Robbert Dijkshoorn en Patrick Rikken

Van 18 tot en met 22 januari bezochten wij de Best Value Conference in Phoenix, Arizona. Best Value is een filosofie die een alternatieve samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer definieert. In Nederland wordt Best Value vooral, maar niet uitsluitend, toegepast binnen procurement.

Professor Kashiwagi ontwikkelde de filosofie vanuit de observatie van zijn familieleven en ervaring. Inmiddels zijn ook Kashiwagi’s vrouw en drie zoons actief in het wetenschappelijk onderzoek rond Best Value en in de bedrijven die rondom de filosofie zijn gevormd.

Wij hebben in het verleden als sourcingadviseurs al verschillende grote outsourcing deals volgens de Best Value benadering aanbesteed en we hebben ook praktijkervaring met de transitie-, transformatie- en executiefase van Best Value projecten. De Best Value conferentie betekende voor ons dan ook een hernieuwde kennismaking met het Best Value gedachtengoed en met Kashiwagi in het bijzonder.

De Best Value filosofie is en blijft overtuigend maar we blijven op een aantal punten ook zeer kritisch. Tijdens de conferentie vielen ons een aantal zaken op die ons aan het denken hebben gezet. Die zaken willen we in dit artikel graag met u delen.

Sterke punten van Best Value

Ook na deze conferentie zijn we nog altijd overtuigd van de sterke punten van Best Value:

• Best Value projecten zetten de expert in zijn kracht: organisaties erkennen, respecteren en gebruiken de toegevoegde waarde van specialisten in de markt. Dit sluit goed aan bij onze visie op sourcing.
• Best Value projecten vereisen eenvoudige metrieken: een echte expert gebruikt begrijpelijke, overtuigende en makkelijk te verifiëren metrieken.
• Best Value erkent dat projectrisico’s meestal bij de opdrachtgever liggen omdat zaken niet altijd op orde zijn.
• Best Value legt verantwoordelijkheden bij de juiste partij: de leverancier is de expert en begeleidt de opdrachtgever; de opdrachtgever verkleint de risico’s in zijn organisatie en omgeving.
• Best Value aanbestedingen zijn minder tijdrovend voor afvallers: opdrachtgevers kiezen sneller voor een partij waardoor afvallers minder tijd moeten spenderen aan het opstellen van uitgebreide offertes.
• Best Value projecten hebben minder regie nodig: de leverancier is een expert en behoeft over het algemeen minder gestuurd worden.

Natuurwetten als basis voor de Best Value filosofie

De Kashiwagi’s raakten door natuurwetten geïnspireerd tot de Best Value filosofie.

Volgens de natuurwetten heeft elke gebeurtenis slechts één uitkomst. Neem bijvoorbeeld de zwaartekracht. Als we een appel laten vallen dan verwacht iedereen dat die appel naar beneden valt omdat de condities voor de gebeurtenis (de appel valt op een plaats waar de zwaartekracht geldt) door iedereen hetzelfde geïnterpreteerd worden. Er is maar één uitkomst.

In projecten ligt dit vaak anders. Omdat we allemaal een andere opvoeding, opleiding en ervaring hebben, kijken we verschillend naar gebeurtenissen en verwachten we vaak ook verschillende uitkomsten. Ook al zijn de condities voor die gebeurtenissen hetzelfde. We interpreteren de informatie in projecten verschillend en maken daardoor gekleurde aannames en beslissingen. Dit vergroot de projectrisico’s.

Om dit te voorkomen introduceren de Kashiwagi’s Information Management Theory (IMT). Deze methodiek helpt experts om de juiste uitkomst te voorspellen. Een ervaren leverancier heeft een belangrijk voordeel als hij meer ervaring heeft dan anderen. Hij kan op basis van zijn eerdere ervaringen met soortgelijke gebeurtenissen betere beslissingen nemen, net zoals een horlogemaker op basis van een piepklein haperend veertje in een complex uurwerk meteen de juiste oplossing weet en kan implementeren.

Dit is een interessante manier van denken met belangrijke implicaties voor sourcing projecten. In een volgend artikel gaan we hier dieper op in.

Experts herkennen aan de hand van simpele typeringen

Tijdens de conferentie spraken de Kashiwagi’s over het Kashiwagi Solution Model (KSM). Volgens dit model kunnen mensen in verschillende types ingedeeld worden op basis van de hoeveelheid informatie die zij tot zich kunnen nemen en de leer- en verandersnelheid die zij aan de dag kunnen leggen.

Best Value past volgens de Kashiwagi’s het best bij mensen die snel veel informatie tot zich kunnen nemen, een snelle leercurve hebben en snel de juiste uitkomst van beslissingen kunnen voorspellen. Dergelijke mensen hoeven nauwelijks nog na te denken over een volgende stap. Hun handelen is verregaand geroutineerd en geautomatiseerd en minimaliseert zo risico’s.

De Kashiwagi’s zijn ervan overtuigd dat Best Value het meeste voordeel kan bieden wanneer het geïmplementeerd wordt door experts die tot dit type mensen behoren. Ook deze manier van denken heeft belangrijke implicaties voor sourcing. Ook hier gaan we een volgend artikel aan wijden.

Best Value breidt zich uit

We hebben op onze blog al verschillende artikelen over Best Value Procurement (BVP) gepubliceerd. Best Value werd en wordt dan ook vooral voor procurement gebruikt. We merken nu echter op dat Best Value ook steeds vaker voor verkoop, project management en risk management gebruikt wordt.

Wij zien dit als een positieve evolutie. Wanneer je je inkoop immers volgens de Best Value filosofie regelt, maar vervolgens je project ‘gewoon’ laat verlopen, dan haal je er niet het succes uit dat je eruit kunt halen. Pas wanneer Best Value door de hele organisatie in alle fases van een project gebruikt wordt, kun je er pas echt de vruchten van plukken.

In het verleden was de Best Value community zeer strikt over de toepassing van de methode, maar we zien dat die strikte houding nu naar een meer flexibele houding evolueert. Dat is volgens ons een goede zaak. Een strikte Best Value filosofie is immers niet altijd even realistisch. Dit brengt ons meteen bij onze kritische kanttekeningen.

Kritische kanttekeningen bij Best Value

Ondanks de voordelen van Best Value hebben wij een aantal kritische bedenkingen bij de vaak strikte interpretatie door de Kashiwagi’s:

• Bij Best Value zijn relaties uit den boze: Best Value zegt dat er enkel een strikte werkrelatie mag zijn tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Wij zijn echter van mening dat het helpt als je elkaar beter kent voor je samen in een project stapt.
• Je moet het Best Value proces zeer precies volgen, anders kun je niet succesvol zijn. Hier geloven wij niet in. Bij Europese Aanbestedingen bijvoorbeeld heb je per definitie een hybride samenwerkingsmodel nodig om aan de wet- en regelgeving te kunnen voldoen.
• Bij Best Value zijn metrieken (bijna) zaligmakend. Je moet niet voelen, niet denken en vooral geen relatie met elkaar aangaan. Hier zijn wij het niet mee eens. Wij zijn van mening dat er een duidelijke klik moet zijn tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Geen enkele situatie is ideaal. Zelfs experts maken fouten. Dan moet je elkaar kunnen vinden en werken relaties en vertrouwen stimulerend om uit de problemen te komen.
• De bedenkers van Best Value houden niet van Agile werken. Agile werken is volgens hen een schijnzekerheid en als expert moet je een project kunnen lezen en de uitkomst van ervan kunnen voorspellen. ICT-projecten hebben een hoog uitvindgehalte omdat de eindsituatie nauwelijks te voorspellen is. Agile werken biedt de flexibiliteit om dit op te vangen.

Overleeft Best Value in Nederland?

Deze vraag is moeilijk te beantwoorden, maar wij stelden alvast de volgende zaken vast:

• Best Value was lang een hype omwille van de simpelheid en snelheid van de filosofie. Best Value was een goed antwoord op de steeds verdere juridificering van aanbestedingen, het stimuleerde interactie met opdrachtnemers voor de ondertekening van het contract en er waren ogenschijnlijk alleen maar succesvolle aanbestedingen.
• Inmiddels zijn er wel degelijk mislukte Best Value aanbestedingen en zelfs rechtszaken bekend. De inhoud en scope van offertes zijn immers moeilijk te vergelijken omdat de opdrachtgevers meestal globale omschrijvingen geven en de opdrachtnemers als experts veel vrijheden krijgen. Het is te makkelijk om dan te constateren dat de methode niet goed is gevolgd.
• Best Value is nog steeds (slechts) vooral populair in Nederland. Wij schatten dat 65% van de bezoekers van de conferentie in Arizona uit Nederland kwamen. Er was slechts een marginale interesse uit andere landen.
• Verder zien we dat het aantal Best Value aanbestedingen in Nederland stabiel blijft. Er is geen sprake van een toename in de tijd.
• Bovendien zien we dat NEVI, de inkooporganisatie die Best Value in Nederland mee heeft grootgemaakt, nu ook met andere inkoopmethodes gaat werken. NEVI werkt nu ook volgens de Vested methode. Deze methode gaat uit van meer samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Zo innig zelfs dat de businessmodellen van opdrachtgever en opdrachtnemer op elkaar worden afgestemd. Uiteraard hadden de Kashiwagi’s hier veel kritiek op omdat het relatiedenken lijnrecht tegenover hun Best Value filosofie staat.
• Tot slot zien we dat de mededingingsprocedure in Europese Aanbestedingen nu meer interactie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer mogelijk maakt. De specificaties en de scope van projecten hoeven bij de initiële aanbesteding niet langer meteen volledig dekkend zijn. Er is veel meer ruimte voor interactie met de leverancier. Er worden workshops gehouden waarin aannames geverifieerd kunnen worden. Deze flexibiliteit was er vroeger niet. Best Value bood hier een antwoord op, maar dat antwoord lijkt (mogelijk) minder relevant te worden.

Tot slot hebben we onze bedenkingen waarom alle A+ certificeringen jaarlijks vernieuwd moeten worden en waarom die hernieuwing enkel in Phoenix kan plaatsvinden. Als je ziet dat 65% van de aanwezigen op de conferentie uit Nederland kwam, lijkt het alleen maar logisch dat de A+ certificeringen ook in Nederland verlengd kunnen worden. De verplichte trip naar de Verenigde Staten maakt Best Value naar onze mening een beetje commercieel en elitair. Wij zien de toegevoegde waarde daar niet van in.

Onze conclusie over Best Value

Op basis van onze praktijkervaring met Best Value en de conferentie in Phoenix kunnen we de volgende conclusies trekken:

• Best Value heeft zich als filosofie gevestigd. Er worden elementen van Best Value gebruikt in Europese Aanbestedingen en andere aanbestedingsmethodes. Maar…
• Best Value krijgt concurrentie. Bij een gelijkblijvend aantal Europese Aanbestedingen zal het aantal aanbestedingen volgens Best Value dus verminderen.
• Best Value wordt gewoner. We zien toegevoegde waarde om de onderliggende filosofie (IMT, KSM…) goed te doorgronden en toe te passen. Die basis is echt nodig om Best Value écht te begrijpen en er de vruchten van te plukken in de toepassing.

Meer weten over Best Value?

Wilt u meer informatie over (de voordelen van) Best Value voor uw organisatie? Neem dan contact met ons op of abonneer je op onze volgende publicaties waarin we de volgende vragen beantwoorden:

• Wat zijn de beste Best Value metrieken en hoe gebruik je ze?
• Wat is de meest optimale relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer?
• Wat is het belang van Kashiwagi’s Information Management Theory (IMT) voor sourcing?
• Wat is het belang van het Kashiwagi Solution Model (KSM) voor sourcing?

Meer weten over Best Value Procurement?

Wilt u meer informatie over (de voordelen van) Best Value Procurement (BVP) voor uw organisatie? In de komende maanden beantwoorden we op deze website ook de volgende vragen:

• Hoe haal je het maximale uit kansen- en risicodossiers van Best Value Procurement?
• Hoe lang mag een concretiseringsfase duren in Best Value Procurement?
• Wat doe je als Best Value Procurement toch niet de meest geschikte expert oplevert?
• Wat zijn de handvaten voor succesvol management van een Best Value project na gunning?

Schrijf u hier in voor onze maandelijkse nieuwsbrief. U ontvangt onze publicaties over Best Value en Best Value Procurement dan automatisch in uw mailbox.

Neem vrijblijvend contact met ons op

Wilt u graag met een van onze sourcingspecialisten spreken? Aarzel niet en neem vrijblijvend contact met ons op via info@divetro.nl of +31 (0) 88 000 54 00. Wij helpen u graag verder.

Neem contact op