Robbert Dijkshoorn

Aanbestedingen – Europees of niet – ‘You love them or you hate them’. Aanbestedingen worden vaak als bureaucratisch ervaren en ze leiden vaak niet tot het juiste resultaat, terwijl ze wel degelijk kunnen bijdragen aan uw organisatiedoelen.

We schreven hier reeds diverse publicaties over:

• 11 voorwaarden voor aanbestedingen via Best Value Procurement
• Levert Best Value Procurement ook in de praktijk best value?
• Hoe past u de mededingingsprocedure met onderhandeling toe?

Vanuit DiVetro zien we helaas nog vaak dat organisaties geen weloverwogen keuze maken voor een aanbestedingsvorm. Argumenten die wij dan vaak te horen krijgen zijn:

• ‘de doorlooptijd van best value procurement is zo lekker kort’,
• ‘best value procurement zorgt ervoor dat wij als aanbestedende organisatie niet veel hoeven te beschrijven’,
• ‘wij kiezen voor de standaardprocedures omdat de inkoopafdeling alleen daarmee ervaring heeft’.

Het hoeft u niet te verwonderen dat dergelijke aanbestedingen vaak niet het juiste resultaat opleveren. Een weloverwogen keuze maken is cruciaal voor een succesvolle aanbesteding.

Die keuze hangt van veel facetten af en niet alleen van de door inkoop vaak gebruikte ‘kraljic-matrix’. Er zijn meerdere vragen die u zich als organisatie moet stellen om de kansen op een succesvolle aanbesteding te vergroten. De belangrijkste hebben we voor u op een rijtje gezet.

Belangrijke vragen om de juiste aanbestedingsmethodiek te kiezen

1.      Wat is regie-volwassenheid van uw organisatie?

Overweegt u om voor Best Value Procurement te kiezen? Onderzoek dan eerst grondig of uw organisatie er klaar voor is. Best Value Procurement vraagt namelijk om wezenlijk ander gedrag tijdens en zeker ook na de aanbesteding.

Tijdens de transitiefase en de operatiefase zult u bijvoorbeeld veel meer moeten ‘loslaten’ en vertrouwen op de sourcingpartner. Dat vraagt wat vaak een sterk veranderende houding. Van de hele organisatie. Hier leest u 11 voorwaarden voor aanbestedingen via Best Value Procurement.

2.      Wat is het kennisniveau binnen uw organisatie ten aanzien van het onderwerp van de aanbesteding?

Kiest u voor de Mededingingsprocedure met onderhandeling? Denk dan na of u binnen de organisatie de juiste inhoudelijke kennis en expertise heeft om daadwerkelijk in dialoog te gaan met potentiële sourcingpartners.

Een Mededingingsprocedure met onderhandeling biedt immers ruimte voor intensieve interactie tijdens (en niet alleen na) de procedure. Je bent wel aan een aantal regels gebonden. Hier lees je wanneer en hoe u een mededingingsprocedure met onderhandeling kunt toepassen.

3.      Is de marktconjunctuur hoog of laag?

Is de marktconjunctuur hoog of laag? Bij een hoogconjunctuur zijn potentiële sourcingpartners minder bereid om mee toe doen met intensieve aanbestedingstrajecten.

Vraag u daarom goed af wat de business case voor een sourcingpartner is ten opzichte van de investering die deze moet maken om een opdracht binnen te halen. Wat zijn kansen, wat kost het om mee te doen, wie zijn de concurrenten, wat is de attractiviteit van de opdracht zelf?

Wees hierbij realistisch en eerlijk: als u tijdens de aanbesteding al een grote investering van potentiele sourcingpartners vraagt dient daar ook voldoende potentiele omzet en winstgevendheid tegenover te staan.

4.      Overige aspecten

Maar ook de volgende aspecten zijn belangrijk:

• De mate waarin de waarin de scope, doelen en eisen duidelijk zijn. Des te scherper u de scope, doelen en eisen kunt formuleren des te minder interactie u nodig heeft. Traditionele aanbestedingsvormen kunnen in dit geval een goede optie zijn.
• De behoefte en benodigde onderhandelingsruimte. Heeft u wel scherp welke doelstellingen u met (het onderwerp van) de aanbesteding wilt bereiken maar heeft u de scope of eisen niet geheel helder? Kies dan voor een aanbestedingsvorm met veel interactie.
• De volwassenheid van de aanbestedende organisatie. Elke aanbestedingsvorm verwacht een andere volwassenheid van uw organisatie, tijdens en zeker ook na de aanbesteding.
• De mate waarin de aanbestedende organisatie wil sturen en controle uitoefenen. Des te meer sturing en controle u wilt uitvoeren, des te minder u de sourcingpartner in zijn kracht zet, proactief gedrag stimuleert en des te meer regie u dient te voeren. Kies in dit geval niet voor Best Value Procurement.
• De mate waarin de aanbestedende organisatie zich wil inmengen met de oplossing. Des te meer invloed u wilt uitvoeren op de oplossing, des te minder creativiteit en oplossingsgerichtheid u van de sourcingpartner kunt verwachten. Kies in dit geval niet voor Best Value Procurement.
• De doorlooptijd van de aanbesteding. Aanbestedingen met veel interactie duren doorgaans langer.
• De kosten voor de aanbestedende organisatie. Ook hier geldt dat aanbestedingen met veel interactie over het algemeen meer kosten met zich mee brengen. Hier dient u wel de periode na de aanbesteding in mee te nemen. Kijk dus naar het kostenpatroon van de contractperiode. Door veel interactie wordt immers de kans op meerwerk tijdens de contractperiode sterk verkleind.
• De Wetgeving. De wetgeving en jurisprudentie geeft u vaak richtlijnen wanneer u welke aanbestedingsvormen wel of juist niet kunt inzetten

Neem al deze aspecten in overweging om de juiste aanbestedingsmethodiek te kiezen die uw organisatie ondersteunt met gerichte resultaten. Hierbij is het zo dat er geen eenduidige beslisboom bestaat om de juiste aanbestedingsvorm te kiezen. U zult alle aspecten in overweging moet nemen en bepalen welke aspecten u zwaarder vindt wegen.

Hulp nodig bij het kiezen van de juiste aanbestedingsmethodiek?

DiVetro heeft de meest belangrijke aspecten verwerkt in een helder en transparant model om samen met organisaties de juiste aanbestedingsmethodiek te kiezen die past bij de organisatie, doelstellingen, markt en wetgeving. Zo boeken wij succes voor onze klanten!

Heeft u vragen over dit model of over het kiezen van de juiste aanbestedingsmethodiek voor uw organisatie? Aarzel niet en deel uw vragen hieronder of via mail (robbert.dijkshoorn@divetro.nl) of +31 (0) 88 000 54 00. Ik help u graag verder.