Marco van Dop & Stanley Lachman

Als analist werk je in projecten samen met collega’s die verschillende taken en verantwoordelijkheden hebben. Een goede onderlinge samenwerking en communicatie is dan cruciaal om op een efficiënte manier tot een passende (software)oplossing te komen.

Dit artikel is de vijfde in een reeks publicaties waarin we als analisten praktische tips delen om efficiënt met verschillende andere rollen in een project samen te werken. In dit artikel staat de samenwerking tussen analist en UX designer centraal.

De analist verzamelt WAT de wensen van de business zijn, structureert ze en legt ze begrijpelijk vast. De UX-designer bepaalt HOE de oplossing voor de eindgebruiker werkt en hoe deze eruit ziet.

Analisten en UX-designers moeten goed samenwerken om een oplossing te realiseren die de wensen van de business vervult en zo goed mogelijk aansluit op de processen en wensen van de gebruikers.

Hieronder delen we praktische tips waarmee analisten de samenwerking met UX-designers voor, tijdens en aan het einde van een sprint in Scrum kunnen optimaliseren. Uiteraard gelden de onderliggende principes ook voor andere ontwikkelmethoden.

1.   Tips voor de voorbereiding van de sprint

Tijdens de voorbereiding van een sprint zorgt de analist ervoor dat de stories aan de bovenkant van de product backlog voldoende niveau hebben zodat het Scrumteam de omvang kan inschatten.

In tegenstelling tot de meeste andere rollen in het team heeft de UX-designer – net als de analist – vaak een rol in deze voorbereiding. De manier waarop de UX-designer de oplossing ontwerpt kan immers gevolgen hebben voor de complexiteit en de hoeveelheid werk.

Binnen een sprint wordt normaal gewerkt aan user stories en in de (sprint)voorbereiding wordt vaak gewerkt aan de hand van een feature. Daarin wordt de oplossing benaderd vanuit een bredere context. De analist breekt de feature in het voortbrengingsproces samen met de UX-designer op in meerdere user stories met bijhorende acceptatiecriteria, zodat deze tijdens een sprint kunnen worden gerealiseerd.

Daarbij gebeurt het dat teams in design sprints in een kort tijdsbestek zaken willen toetsen met business stakeholders en ontwikkelaars om zo nieuwe functionaliteiten of nieuwe proposities te ontdekken.

Voor meer afgebakende functionaliteiten of processen in een reguliere heartbeat is het ook wenselijk om een timebox toe te passen. Reserveer daarom tijd waarin de UX-designer een concept kan ontwikkelen voor de oplossing van een story, dat (net) voldoende uitgewerkt is, zodat het team de effort kan inschatten.

Praktische tips voor de analist tijdens de voorbereiding van de sprint

Wil je als analist de sprint optimaal (lees: efficiënt en zonder waste) voorbereiden? Dan kunnen deze tips je zeker helpen:

• Baken de scope af in user stories. Bepaal al vooraf – samen met de UX-designer – in welke mate de vanuit een feature afgeleide user story impact gaat hebben op de user interface van de oplossing en in hoeverre daarvoor een specifiek UX-design voor nodig is. Zorg ervoor dat de user story altijd te herleiden is naar dit specifieke UX-design door bijvoorbeeld de gehanteerde naamgeving van een user story terug te laten komen in het UX-design.
• Gebruik een Kanban board voor features. Zoals we in eerdere artikelen schreven kan het inrichten van een Kanban board voordelen bieden om een feature te benaderen vanuit diverse invalshoeken (o.a. beheer, architectuur, enz), zo ook vanuit het gezichtspunt van een UX-designer. Voor de UX-designer is een feature de werkeenheid op basis waarvan hij of zij het ontwerp zal maken. Een goed UX-design zal immers altijd uitgaan van een afgesloten en complete flow en niet direct van kleinere sub-processen of functionaliteiten. De UX-designer zal in deze voorbereiding al moeten bepalen wat de impact van een feature zal zijn op de userinterface (front-end) van de oplossing. Wanneer deze geraakt wordt, is het zijn of haar rol om -eventueel met behulp van gebruikerstesten- een ontwerp te bedenken dat op een gebruiksvriendelijke, consistente, technisch realiseerbare en mooie manier invulling geeft aan de functionele requirements.
• Bewaak scope creep. Stem met de UX-designer af hoe de acceptatiecriteria in een feature of story worden afgedekt in het ontwerp. Hiermee voorkom je dat onnodige functionaliteit/complexiteit wordt toegevoegd zonder dat daar een legitieme businesswens tegenover staat.

2.   Tips voor tijdens de sprint

Tijdens de sprint werkt het team aan het vooraf vastgestelde sprintdoel. Het gebeurt dat ontwikkelaars bepaalde zaken in de realisatie net iets anders willen doen in verband met de complexiteit en/of de hoeveelheid werk.

Als analist waak je erover dat nog steeds recht wordt gedaan aan de oorspronkelijke businesswens bij eventuele afwijkingen. De UX-designer bewaakt in hoeverre de realisatie in lijn blijft met zijn/haar design voor de story.

Praktische tips voor de analist tijdens de voorbereiding van de sprint

• Plan een tussentijdse demo. Het is cruciaal dat het team in geval van afwijkingen de discussie voert. De analist kan een rol spelen om de discussie te faciliteren door een tussentijdse demo in te plannen. Het team kan eventuele uitdagingen of afwijkingen tijdens de realisatie van een story dan toelichten in deze demo. Dit voorkomt eventuele verrassingen aan het einde van de sprint.
• Sprint review voorbereiding. In een eerder gepubliceerd artikel beschreven we het belang van de sprint review. De analist zal in dit stadium veelal de businesscontext van de sprint review voorbereiden. De UX-designer kan een rol vervullen bij het bedenken en opzetten van de presentatievorm van de sprint review, gelet op bijvoorbeeld de huisstijl van de organisatie.

3.   Tips aan het einde van de sprint

Evalueer aan het einde van de sprint – samen met de UX-designer – of de gekozen implementatie van een story nog steeds aansluit bij het integrale ontwerp van de feature.

Het is ook mogelijk dat een bepaalde implementatie een verrijking is op bestaande standaarden en/of guidelines. Om hergebruik en consistentie te bevorderen dient de UX-designer dit te borgen in deze documentatie.

Laat de UX-designer daarnaast wijzigingen met grote impact op de front-end zelf presenteren aan de stakeholders. Hij/zij kan zelf het beste uitleggen waarom gekozen is voor een bepaalde implementatie (op basis van bijvoorbeeld feedback uit gebruikerstesten of onderzoek).

Conclusie

UX-design is een vak; de UX-designer heeft de belangrijke taak een oplossing te ontwerpen die voldoet aan alle aspecten van goede usability en die tegelijkertijd ook invulling geeft aan de business requirements.

We zien vaak dat deze taak niet altijd past in de snelle opleveringscyclus van Scrum (sprints). De analist kan de UX-designer faciliteren/helpen om de designtaken toch zoveel mogelijk binnen de heartbeat uit te voeren.

Meer informatie

DiVetro heeft veel ervaring met de optimalisatie van de samenwerking tussen analisten en UX-designers in Scrum- en andere projectvormen.

Heeft u hier vragen over? Wij vertellen u graag hoe u de samenwerking tussen analisten en UX-designers in uw organisatie kunt structureren en verbeteren. U kunt ons bereiken via info@divetro.nl of +31 (0)88 000 54 00.