13 dec Lean regie voor eenvoudige of kleine contracten
Divetro is als sourcing expert sinds 2015 lid van Platform Outsourcing Nederland, het onafhankelijke en niet-commerciële kennisplatform voor outsourcing in Nederland.
Het doel van Platform Outsourcing Nederland (PON) is om samen met experts en opdrachtgevers uit de markt te streven naar verdere professionalisering van outsourcing in Nederland.
PON kent een aantal werkgroepen. De Werkgroep Regie bijvoorbeeld richt zich op regievraagstukken. In deze context heeft PON net een paper over Lean Regie uitgebracht.
Ed Holtzer en Thomas van Duijn, IT Sourcing en Governance Consultants bij DiVetro, hebben hieraan actief meegeschreven.
Wij hadden een kort gesprek met Ed en Thomas over de belangrijkste punten uit het boek.
Ed en Thomas, gefeliciteerd met de publicatie van het e-book “Lean regie” van Platform Outsourcing Nederland (PON). Kunnen jullie ons nog eens kort vertellen wat Platform Outsourcing Nederland is en hoe dit e-book bij PON past?
Ed: Het Platform Outsourcing Nederland is een onafhankelijk kennisplatform van en voor leveranciers, adviesbureaus, uitbesteders, wetenschappelijke en onderwijsinstellingen in Nederland. Samen brengen we outsourcing in Nederland naar een hoger niveau.
Thomas: Dit doen we door met elkaar te praten en actief kennis en ervaringen te delen. Bijvoorbeeld door middel van het organiseren van seminars, round tables, het geven van masterclasses en het uitbrengen van papers.
Ed: Tijdens één van de werkgroepsessies van onze Werkgroep Regie bleek dat wat we nu “Lean regie” noemen een ondergeschoven kind is binnen veel organisaties. Met alle potentiële risico’s van dien. Daarom besloten we om een eenvoudige leidraad voor regie-organisaties uit te brengen.
Wat verstaan jullie onder “Lean regie”, heren?
Thomas: We kwamen tot de conclusie dat in grote en kleine organisaties omvangrijke contracten veel aandacht krijgen, maar dat dit in veel mindere mate geldt voor kleinere contracten.
Ed: Dit is een risico, want kleine contracten van beperkte omvang kunnen een grote impact op een organisatie hebben. Daarom moeten ook deze contracten goed gemanaged worden.
Thomas: Neem bijvoorbeeld een contract voor een SaaS-applicatie. Zo’n contract kan soms rechtstreeks door de business worden afgesloten. Zo’n applicatie kan voor een organisatie of onderdeel cruciaal zijn. Maar wanneer hier in de organisatie geen zicht op is loop je later bijvoorbeeld het risico dat kosten uit de hand lopen of dat niet is afgestemd wie er verantwoordelijk is bij storingen.
Wordt dit idee ook in het vakgebied gedragen?
Ed: Jazeker. Maar om dat te toetsen heeft de werkgroep Regie over dit onderwerp een roundtable georganiseerd met opdrachtgevers, opdrachtnemers en experts uit de markt. Dit heeft ons veel informatie en inzichten opgeleverd. Bovendien werd tijdens deze gesprekken bevestigd dat kleine contracten, hoewel belangrijk, vaak weinig aandacht krijgen of zelfs helemaal niet op de radar staan. Dit kan soms grote negatieve gevolgen hebben.
Nu is er dus het e-book. Wat zijn de belangrijkste leerpunten uit het boek?
Thomas: “Ken je contracten” is een eerste leerpunt. Zorg ervoor dat je alle contracten in beeld hebt en, beter nog, onder regie hebt.
Heb je je contracten niet onder regie dan heb je een verhoogde kans op non-compliancy, veiligheidsrisico’s, onvoorziene kosten, conflicterende oplossingen, overlappende contracten en zelfs overtredingen van wet- en regelgeving. Dit wil je uiteraard vermijden.
Ed: In het paper beschrijven we verschillende handvatten om je contracten in beeld te krijgen en om de drempel tot de regie zo laag mogelijk te houden.
Thomas: Een tweede leerpunt zou ik willen samenvatten als “bepaal zelf je regiemodel”. Een eigen (lean) regiemodel maakt het voor een organisatie immers eenvoudiger om regie over de dienstverlening te voeren.
Ed: Als je geen eigen regiemodel hebt loop je als organisatie het risico dat een of meer leveranciers hun regiemodel aan je opleggen. Dat is niet handig. Zeker niet bij een groot aantal (kleine) contracten. Hanteer liever één model; je eigen model. Het toepassen van een eenvoudig regiemodel voor kleine contracten helpt vaak al veel.
Thomas: Een derde leerpunt is dat “regie moet passen bij het contract”. IT-contracten kunnen sterk verschillen. Voor succesvolle regievoering is het dan ook belangrijk om de regie af te stemmen op de belangrijkste contractaspecten.
Ed: Dat impliceert dat je niet alleen naar voor de hand liggende zaken zoals de contactwaarde en de mate van invloed op de contractvoorwaarden kijkt. Je kijkt ook naar het bedrijfsbelang van de dienst en het contract. En niet te vergeten naar de waarde van het contract voor het bedrijfsproces.
Thomas: Iedereen kent wel een oude kritische applicatie die nog op Windows XP of een oude Windows server versie draait. De contractwaarde van een vervangtraject is vaak onbeduidend, maar de impact bij een storing op de bedrijfsvoering des te groter.
Klinkt interessant heren. Waar kunnen mensen het e-book downloaden?
Ed: Het e-book is vrij verkrijgbaar op de website van Platform Outsourcing Nederland. Via de knop hieronder kom je meteen op de goede pagina terecht.
Dank je heren. Wat heeft PON nog allemaal in petto?
Thomas: Bij PON gebeurt er vanuit diverse werkgroepen een hoop. Zo zijn er het jaarlijkse seminar,tal van masterclasses, seminars en cursussen en worden papers uitgegeven en onderzoeken gedaan.
Ook in 2017 zal er veel worden georganiseerd. Hier kan ik nog niet te veel over zeggen maar ik kan de publicaties van PON en specifiek de publicaties van de werkgroep Regie, van harte aanbevelen.
Dus heb je interesse in het laatste nieuws en de laatste trends, tips en advies op het gebied van sourcing en regie? Volg dan zeker de publicaties van Platform Outsourcing Nederland en de publicaties op onze eigen website of meld je aan voor een van de werkgroepen van PON.
Vragen of interesse?
Vond u dit artikel interessant? Via de knoppen hieronder kunt u het artikel eenvoudig met uw netwerk delen.
Heeft u interesse in lean regie of vragen over de voordelen van lean regie voor uw organisatie? Aarzel niet en neem contact met ons op via info@divetro.nl of +31 (0) 88 000 54 00. Onze Sourcingspecialisten helpen u graag verder.
Het PON-Paper Lean Regie is genomineerd voor de PON Essay Award 2016. Deze award wordt uitgereikt tijdens de Outsourcing Magazine dinershow op donderdag 15 december 2016.
Ed Holtzer is (out)sourcing consultant, interim- en projectmanager. Hij heeft meer dan 30 jaar ervaring met IT, IT (out)sourcing-, verander- en managed servicestrajecten. Ed heeft ruimschoots ervaring opgedaan aan zowel de opdrachtgevers- als aan de leverancierskant, vooral in de zorg-, overheids- en onderwijsmarkt. Op dit moment is Ed als sourcing consultant medeverantwoordelijk voor de sourcing van de IT-dienstverlening van het Openbaar Ministerie.
Thomas van Duijn is consultant op het vlak van regie- en sourcingvraagstukken. Bij de start van zijn carrière was hij al snel verantwoordelijk voor inschrijvingen op middelgrote (out)sourcingstrajecten. Later heeft Thomas zich toegelegd op de besturing van ICT-dienstverlening. Thomas heeft ervaring opgedaan bij organisaties in zowel het publieke als private domein. Momenteel is hij actief bij zorginstelling CarintReggeland als analist en projectleider om het applicatielandschap te moderniseren.
