Selmar van Egmond & Tijn van Wegen

Als analist werk je in projecten samen met collega’s die verschillende taken en verantwoordelijkheden hebben. Een goede onderlinge samenwerking en communicatie is dan cruciaal om op een efficiënte manier tot een passende (software)oplossing te komen.

Dit artikel is de zesde publicatie in een reeks waarin we als analisten praktische tips delen om efficiënt met andere rollen in een project samen te werken. In dit artikel staat de samenwerking tussen de analist en de business- of IT-architect (hierna architect) centraal.

Wellicht heeft de architect van alle rollen nog de meeste overeenkomsten met de analist. Beiden kijken immers naar informatie, bedrijfsprocessen, realisatieaspecten en vaak ook specifiek naar IT. In de praktijk zien we nog vaak dat de architect op afstand staat van het project. Ons pleidooi is om de samenwerking met de architect actief op te zoeken en te onderhouden.

Hieronder schetsen we kort hoe analisten en architecten zich tot elkaar verhouden en bieden we 5 praktische tips om de samenwerking tussen beide rollen te versterken.

Hoe verhouden analisten en architecten zich tot elkaar?

Het doel van architectuur is om de informatievoorziening van de organisatie vorm te geven zodat deze op lange termijn aansluit op de bedrijfsdoelstellingen. Veranderingen worden vanuit een brede scope door de architect gestuurd op basis van een heldere visie en kaders. De analist zorgt – in project- of teamverband – voor een specifieke doelstelling voor het leveren van bedrijfswaarde (zie de eerste afbeelding).

De architect wordt vaak vergeleken met de bouwarchitect die alle ins en outs weet van constructie, omgeving en materialen. In deze vergelijking is de analist dan de binnenhuisarchitect. Daar waar de architect de muren van het huis neerzet, bepaalt de analist de beste toepassingen en indeling van de ruimte, met wellicht nog een kleine verbouwing tot gevolg.

De tweede afbeelding illustreert een aantal logische momenten waarop de analist en de architect elkaar tegenkomen.

De samenwerking met de architect zoeken en onderhouden: 5 tips

1. Maak kennis met de organisatie

Als analist heb je bij de meeste veranderingen te maken met bestaande processen, systemen en toekomstplannen. Daarom is het belangrijk dat je je als analist verdiept in de organisatie. De referentiearchitectuur (Hoe is het nu én wat is het toekomstbeeld?) helpt hierbij. Denk bijvoorbeeld aan processchema’s op diverse niveaus, een informatiemodel en de samenhang van ondersteunde informatiesystemen.

Om wegwijs te worden, is het belangrijk kennis te maken met de architect(en) in het domein waar jij werkzaam bent. De architect heeft veel kennis van de organisatie en kan je inzicht geven in de conventies, terminologie en tradities van het bedrijf.

Als analist heb je zelf meestal ook kennis van architectuur. Een vaak voorkomende valkuil is dat jij als analist je kennis promoveert tot standaard en jezelf niet verdiept en niet of te weinig luistert. Je wilt echter het wiel niet opnieuw uitvinden, maar juist aansluiten bij je omgeving. Neem dus vooral de tijd om je eigen te maken wat er al is. Verbeteren kan daarna altijd nog.

2. Positioneer het project binnen het grotere geheel

Bij aanvang van het project stel je kaders en bepaal je de benodigde architectuur voor je projectdoelstelling. Hierbij toets je of de beoogde verandering past in de doelarchitectuur. Wanneer architectuur op onderdelen nog ontbreekt is verhoogde betrokkenheid nodig is van de architect. Plan in dat geval een actie om de architectuur uit te werken zodat er een gedeelde visie en gezamenlijk uitgangspunt ontstaat. Hiermee voorkom je onduidelijkheid en vertraging tijdens de realisatie van het project of de ontwikkeling van een ‘wegwerpproduct’.

Architectuur is vaak ambitieus en een meerjarentraject. De organisatie geeft hier in fasen invulling aan, waarbij jouw project een bijdrage levert. Bepaal daarom duidelijk welke bijdrage je project in dit grotere geheel levert en waar de projectgrenzen liggen.

Architectuur is niet in beton gegoten, zeker niet in innovatieve organisaties. Maak daarom vooraf goede afspraken over de rolverdeling en het proces van bijstelling. Hiermee voorkom je vertraging in de besluitvorming en misvattingen tijdens de realisatie.

3. Realiseer bedrijfswaarde

Het realiseren van bedrijfswaarde met behulp van architectuur levert langetermijn- en herbruikbare oplossingen op. Het mes snijdt aan twee kanten: de business is geholpen en heeft hier nog lang profijt van.

Het direct leveren van bedrijfswaarde lukt niet altijd; bijvoorbeeld omdat de architectuur in aanvang een vrij grote impact kan hebben bij benodigde webservices of een software-upgrade. In dit geval investeer je eerst voordat je de vruchten plukt. Zie dit niet als een ‘IT-feestje’, maar communiceer dit samen met de architect expliciet naar je business zodat keuzes transparant zijn.

En vooral, werk agile! Het venijn zit vaak in de details en het kan altijd voorkomen dat een oplossing toch niet past in de architectuur. Hier kom je het liefst zo snel mogelijk achter. Of iets op papier past is altijd nog iets anders dan de praktijk. Daarom raden we ook aan om voortdurend te integreren in het landschap, waarmee je bewijst dat de bedachte oplossing in samenhang werkt.

4. Borg voor meer snelheid, wendbaarheid en effectiviteit

Met borging zorg je ervoor dat de modellen, en hiermee waardevolle kennis, behouden blijft voor de organisatie. Tegenwoordig is documenteren in veel organisaties het kind van de rekening. Wij denken dat deze kennis juist cruciaal is voor het maken voor snelheid, wendbaarheid en effectiviteit van organisaties.

Architectuurmodellen waar je als analist zeker een bijdrage kunt leveren zijn het informatiemodel, bedrijfsprocesmodel en applicatiearchitectuur. Vaak zijn deze er al op hoofdlijnen en kun je detailleren, bijvoorbeeld door attributen toe te voegen aan een informatiemodel of procestappen te beschrijven binnen een werkproces. Maak hierover concrete afspraken met de architect, onder andere over het reviewen van toegevoegde items.

Ons devies is daarom: zorg dat jouw project niet alleen bestaat uit bijvoorbeeld ‘user stories’, maar maak heldere documentatie. In een agile omgeving zijn documentatie en borging hiervan onderdeel van de ‘definition of done’. Bij voortdurende integratie hoort ook het continu op orde houden van je documentatie!

5. Stel bij en lever duidelijke input

Projecten zijn steeds vaker iteratief en kort cyclisch. Dit stimuleert continu leren en verbeteren van architectuur op basis van gerealiseerde oplossingen en verkregen inzichten.

Lever hierin als analist daarom duidelijke input aan de architect: wat werkt wel en wat niet? Je kunt hiervoor de architect direct betrekken bij evaluaties gerelateerd aan het project. Andere projecten kunnen zo van verbeterde architectuur profiteren.

Conclusie

In complexe projecten is samenwerking met de architect(en) een must. Architectuur is dan een randvoorwaarde voor het behalen van de bedrijfsdoelstelling.

Daarbij is samenwerking met de architect niet alleen voor jouw project nuttig. Als professional heb je namelijk ook de verantwoordelijkheid om kennis te delen. Niet opnieuw het wiel uitvinden maar bestaande initiatieven versterken is daarin heel krachtig.

Wil je de samenwerking tussen analisten, architecten en andere rollen binnen jouw organisatie verbeteren? Aarzel niet en neem vrijblijvend contact met ons op via +31 88 000 54 00 of info@divetro.nl. Wij helpen je graag verder.