Geen succes zonder bezieling: 3 cruciale vragen tijdens een succesvol project

(deel 2 van 3)

Govert Gribling en Bart Roijers

In onze vorige publicatie in de reeks “Geen succes zonder bezieling” las u waarom bezieling in een project, een goede klik tussen projectmanager en opdrachtgever en het kennen van de vraag achter de vraag belangrijk zijn voor een stevig projectfundament.

In dit artikel leest u hoe u als projectmanager het projectfundament tijdens uw project verstevigt. Als u de 3 vragen in dit artikel tijdens uw project op een positieve manier kunt beantwoorden, dan vergroot u uw kans op een succesvol project aanzienlijk.

1. Is het helder wie wanneer welke rol vervult?

Het project is begonnen! De werkelijke vraag achter de vraag is duidelijk, althans voor u en uw opdrachtgever. Nu wordt het hoog tijd om helderheid te scheppen voor alle andere betrokkenen. Dat doet u in uw projectplan.

Een succesvolle projectmanager neemt tijdens de uitvoering diverse rollen aan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de rol van consultant, interimmanager, coach, loopbaanadviseur, communicatiegoeroe en stuurgroeplid. Wanneer de verschillende projectrollen duidelijk zijn, dan kunt u de verantwoordelijkheden voor elke rol benoemen en vastleggen hoe de verschillende rollen zich tot elkaar verhouden. Houd hierbij rekening met het spanningsveld tussen het eigenaarschap van de opdrachtgever die verantwoordelijk blijft voor de ‘business’, en dat van u als opdrachtnemer.

Bespreek de waarde van het project met zoveel mogelijk afdelingen in de organisatie. Hoe meer mensen het belang van het project inzien, hoe meer mensen hun bijdrage zullen leveren en hoe meer kans u heeft op een succesvol project. Als u dit als opdrachtgever goed doet, kan het project eigenlijk niet mislukken.

U bepaalt op welke momenten en in welke situaties u de rol van consultant, coach en stuurgroeplid vervult en wat dit bijdraagt aan het succes van het project. Vergeet ook niet dat u niet alles zelf kunt: roep waar nodig de hulp van interne en externe medewerkers in. U geeft aan wie wanneer welke rol vervult en hoe deze rollen zich tot elkaar verhouden. Per fase kunnen rollen en onderlinge verhoudingen verschillen.

2. Wordt er effectief gecommuniceerd?

Ieder onderzoek naar succesvol management en ieder projectevaluatierapport wijst naar dezelfde open deur: effectief communiceren is de sleutel tot succes, het ontbreken daarvan is vaak de oorzaak van falen.

Kijkt u in uw project over projectgrenzen heen? Dan is effectieve communicatie nog belangrijker: de doelgroep is immers groot en divers. Door vorm en inhoud aan te passen beïnvloedt u met communicatie gericht de houding, de kennis en het gedrag van alle betrokkenen.

Zorgvuldige communicatie is zeer belangrijk. Daarom heeft u als projectmanager tijdens het project ook de rol van communicatiedeskundige. Ook hier geldt: u kunt niet alles zelf.

Maak in uw veranderplan expliciet ruimte voor communicatie en huur indien nodig communicatiedeskundigen in. Beleg de verantwoordelijkheid voor goede communicatie dan bij de betreffende rol en zorg ervoor dat de betrokken medewerker dit ook zo aanvoelt. Zo bent u weer een stap dichter bij een succesvol project!

En als u “agile” gaat werken of gaat “scrummen” dan verwijzen we u graag naar de tips in dit artikel: https://divetro.nl/agile-communicatie-tips/

3. Wordt er goed werk geleverd?

Mooi, al die ‘softe’ invalshoeken, maar natuurlijk moet er wel gewoon goed werk worden geleverd! Zorg er daarom voor dat u altijd zegt wat u gaat doen… en kom uw beloftes ook na. Hoe levert een projectmanager goed werk?

In grote projecten worden vele producten opgeleverd. Opleveren betekent dat een projectonderdeel wordt afgerond en overgedragen. Over de kwaliteit van de oplevering willen we achteraf geen discussies voeren en we willen ook liefst geen herstelwerkzaamheden verrichten.

We introduceren de “handshake”: door voor elke oplevering een helder test- en acceptatieproces vast te stellen zijn de business(vertegenwoordigers), het project(team) en de beheerorganisatie in staat om kwaliteit te leveren. Voor u als projectmanager is het resultaat van dit proces de enige manier om de opdrachtgever te adviseren over afronding van het product of project. Met de “handshake” kom je tot een gezamenlijk akkoord.

Als u het zo doet, dan levert u gewoon goed werk. Maar zeggen en doen is niet even makkelijk. De praktijk blijkt vaak weerbarstiger. Toch is het wezenlijk dat u goede afspraken maakt en deze nakomt. Dit is wezenlijk voor een blijvend goede relatie met uw opdrachtgever en alle betrokkenen bij het project.

En nu verder!

De oorspronkelijke opdracht is nu wellicht voltooid. Maar is daarmee de vraag achter de vraag beantwoord? Zo nee, wat is daar dan nog voor nodig? In deel 3 van deze reeks “Geen succes zonder bezieling” behandelen we 3 vragen die u na de afronding van uw project kunt stellen om het project op een goede manier af te sluiten.

Hoe denkt u hierover?

Zoekt u consultants met bezieling die u kunnen helpen uw verandertraject tot een succes te maken? Neem contact op met DiVetro via info@divetro.nl of via +31 (0) 88 000 54 00. Wij helpen u graag verder.

Blijf op de hoogte

Wilt u meer van dit soort blog posts lezen? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief. U ontvangt onze blog posts dan in uw mailbox zodra ze op onze website verschijnen.

Meld u aan voor onze nieuwsbrief