Patrick Rikken

Wat voorafging…

In onze eerdere artikelen over Best Value Procurement (BVP) schreven we over de voor- en nadelen van de Best Value aanpak en over de situaties waarin de Best Value methode het best kan worden toegepast. We gaven ook tips voor het opstellen van specificaties in Europese aanbestedingen met Best Value, we gingen in op het kansendossier en risicodossier en beargumenteerden hoe lang de concretiseringsfase mag duren.

In dit artikel gaan we in op een negatief scenario: Wat doet u als BVP niet de meest geschikte expert oplevert?

Is het mogelijk dat BVP niet de meest geschikte expert oplevert?

Ja, dat kan, als u geen zorgvuldige verificatie doet. Want ook in Best Value Procurement hebben ‘reclameschrijvers’ hun opwachting gemaakt. Als u een expert vraagt hoe hij uw doelstelling gaat realiseren dan krijgt u wellicht een antwoord als “Wij hebben inmiddels 17 soortgelijke opdrachten succesvol gerealiseerd. Alle opdrachten op één na zijn binnen planning en begroting opgeleverd. Bij één opdracht ging het om slechts 1% budgetoverschrijding. Gemiddeld is de klantwaardering voor onze opdrachten een 9,2”. Zulke antwoorden klinken u wellicht als muziek in de oren, maar…

In Best Value Procurement is het gebruikelijk te ranken op basis van de dominante informatie die een expert geeft. Aan het begin van de concretiseringsfase wordt deze informatie vervolgens geverifieerd. Als het goed is, valt de reclameschrijver dan alsnog door de mand. Helaas zijn er gevallen waarin de verificatie oppervlakkig blijft. Bijvoorbeeld in Europese Aanbestedingen waarin de check soms slechts bestaat uit het controleren of een referentieformulier is ondertekend door een vorige opdrachtgever.

Vervolgens moet deze reclameschrijver de opdrachtgever door de concretiseringsfase loodsen. De kans dat een niet-expert die fase overleeft, is niet heel groot, maar ook dat kan gebeuren. Een minder professionele opdrachtgever kan zich laten overtuigen met plannen die vol staan van beloftes en mooie resultaten, maar op cruciale punten toch meerwerkdiscussies opleveren. Kortom, de kans is niet groot, maar onmogelijk is het niet.

Wat zegt Kashiwagi?

Dean Kashiwagi, de grondlegger van Best Value Procurement, maakt het heel simpel: Als BVP niet de meest geschikte expert oplevert, dan heeft u het proces niet goed doorlopen. Daar kunnen we het uiteraard niet mee oneens zijn. De vraag die dan rest: wat in dat geval te doen?

Stoppen, doorgaan of doormodderen?

In de meeste gevallen is stoppen de beste optie. In zee gaan met een opdrachtnemer die u al bij het begin om de tuin wil leiden, levert niet het partnership dat u in langdurige, complexe projecten nodig heeft.

Tegelijkertijd realiseren we ons dat aanbestedingen onderdeel van een commercieel spel zijn. Elke marktpartij moet zijn plek in zijn branche veroveren en kan alleen expert worden door ervaring op te doen. Een expert moet u soms overtuigen dat hij iets kan, ook als hij het nog nooit gedaan heeft.

De vraag of u door wilt gaan, is mijns inziens daarom afhankelijk van een aantal aspecten. Ik noem de drie belangrijkste:

1. Is het hiaat redelijkerwijs overbrugbaar in relatie tot de tijd die het kost om opnieuw te beginnen?
2. Is de beoogde opdrachtnemer na de vaststelling van de hiaten alsnog eerlijk, transparant en bereid de risico’s die hij zelf heeft veroorzaakt op eigen kosten op te lossen?
3. Is de beoogde opdrachtnemer in staat de opdracht daadwerkelijk uit te voeren?

Als u vaststelt dat uw opdrachtnemer niet de expert is waarvoor hij zich heeft voorgedaan, dan adviseren wij u allereerst een pas op de plaats te maken. Als opdrachtgever doet u er goed aan om uw perceptie zo scherp en compleet mogelijk op papier te zetten en deze in een meeting aan uw opdrachtnemer te presenteren. Vervolgens vraagt u de opdrachtnemer om een nieuw overall plan op te stellen waarmee het ontstane hiaat kan worden overbrugd.

De opdrachtnemer krijgt zo een tweede kans, waarbij hij er goed aan doet nu wel volledig transparant te zijn en zijn projectteam adequaat te versterken, bijvoorbeeld via inhuur van externe specialisten. Zo’n plan heeft in de meeste gevallen zowel bij de opdrachtnemer als de opdrachtgever consequenties voor het budget en de doorlooptijd. Als de consequenties acceptabel zijn en beter zijn dan de twee alternatieven (opnieuw beginnen of stoppen), dan kunt u misschien toch beter samen verdergaan. Maar het mag duidelijk zijn: zonder aanpassingen doormodderen en proberen er het beste van te maken, is in alle gevallen een slecht idee.

Welke mogelijkheden zijn er in geval van een Europese aanbesteding?

In een Europese aanbesteding is de situatie over het algemeen lastiger. Stoppen en opnieuw beginnen is niet altijd mogelijk, omdat de scope van de opdracht dan wezenlijk anders moet zijn en een Europese aanbesteding een lange doorlooptijd heeft. Juridisch gezien zijn er wel mogelijkheden om ook na de concretiseringsfase alsnog te besluiten naar de volgende gegadigde in de ranking te gaan, maar deze stap levert ook juridische risico’s op.

Blijf op de hoogte

DiVetro heeft veel ervaring met Best Value Procurement in grote projecten. Dit levert inzichten op die we graag met u delen. In eerdere publicaties over BVP schonken we aandacht aan diverse praktijkaspecten van BVP. Na deze publicatie volgt nog 1 artikel met antwoord op de volgende vraag:

• Wat zijn de handvatten voor succesvol management van een Best Value Procurement project na gunning?

Wilt u op de hoogte blijven van onze publicaties? Schrijf u hieronder in voor onze gratis nieuwsbrief. U ontvangt dan elke maand een e-mail met een overzicht van onze publicaties.

Meld u aan voor onze nieuwsbrief

Vragen of interesse?

Vond u dit artikel interessant? Via de knoppen hieronder kunt u het artikel eenvoudig met uw netwerk delen.

Heeft u interesse in Best Value Procurement of vragen over de mogelijkheden van Best Value Procurement voor uw organisatie? Aarzel niet en neem contact met ons op via info@divetro.nl of +31 (0) 88 000 54 00. Onze sourcing specialisten helpen u graag verder.