Patrick Rikken

Wat voorafging…

In onze eerdere artikelen over Best Value Procurement schreven we over de voor- en nadelen van de Best Value aanpak en over de situaties waarin de Best Value methode het best kan worden toegepast. We gaven ook tips voor het opstellen van specificaties in Europese aanbestedingen met Best Value en we gingen in op het kansendossier en risicodossier. In dit artikel gaan we in op de concretiseringsfase, een belangrijk onderdeel bij BVP-trajecten.

Bezint eer ge begint

Europees Aanbesteden heeft tot doel om principes zoals rechtmatigheid, objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te borgen. Als na de gunning van een aanbesteding echter blijkt dat de opdrachtnemer zaken te mooi heeft voorgesteld dan is het intrekken van het gunningsbesluit in de praktijk toch vaak problematisch.

Vaak zijn er praktische belemmeringen omdat er sprake is van aflopende contracten. Verder leidt een langere doorlooptijd van een aanbesteding tot hogere kosten en kan het terugkomen op een gunningsbesluit risicovol zijn vanwege juridische claims. In aanbestedingen met grote concurrentie komt deze situatie nog geregeld voor.

Als de opdrachtgever niet de meest geschikte opdrachtnemer weet te selecteren dan ontstaan er vaak grote problemen in de uitvoeringsfase. Vaak zien we meerkosten omdat werk volgens de letter buiten de scope valt, discussies over de geleverde kwaliteit en verschillende interpretaties van metrieken… Deze problemen werden in 2015 door de commissie Elias aan de kaak heeft gesteld.

Oneigenlijke effecten van aanbesteden

Onze adviseurs hebben ervaring met aanbestedingen aan zowel opdrachtnemers- als opdrachtgeverszijde. Daardoor zijn we goed op de hoogte van de oneigenlijke effecten die ontstaan bij Europees aanbesteden. Die effecten zijn soms het gevolg van misinterpretatie van aanbestedingen en/of het opzettelijk gebruik (of misbruik) van hiaten in aanbestedingen.

Aanbestedingen waarin de component kwaliteit te weinig onderscheidend wordt uitgevraagd leiden geregeld tot een ‘prijzenslag’ tussen aanbieders. Dergelijke aanbestedingen lokken onbedoeld uit tot aanbiedingen op prijs met een zo klein mogelijke scope. Opdrachtnemers worden in dit soort aanbestedingen verleid tot minimale interpretaties van gestelde eisen; ze worden niet gestimuleerd om mee te denken over het eindproduct waar de opdrachtgever werkelijk behoefte heeft.

Dergelijke (mis)interpretaties komen helaas pas vaak weken of maanden na de ondertekening van een overeenkomst boven water, waardoor de weg terug in de praktijk nog lastiger wordt. Hierdoor ontstaat er een (te) groot voordeel voor een opdrachtnemer als een overeenkomst eenmaal getekend is.

De concretiseringsfase in de Best Value aanpak biedt duidelijke voordelen om de scope scherper vast te stellen en verschillende interpretaties over kwaliteit en serviceniveaus te voorkomen.

De concretiseringsfase dwingt tot transparantie bij opdrachtnemer en opdrachtgever

De concretiseringsfase is een belangrijk onderdeel van Best Value Procurement. Het dwingt opdrachtnemers en opdrachtgevers immers om transparant te zijn. De opdrachtnemer moet in deze periode concreet worden over zowel de details van de scope als de voorwaarden van zijn aanbieding.

De concretiseringsfase gaat veel verder dan het verifiëren van beweringen op hoofdlijnen. Een goed uitgevoerde concretiseringsfase gaat ook over scope details, het verifiëren van behaalde prestatiemetrieken en het uitsluiten van oneigenlijke aannames en randvoorwaarden.

Na een goede concretiseringsfase weten opdrachtnemers en opdrachtgevers precies wat ze aan elkaar hebben. Zo kunnen er later veel minder vervelende verrassingen ontstaan.

Hoe lang mag de concretiseringsfase bij BVP duren?

De standaardtermijn voor de concretiseringsfase in BVP is zes weken. Omdat we BVP in de praktijk veelal hebben toegepast in grote deals in combinatie met Europees Aanbesteden, is onze ervaring dat deze fase meestal langer duurt.

Grote deals gaan vaak over meerdere producten en diensten naast elkaar. De concretisering van die onderdelen kan gedeeltelijk parallel plaatsvinden, maar het verifiëren van de integrale werking is zeer belangrijk en kost sowieso extra tijd. Een typische termijn van zo’n drie maanden is dan meer realistisch.

We adviseren om niet de tijd, maar de checklist van alle te verifiëren zaken leidend te laten zijn. Zo staat kwaliteit voorop. De kans dat de meerwaarde van de concretiseringsfase uit de verf komt, is dan het grootst.

Hoe lang mag de concretiseringsfase bij BVP-aanbestedingen dus duren? Net zo lang als nodig is om alle aannames te toetsen en de details van de scope scherp af te bakenen.

In de concretiseringsfase is de opdrachtnemer in de lead. Hij bepaalt dus de doorlooptijd en heeft belang bij het zo snel mogelijk afvinken van alle verificatiepunten. Dat lukt alleen als hij transparant en open is over de producten en diensten die hij gaat leveren. Als deze specificaties vaag blijven dan wordt de opdrachtgever niet overtuigd en dan duurt de concretiseringsfase langer. Mogelijk breekt de opdrachtgever de concretiseringsfase zelfs voortijdig af om de volgende gegadigde in de ranking de kans te geven hem te overtuigen dat de doelstellingen bereikt zullen worden.

Blijf op de hoogte

DiVetro heeft veel ervaring met Best Value Procurement in grote projecten. Dit levert inzichten op die we graag met u delen. In eerdere publicaties over BVP schonken we aandacht aan diverse praktijkaspecten van BVP. Na deze publicatie volgen nog 2 artikelen met antwoord op de volgende vragen:

• Wat doe je als Best Value Procurement toch niet de meest geschikte expert oplevert?
• Wat zijn de handvatten voor succesvol management van een Best Value project na gunning?

Wilt u op de hoogte blijven van onze publicaties? Schrijf u hieronder in voor onze gratis nieuwsbrief. U ontvangt dan elke maand een e-mail met een overzicht van onze publicaties.

Meld u aan voor onze nieuwsbrief

Vragen of interesse?

Vond u dit artikel interessant? Via de knoppen hieronder kunt u het artikel eenvoudig met uw netwerk delen.

Heeft u interesse in Best Value Procurement of vragen over de mogelijkheden van Best Value Procurement voor uw organisatie? Aarzel niet en neem contact met ons op via info@divetro.nl of +31 (0) 88 000 54 00. Onze Sourcing specialisten helpen u graag verder.