20 dec 4 cruciale richtlijnen voor de aankoop van nieuwe tooling
Tijn van Wegen
“Goed gereedschap is het halve werk” is een gezegde dat we voornamelijk associëren met bouwklussen. Als amateur-klusser beaam ik dit ook. Een goede zaag of een krachtige boor kan heel wat ergernis en tijd schelen. De vraag is echter of ik met een betere zaag ook rechter ga zagen. Goed gereedschap helpt maar vervangt het ook de timmerman?
Wanneer ik door de bouwmarkt loop betrap ik mijzelf er soms op dat ik verlekkerd zit te kijken naar mooi en heftig gereedschap. Gelukkig komt dan vaak de realiteitszin boven en stel ik mezelf de vraag: “Waarvoor heb ik dit gereedschap nodig en hoe vaak ga ik het gebruiken?”
Deze vraag helpt me om geen tools te kopen die ik niet of nauwelijks zal gebruiken. Aan de andere kant heb ik de laatste jaren ook best een aantal “dure” aankopen gedaan waar ik veel plezier aan heb beleefd en die me ook goed hebben geholpen met mijn klusprojecten.
Ik zie veel overeenkomsten met de IT. Gereedschap in de informatievoorziening wordt steeds beter, krachtiger en makkelijker toepasbaar. Er komen steeds meer tools bij die op het eerste zicht erg aantrekkelijk en soms zelfs meteen onmisbaar lijken. Maar uiteindelijk is het belangrijk om een goede selectie te maken en vaak dat ietsje meer te durven uitgeven voor een tool die je echt vooruithelpt.
In dit artikel sta ik stil bij 4 richtlijnen die we bij DiVetro volgen voor we tooling selecteren, aankopen en implementeren.
1. Investeer bewust in goede tooling
Binnen DiVetro gaan wij uit van het principe dat een timmerman altijd de beschikking moet hebben over een goede zaag. Onze consultants beschikken daarom standaard over tooling waarvan wij in de praktijk hebben gezien dat deze daadwerkelijk bijdraagt aan een hogere productiviteit en kwaliteit.
Onze analisten gebruiken bijvoorbeeld Enterprise Architect van Sparx Systems. Maar de tool is slechts een begin. We besteden bij DiVetro ook veel tijd en onderzoek aan het optimaliseren van het gebruik de tooling. Zo investeren wij voortdurend in duidelijke guidelines en versiebeheer en een goede aansluiting van de tooling bij onze analysestandaarden.
Door het interne gebruik van deze en andere tools hebben we inmiddels een schat aan ervaring opgebouwd. Daardoor krijgen wij steeds meer verzoeken van klanten om hen te adviseren en te trainen bij het inzetten en gebruiken van tools voor analyse. Een mooi bijkomend voordeel!
2. Bezint eer ge begint
Moet je dan elke tool aankopen en inzetten? Uiteraard niet! Wij overwegen altijd eerst grondig de toegevoegde waarde van de tooling voor onze business. We bekijken zowel de functionele kant (welk probleem lost de tooling op en hoe) als de financiële kant (hoe ziet de business case met kosten, impact en opbrengsten eruit). Deze inzichten zijn cruciaal om over de aankoop van een tool te beslissen.
Wanneer er toch nog onduidelijkheid is over de inzet, toegevoegde waarde, impact of risico’s van nieuwe tooling dan raden we altijd aan om kleinere stappen te nemen. Dan onderzoeken we bijvoorbeeld eerst de mogelijkheden en risico’s van de tooling met een proof of concept.
Ook bij implementatietrajecten raden we aan om kleine, beheersbare stappen te nemen. We nemen een stap, leren ervan en we verbeteren vervolgens de verdere uitrol van de tooling. Zo kunnen we eenvoudig op risico’s anticiperen.
3. Een tool is slechts een aanvulling op de professional
Onlangs had ik een ongeluk met mijn zaag. Door verkeerd gebruik schoot mijn zaag over de liniaal heen. Hierdoor moest ik mijn liniaal repareren. Gelukkig was er verder geen schade.
Goed gereedschap is dus echt maar het halve werk. Dit geldt ook bij IT-organisaties: iedereen die een tool gebruikt moet er ook echt bedreven in zijn. Anders kan het (erg) misgaan en zullen de vooropgestelde resultaten wellicht niet gehaald worden.
Daarom is het belangrijk om niet alleen de kosten van de tooling in kaart te brengen, maar ook de tijd en resources vrij te maken om professionals met de nieuwe tooling te laten werken. Wij plannen altijd bewust ruimte in voor opleiding en begeleiding. Dit verhoogt de kans dat de tooling door iedereen aanvaard en gebruikt wordt en dat de vooropgestelde doelstellingen gehaald worden.
4. Een tool lost geen organisatieprobleem op
In de IT-wereld luidt het gezegde: “Een tool lost geen organisatieprobleem op.” Dit klopt zeker. Tooling moet altijd bij een organisatie passen. Want hoe afhankelijker we van tooling worden hoe belangrijker de wijze waarop tooling aansluit bij de organisatie, hoe deze wordt bestuurd en hoe de tooling in deze context functioneert.
Ik heb meegemaakt dat een organisatie dure tooling had aangeschaft om de operationele processen opnieuw in te richten. Vooraf was er echter niet goed nagedacht hoe de organisatie met de tooling moest werken en hoe de tooling de processen precies zou ondersteunen. Daarnaast vereiste de tooling veel inhoudelijke expertise om ermee te kunnen werken.
Deze expertise moest extern worden ingehuurd. Dit bracht extra kosten en een grote afhankelijkheid met zich mee. De initiële investeringskosten, de hoge kosten voor de inrichting en het ontbreken van de aansluiting naar de behoeften werden problematisch. Langzaam werd de tooling een probleem in plaats van een oplossing.
Welke richtlijnen volgt u?
Goede tooling kan de productiviteit en kwaliteit van uw werkzaamheden optimaliseren. De uitdaging is echter om vooraf goed na te denken waarvoor een nieuwe tool ingezet zal worden en te evalueren of de business case de investeringen rechtvaardigt.
In deze business case kunt u best ook rekening houden met de implementatiekosten en de investering voor opleidingen van de mensen die met de tooling moeten werken. Enkel zo kunt u de vooropgestelde doelstellingen bereiken.
Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar wij zien het in de praktijk nog (te) vaak fout lopen. Heeft u vragen over de keuze voor de juiste tooling voor analyse, sourcing of management? Aarzel niet en neem contact ons op. Wij helpen u graag en we delen graag onze ervaringen.
Blijf op de hoogte
Vond u dit artikel interessant? Via de knoppen hieronder kunt u het artikel eenvoudig met uw netwerk delen.
Lees hier onze overige publicaties en schrijf u hieronder in voor onze nieuwsbrief. Zo ontvangt u elke maand automatisch een overzicht van onze recente publicaties in uw mailbox.
Tijn van Wegen is gespecialiseerd in businessanalyse en -architectuur. Zijn uitdaging is de brug te slaan tussen de IT en de business. Zijn passie is het creëren van gedragen en pragmatische oplossingen voor complexe vraagstukken. Op dit moment is hij ingezet bij GGZ Rivierduinen als business analist voor de afdeling informatie management.
