GGZ Rivierduinen biedt geestelijke gezondheidszorg aan de inwoners van het noorden en midden van Zuid-Holland. De organisatie gebruikt hiervoor mijnQuarant, het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) van Pink Roccade.

Als gevolg van veranderende werkwijzen en wet- en regelgeving worden er geregeld nieuwe releases van het EPD ingepland. Dit releaseproces verliep in eerste instantie niet optimaal. Inmiddels is het releaseproces beter beheersbaar dankzij elementen uit het agile/scrum werken. Daar plukt de organisatie nu de vruchten van.

Wij hadden een gesprek met Tijn van Wegen, Business Analist en op dit moment werkzaam bij GGZ Rivierduinen.

Tijn, kun je GGZ Rivierduinen kort introduceren?

Tijn: GGZ Rivierduinen biedt geestelijke gezondheidszorg aan de inwoners van het noorden en midden van Zuid-Holland. De organisatie biedt de zorg die het beste past bij de situatie van de cliënt: thuis als het kan, in één van de poliklinieken of klinieken als het moet.

GGZ Rivierduinen behandelt en begeleidt volwassenen, ouderen, kinderen en jongeren. Cliënten kunnen bij GGZ Rivierduinen ook terecht met eetstoornissen, autisme en een combinatie van een verstandelijke beperking en psychiatrische problematiek.

Wat houdt jouw project bij Rivierduinen in?

Tijn: Rivierduinen gebruikt mijnQuarant, het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) van Pink Roccade. In dit EPD worden alle zaken gepland en geregistreerd met betrekking tot de behandeling van patiënten. Hierbij kun je onder meer denken aan afspraken, diagnoses en behandelcontacten.

MijnQuarant is een standaard EPD dat specifiek is ingericht voor de Rivierduinen organisatie en werkwijze. Maar als gevolg van veranderende werkwijzen en wet- en regelgeving moeten regelmatig nieuwe releases van het EPD ontwikkeld en geïmplementeerd worden. De procedure voor het ontwikkelen en opleveren van nieuwe releases verliep een beetje stroef.

Wat verliep er juist stroef?

Tijn: Begin 2016 was er een lopend traject voor het ontwikkelen van een nieuwe release. Het was niet duidelijk hoe de functionaliteiten in het systeem gingen werken. De beoogde implementatiedatum kwam onder druk te staan.

Samen met het team is toen een impactanalyse uitgevoerd. We concludeerden dat er afwijkingen waren tussen beoogde en gerealiseerde functionaliteiten. Verder merkten we dat wijzigingen vaak een lange doorlooptijd hadden en dat er veel tijd zat tussen opeenvolgende releases/wijzigingen.

Hoe heeft Rivierduinen dit aangepakt?

Tijn: Om het releaseproces beheersbaar te maken hebben we elementen uit het agile/scrum werken gebruikt. Alle wijzigingsverzoeken werden opgenomen in een werklijst (product backlog) en per release maakten we een planning die definieerde welke wijzigingsverzoeken we meenamen.

Op basis hiervan voerden we een testtraject uit. Daarnaast startten we een communicatie- en trainingstraject om de medewerkers van GGZ Rivierduinen voor te bereiden op de wijzigingen van de release. Na het testtraject werd de release succesvol uitgerold. Er was zeer weinig nazorg nodig.

Wordt deze werkwijze als succesvol ervaren?

Tijn: Ja, tijdens het traject werd besloten om over te gaan op een doorlopend traject waarin achtereenvolgens nieuwe releases worden opgebouwd en geïmplementeerd. De inhoud van elke release wordt bepaald op basis van de beoogde implementatiedatum en de lijst met wijzigingsverzoeken. Verzoeken die niet meer in de komende release kunnen worden opgepakt worden doorgezet naar de volgende release.

Deze releasetrajecten hebben nu een vaste structuur gekregen:

• Bepalen impact wijzigingsverzoeken: De kerngroep EPD / Dossier bepaalt welke wijzigingen worden onderzocht. De EPD specialist (medewerker zorgadministratie) werkt vervolgens een inhoudelijke oplossingsrichting uit.
• Vaststellen inhoud release: De kerngroep bepaalt de inhoud van de release op basis van de uitgewerkte verzoeken.
• Ontwerp nieuwe release: Het team maakt een ontwerp voor de beoogde release (per onderdeel wordt een oplossing ontworpen).
• Vaststellen ontwerp: De kerngroep besluit tot uitvoer van het ontwerp. Daarnaast wordt in het directieoverleg toestemming gevraagd voor de realisatie van de release.
• Realisatie release: Het team realiseert het ontwerp.
• Testrelease: De testcoördinator maakt een testplan dat in de release test wordt uitgevoerd. Op basis van de testresultaten wordt besloten om de release uit te rollen naar productie.
• Uitrol: De release wordt uitgerold naar productie.
• Nazorg: Voorafgaand aan de uitrol wordt de helpdesk geïnformeerd over de release. Na de uitrol van de release bewaakt de helpdesk de meldingen gerelateerd aan de release. In overleg met het kernteam wordt het resultaat van de uitrol in de gaten gehouden.

Voorzien jullie ook extra communicatie en trainingen bij elke release?

Tijn: Jazeker! Naast de realisatie van de release worden de benodigde werkinstructies opgesteld of aangepast. Verder vindt er communicatie en trainingen plaats bij elke nieuwe release. Zo is de hele organisatie meteen op de hoogte van de wijzigingen.

Wanneer de release gereed is (de release is dan getest en goedgekeurd) dan beslist de directie om de release uit te rollen. Na elke nieuwe uitrol verzorgt Zorgadministratie (de beheerder van het EPD) de benodigde nazorg.

Welke resultaten hebben jullie geboekt?

Tijn: Er zijn inmiddels verschillende releases uitgebracht op basis van de nieuwe werkwijze. Deze releases werden allemaal succesvol binnen de planning en met weinig problemen voor nazorg opgeleverd. GGZ Rivierduinen heeft als organisatie veel vertrouwen gekregen met deze werkwijze en is enthousiast over de resultaten.

Op dit moment formaliseert GGZ Rivierduinen de governance om deze nieuwe aanpak een vaste plek in de organisatie te geven. De medewerkers van de organisatie weten het team steeds beter te vinden. Er wordt nu steeds meer in samenspraak met het team bepaald welke wijzigingen in het EPD gewenst zijn en hoe deze het best gerealiseerd kunnen worden.

Daarnaast zullen het komend jaar een aantal grote modules op het EPD geïmplementeerd worden. Zo zullen de logistieke en planningsmogelijkheden verbeteren. Op dit moment kijken we hoe het team aan deze veranderingen kan bijdragen.

Mooi verhaal Tijn. Bedankt voor dit gesprek en veel succes nog met je volgende projecten.

Vragen of opmerkingen?

Heeft u vragen of opmerkingen over agile werken of de mogelijkheden van agile werken voor uw organisatie? Aarzel niet en deel uw vragen en opmerkingen via het reactieformulier onderaan deze pagina, via info@divetro.nl of via +31 (0) 88 000 54 00. Wij helpen u graag verder.

Blijf op de hoogte

Wilt u meer van dit soort blog posts lezen? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief. U ontvangt onze blog posts dan automatisch in uw mailbox.

Meld u aan voor onze nieuwsbrief