DiVetro hanteert het ‘Sourcing Framework’ als methodiek voor sourcingprojecten. Het Sourcing Framework (download hier ons e-book) is een eenvoudig stappenplan waarmee we de complexiteit van sourcingprojecten inzichtelijk maken voor specialisten én niet-specialisten.

Het Sourcing Framework bestaat uit 4 fases:

• de strategiefase waarin u de ambities van de organisatie in beeld brengt en de sourcingstrategie bepaalt;
• de selectiefase waarin u aan de hand van vastgestelde stappen de beste partner(s) selecteert;
• de transitiefase waarin u taken overdraagt aan deze partner(s);
• de operatiefase waarin u de uitvoering van de taken begeleidt en de resultaten evalueert.

Dit alles vanuit een centrale regie met uw eigen mensen.

Bij een Best Value aanbesteding besluiten we de selectiefase met de concretisering, waarin de aanbieding met de best beoordeelde aanbieder in detail wordt uitwerkt om tot definitieve gunning te komen. Bij een Mededingingsprocedure met onderhandeling besluiten we de selectiefase met een onderhandelingsfase waarin de aanbiedingen met meerdere leveranciers in detail worden uitgewerkt om tot gunning te komen. Hiermee vangt de transitiefase aan als start van een meerjarige samenwerking.

Er zijn twee fasen die cruciaal zijn om een sourcingproject te laten slagen en die van invloed zijn op de doorgaans lange contractperiode. Dit zijn:

• de selectiefase, met aan het einde een concretiseringsfase (Best Value) of een onderhandelingsfase (Mededingingsprocedure met onderhandeling);
• de start van de transitiefase.

Deze fasen zijn niet alleen een volgende stap in de aanbesteding, het zijn ook fasen met een ander karakter: delivery komt in de lead en sales begeeft zich meer naar de achtergrond.

Dit zijn ook de momenten voor de opdrachtnemer om zich te bewijzen als expert en de opdrachtgever te overtuigen. Voor de opdrachtgever zijn het de fasen om de expert in haar rol te zetten en daadwerkelijk gebruik te maken van de expertise van de opdrachtnemer. Kortom de ‘proof of the pudding’.

DiVetro ziet nog veel verbeterpunten in deze cruciale fasen. Vaak zijn deze nodig door ‘vergeten wijsheden’ die niet (langer) toegepast worden met vertraging, extra kosten en verminderde kwaliteit tot gevolg. Reden genoeg om even stil te staan bij deze 10 vergeten wijsheden voor een succesvol sourcingproject.

10 Vergeten wijsheden voor een succesvol sourcingproject

De vergeten wijsheden hieronder vormen voor de sourcingspecialisten van DiVetro de basis voor transparantie en harmonisch samenwerken.

Ze gelden voor de opdrachtgever én voor de opdrachtnemer. Ze zijn een richtsnoer om efficiënt en prettig samen te werken om kwalitatieve resultaten te leveren.

I. Wees transparant
Deel open en eerlijk de zorgen, risico’s en kansen met elkaar. Dit is de basis van een langdurige relatie.

II. Leer elkaars expertise kennen en gebruik elkaars expertise
Langdurige intensieve samenwerking wordt gemakkelijker als de directe betrokkenen van de opdrachtgever en de opdrachtnemer elkaars expertise kennen en weten hoe ze deze expertise optimaal kunnen benutten.

III. Concretiseer de gehele opdracht
Al te vaak blijkt in de concretiserings- of onderhandelingsfase de focus op punten en komma’s in contracten te liggen, in plaats van op de uitwerking van de inhoudelijke details van de aanbieding, de risico’s en het transitieplan. Dit leidt tot onduidelijkheden en discussies nadat de overeenkomst is ondertekend. Dat is niet bevorderlijk voor de relatie en het beoogde resultaat.

IV. Doorgrond de afspraken
Alle directe betrokkenen van de concretiserings- of onderhandelingsfase en de transitiefase, zowel aan de kant van de opdrachtgever als aan de kant van de opdrachtnemer, dienen de doelstellingen, het programma van eisen en wensen en de daarop uitgebrachte aanbieding goed te doorgronden.

V. Voer goede governance
Met een weloverwogen besturing, gedragscode en rolverdeling kunt u de kwalitatief beste resultaten behalen.

VI. Behoud elkaars expertise
Sleutelfunctionarissen met een rol tijdens de selectie- en transitiefase worden niet, of toch alleen in uitzonderlijke situaties, vervangen. Hierdoor borgt u de continuïteit in uw project.

VII. Ken het krachtenveld
Ontwikkel en behoud een goed overzicht van alle stakeholders, actoren, beïnvloeders en tegenwerkers, inclusief hun onderlinge relaties. Dit zorgt voor efficiënte en effectieve communicatie en samenwerking.

VIII. Maak waar
‘’Praatjes vullen geen gaatjes”. Realiseer wat je beloofd hebt.

IX. Vier successen
Natuurlijk gaan er zaken mis tijdens een intensief project onder grote tijdsdruk. Dus sta regelmatig stil, kijk elkaar in de ogen en hef het glas wanneer u een succes kunt vieren.

X. Evalueer
Kijk regelmatig terug, blijf doen wat u goed doet en leer van uw fouten.

Wordt vervolgd

DiVetro adviseert om deze vergeten wijsheden als leidraad voor de concretiserings- of onderhandelingsfase en de transitiefase te hanteren. We hebben hier zelf goede praktijkervaring mee. In onze volgende publicaties geven we concrete tips om de inzichten hierboven in de praktijk toe te passen.

Vragen of interesse?

Heeft u verdere vragen over sourcing binnen uw organisatie? DiVetro heeft een aanpak en workshops ontwikkeld voor de begeleiding van opdrachtgevers en opdrachtnemers in cruciale sourcingprojecten. Wij helpen u graag verder via info@divetro.nl of +31 88 000 54 00.