal in gebruik (laten) nemen van analyse tooling. Heeft u vragen of wilt u ondersteuning voor de aankoop en de correcte inzet van nieuwe tooling? Neem gerust contact met ons op via +31 (0) 88 000 54 00 of info@divetro.nl

Blijf op de hoogte

Wilt u meer van dit soort blog posts lezen? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief. U ontvangt onze blog posts dan in uw mailbox zodra ze op onze website verschijnen.

Meld u aan voor onze nieuwsbrief