Ed Holtzer en Alice de Boer

Stephen Covey’s “The 7 Habits of Highly Effective People” is een wereldwijde bestseller. Dat is op zich niet gek. Het boek beschrijft immers helder en eenvoudig hoe u effectiever en succesvoller kunt zijn. Wie wil dat nu niet? Wij in ieder geval wel!

Sinds we Covey’s boek gelezen hebben zien we bovendien steeds meer parallellen tussen de 7 kenmerken van effectief leiderschap (dit is de Nederlandse titel van het boek) en de 7 kenmerken van effectieve IT regie-organisaties. En dat is niet onbelangrijk.

Een effectieve regie-organisatie is immers cruciaal voor succesvolle (out)sourcingsprojecten. Ze zorgt ervoor dat alle partijen optimaal samenwerken en de vooropgestelde doelen bereiken. Toch loopt de regie in (out)sourcingsprojecten vaak nog mank.

Natuurlijk willen wij ons niet vergelijken met een monument als Covey, maar als u de 7 kenmerken van effectieve IT regie-organisaties in dit artikel ter harte neemt dan is de kans groot dat uw eigen IT-organisatie er beter van wordt. En wie wil dat nu niet?

De 7 kenmerken van effectieve IT regie-organisaties

1.      Effectieve IT regie-organisaties zijn proactief

Volgens Covey kan en moet iedereen zelf keuzes maken. We zijn namelijk verantwoordelijk voor ons eigen leven. Effectieve mensen maken bovendien slimme keuzes omdat ze zich concentreren op de zaken die ze kunnen beïnvloeden, niet op wat ze niet kunnen beïnvloeden. Hun gedrag en effectiviteit zijn hierdoor rechtstreeks afhankelijk van hun eigen keuzes, niet van de omstandigheden.

Hetzelfde geldt voor IT regie-organisaties!

Effectieve IT regie-organisaties zijn proactief. Ze houden voortdurend een vinger aan de pols. Effectieve regie-organisaties kennen altijd de wensen, eisen en verwachtingen van alle betrokken partijen. Ze zorgen er ook voor dat iedereen zijn verantwoordelijkheden weet en zich eraan houdt.  Bovendien sturen ze voortdurend op het verbeteren van de samenwerking tussen alle partijen.

2.      Effectieve IT regie-organisaties beginnen met het einde in gedachten

Stel u voor: uw project is opgeleverd en het wordt geëvalueerd. Wat wilt u dat uw collega’s, directie en eindgebruikers over uw project zeggen? Als u zich bij het begin van uw project de gewenste resultaten inbeeldt dan kunt u tijdens het project veel effectiever naar deze resultaten toewerken. Effectieve mensen beginnen met het einde in gedachten.

Hetzelfde geldt voor IT regie-organisaties!

Effectieve IT regie-organisaties denken na over de inrichting van de regie zodra er van sourcing gesproken wordt. Ze wachten niet tot het opstellen van de sourcingstrategie of het begin van de transitie. Hoe vroeger u over uw regie nadenkt, hoe meer problemen u kunt voorkomen.

Als u in een vroeg stadium over de vormgeving van uw regie nadenkt dan borgt u de broodnodige kennis over het sourcingtraject in het hele project. Zo zorgt u ervoor dat er regelmatig afstemming is, dat afspraken nageleefd worden, dat kennis overgedragen wordt en dat doelen gehaald worden.

Bovendien kunt u de verwachtingen van gebruikers, opdrachtgevers en leveranciers zo beter bewaken. Zonder regie is er immers geen governance. En zonder governance is er geen sturing en zijn er geen heldere afspraken tussen alle betrokken partijen. Dit bemoeilijkt de aansluiting tussen de IT en de business. Wilt u dit vermijden? Begin met het einde in gedachten!

3.      Effectieve IT regie-organisaties behandelen belangrijke zaken eerst

Stephen Covey zegt in zijn boek: “Leiderschap houdt in dat je vaststelt wat belangrijk is; effectief management betekent dat je het belangrijkste als eerste uitvoert”. Dit lijkt een open deur, maar in de praktijk is dit niet zo eenvoudig.

Hetzelfde geldt voor IT regie-organisaties!

IT regie-organisaties moeten zich concentreren op de taken waar de toegevoegde waarde voor de business het grootste is. Vaak ligt het antwoord in “een betere relatie met de business” of “een betere relatie met de leveranciers”. Leg daar dan ook de focus. Ontwikkel en professionaliseer de vraag- en aanbodzijde en creëer hiermee voldoende ruimte om mee te bewegen met de veranderingen in uw omgeving.

Of zoals Giarte aangeeft in Simplicity, Outsourcing performance 2016: “Terwijl het tempo van de innovatie stijgt, bestaat het gevaar dat we focussen op te overleven en te weinig toekomen aan echte vernieuwing. Vernieuwing vraagt om ruimte voor creativiteit. Die ruimte ontstaat wanneer je scherpe keuzes maakt.”

4.      Effectieve IT regie-organisaties denken in termen van win/win

Een win/win-oplossing zorgt voor tevredenheid bij alle partijen. En als iedereen tevreden is zal iedereen zich beter inzetten. Bij win/win is het uitgangspunt dat er genoeg is voor iedereen.

Hoewel we een kentering zien zijn veel lopende sourcingcontracten nog steeds gebaseerd op onevenwichtige win/verlies verhoudingen. Hierbij profiteert één partij vooral van (de kennis van) de andere partij. Een opdrachtgever legt dan bijvoorbeeld zoveel mogelijk verantwoordelijkheid bij de leverancier tegen zo laag mogelijke kosten. De leverancier gaat vervolgens een overeenkomst aan waarbij de marge voor een belangrijk deel uit meerwerk komt. Dat is niet bepaald een win/win situatie.

Een win/win situatie vereist visie en vertrouwen. Vertrouwen in de contractpartij maar meer nog vertrouwen in uzelf, uw organisatie, in de governance en afspraken. We schreven het al eerder op onze website: “Succesvolle organisaties doen niet alles zelf. Ze combineren hun eigen kracht met de kracht van de markt.”

Om dit succesvol te laten verlopen moet u de marktpartijen de kans laten om hun toegevoegde waarde te tonen. Daarom zijn wij bijvoorbeeld voorstanders van best value gebaseerde uitvragen. Hierbij mogen marktpartijen op basis van functionele wensen (in plaats van technische specificaties) zelf een gepaste oplossing ontwikkelen en voorstellen.

5.      Effectieve IT regie-organisaties proberen eerst te begrijpen en dan pas begrepen te worden

We zijn geneigd om vanuit ons eigen perspectief en onze eigen belangen te denken. Hierdoor luisteren we vaak niet “echt” naar anderen. We luisteren niet met de intentie om te begrijpen wat de andere bedoelt. We luisteren om ons eigen verhaal te vertellen. Effectieve mensen luisteren om te begrijpen. Dan pas willen ze zelf begrepen worden.

Hetzelfde geldt voor IT regie-organisaties!

Als regie-organisatie zit je soms stuck-in-the-middle. Je bent de schakel tussen de vraag- en aanbodzijde. Om deze functie volgens of boven de verwachtingen in te vullen is het essentieel dat je eerst begrijpt wat de belangen zijn van de business, de opdrachtgever en de gebruikers.

Pas als je alle belangen kent is duidelijk wat je voor alle partijen kunt betekenen. Om deze vraag-achter-de-vraag echt beantwoord te krijgen zal je echt moeten luisteren. Oprecht interesse tonen in wat je opdrachtgevers beweegt. Dat werkt vooral wanneer je zelf proactief het initiatief neemt, zoals we ook hierboven al vertelden.

Begrijpend luisteren en vragen stellen vraagt uiteraard om medewerkers die hiertoe zijn toegerust. Dit is vaak een behoorlijke uitdaging bij de transitie van een service georiënteerde ICT-organisatie naar een regie-organisatie. Goede ICT’ers en beheerders kunnen niet noodzakelijkerwijs ook goed doorvragen en luisteren.

6.      Effectieve IT regie-organisaties werken synergetisch

Effectieve mensen zoeken een “derde weg”. Niet de weg van zichzelf of niet de weg van de ander. Ze zoeken juist een gezamenlijke weg die creatief naar oplossingen leidt en die rekening houdt met de wensen, normen en waarden van alle betrokken. Effectieve mensen zijn in staat om de krachten van alle betrokken partijen te bundelen zodat er een gezamenlijke meerwaarde ontstaat. Op zulke momenten worden één en één plots drie.

Hetzelfde geldt voor IT regie-organisaties!

Een IT regie-organisatie heeft bij uitstek de mogelijkheden om een gezamenlijke meerwaarde van en voor alle betrokken partijen te bewerkstelligen. Zij heeft relaties met de vraag- en de aanbodzijde. Zij beschikt over de juiste competenties. En het is haar taak om het maximale uit de samenwerking met alle betrokkenen te halen.

Vergelijk het met de rol van de regisseur op een filmset. Een regisseur haalt het beste uit (de samenwerking van) scriptschrijvers, cameramensen, belichting, kostuummakers, acteurs, actrices en alle andere betrokkenen en omstandigheden. Iedereen kan zijn uiterste best doen; een regisseur zorgt ervoor dat het geheel meer wordt dan de som der delen. Hij zorgt ervoor dat er een film komt.

Kate Vitasek noemt dit “Vested Outsourcing”. In haar boek “Five Rules That Will Transform Outsourcing” geeft Vitasek haar visie op de zeer nabije toekomst van zakelijke contactrelaties. Zij schetst relaties die gebaseerd zijn op gezamenlijke en gedeelde waarden en doelen. Relaties die gebaseerd zijn op een interessante en positieve business case voor alle partijen. En ze toont aan dat dit uitstekend werkt.

7.      Effectieve IT regie-organisaties houden de zaag scherp

Covey stelt dat effectieve mensen zoveel en zo vaak mogelijk in zichzelf investeren. Ze investeren bewust in de ontwikkeling en het onderhoud van hun lichamelijke, spirituele, geestelijke en sociaal-emotionele vaardigheden. Hierdoor zijn ze “scherper” en effectiever.

Hetzelfde geldt voor IT regie-organisaties!

Het regieproces wordt steeds verfijnder. Er zijn steeds meer partijen betrokken; multisourcing wordt de standaard. Contracten worden kleiner en ze krijgen een kortere looptijd. IT regie-organisaties krijgen ook steeds meer taken op hun bord.

IT regie-organisaties hebben naast supply- en demandmanagement steeds vaker verantwoordelijkheden op het gebied van risk management, service management, security, relatie-, contract- en account management, architectuur en governance onder regie.

Dit vraagt de nodige scherpte en wendbaarheid van IT regie-organisaties. Het helpt onszelf, onze opdrachtgever en onze leveranciers als we in de regie-organisatie structureel tijd en ruimte te plannen om de “zaag scherp te houden”.

Als we structureel de tijd nemen om processen te verbeteren, afspraken te herijken, elkaar beter te begrijpen en indien nodig nieuwe doelen te stellen dan kunnen we de kracht van de organisatie optimaal blijven combineren met de kracht van alle betrokken leveranciers.

8.      Van effectiviteit naar inspiratie

Stephen Covey heeft ons veel geleerd op het gebied van effectief management. Het is bovendien opvallend dat “de 7 kenmerken van effectief leiderschap” allemaal van toepassing zijn op effectieve regie-organisaties. En er is nog meer.

Na de publicatie van zijn boek kwam Covey tot de conclusie dat er nog één eigenschap ontbrak. Hij noemde deze achtste eigenschap Grootsheid (“Greatness”).

Naast effectiviteit is grootsheid een voorwaarde om te overleven en te groeien. Om volledig te groeien is het nodig volgens je volledige potentie te leven. En om anderen te inspireren datzelfde te doen. Van effectiviteit naar inspiratie dus.

De achtste eigenschap gaat veel verder dan de eerste 7 eigenschappen. Deze eigenschap staat voor inspiratie en creativiteit. Voor verder kijken dan je eigen horizon.

Dit is ook belangrijk voor IT regie-organisaties!

Het is belangrijk om een duidelijke visie te hebben op de regie-organisatie van overmorgen, met aandacht voor de doelen van vandaag en morgen. Dat is waar DiVetro voor staat.

Wij besteden veel aandacht aan inspiratie en innovatie. Wij hebben een duidelijke visie op de toekomst en wij helpen onze opdrachtgevers graag om hun blik op de toekomst te verruimen.

Vragen of suggesties?

Heeft u vragen rond (out)sourcing en / of de inrichting van uw IT regie-organisatie? Aarzel niet en neem contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Heeft u vragen of suggesties naar aanleiding van dit artikel? U kunt uw vragen, suggesties en inzichten met ons delen via het reactieformulier onderaan deze pagina. Niet aarzelen. Gewoon doen. Want een goede discussie, daar worden we allemaal beter van!

Blijf of de hoogte

Wilt u meer van dit soort blog posts lezen? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief. U ontvangt onze blog posts dan automatisch in uw mailbox.

Meld u aan voor onze nieuwsbrief